Создан заказ №3144687
6 августа 2018
Выбор системы электронного документооборота для предприятия.
Как заказчик описал требования к работе:
РФЭТ,2 курс....Бизнес информатика.Предмет Системы электронного документооборота.
Выберете предприятие или организацию, в которой следует внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Опишите операции и процессы работы с документами в данной организации и подберите СЭД исходя из нужд организа
ции. Обоснуйте свой выбор и дайте рекомендации предприятию
подробнее
Фрагмент выполненной работы:
ВВЕДЕНИЕ
В данной работе будут рассмотрены общие проблемы и сложности внедрения системы электронного документа оборота (СЭД) в рамках одной организации. Тема внедрения СЭД актуальна, так как работа с документами является неотъемлемой частью делопроизводства любой организации. Не смотря на ряд преимуществ СЭД, имеются сложности и проблемы при внедрении автоматизации документооборота в организации.
СЭД предназначена для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота в организации, а также деловых процессов. (работа была выполнена специалистами Автор 24) Под делопроизводством будем понимать ведение официальной документации организации, а под документооборотом – движение документов между сотрудников и исполнение ими поручений по документам, в том числе контроль исполнения поручений и согласование результатов.
Будут рассмотрены проблемы и сложности внедрения СЭД с клиент-серверной архитектурой. Такая архитектура комплекса включает в себя следующие компоненты: сервер баз данных (БД), сервер приложений и клиентские модули. При такой архитектуре все данные хранятся на сервере БД и операции с данными выполняются через сервер приложений. Пользователи системы на своих местах работают клиентским модулем СЭД.
Все сложности при внедрении СЭД можно разделить на три группы: организационные, экономические и технические сложности. Задачами данной работы является проанализировать перечисленные сложности, а также рассмотреть пути их решения.
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ
Человеческий фактор
Консерватизм сотрудников
Консерватизм сотрудников обуславливается нежеланием обучаться или переобучаться. Такая ситуация может основываться на низкой образованности сотрудников или высоких возрастных показателей. Эта проблема стоит наиболее остро в организациях, в которых перемещение или обновление кадров невозможно осуществлять свободно. В подобных случаях приходится тратить много времени на индивидуальный подход к сотрудникам. Индивидуальный подход необходим, так как, если не внедрить СЭД на рабочих местах, которые связаны с документооборотом, то эффективность использования СЭД будет минимальной.
Решением данной проблемы может быть постепенный переход к СЭД. Например, можно разделить перенос потоков документов в СЭД или постепенно расширять использование функционала СЭД. Большим плюсом будет организация обучения и внутренних семинаров, на которых сотрудники будут делиться опытом использования системы.
Фактор руководства
Отсутствие грамотного планирования может привести к различным последствиям. Система может быть внедрена не во всех подразделениях или не на всех уровнях, а также может быть не внедрена вовсе. Также могут возникнуть сложности из-за нежелания руководителей работать в системе и редактировать документы.
В этом случае проблему можно решить привлечением заинтересованных лиц на этапе планирования. Еще одним вариантом решения проблемы будет использование услуг по внедрению от компании СЭД. Многие компании, занимающиеся СЭД, предлагают разработку проекта внедрения и организацию внедрения СЭД с учетом особенностей организации.
Также необходимо подготавливать и утверждать распорядительные документы.
структурные изменения
Постоянные структурные изменения в организации и отсутствие формализации процессов делает внедрение СЭДпрактически невозможным.
В данном случае следует внедрять общие компоненты СЭД, на которые не будут влиять структурные изменения. Например, можно создать электронный архив документов, к которому будет доступ сотрудников не зависимо от их подразделения. Таким образом, документы будут упорядочены и доступны для сотрудников.
юридическая сила документооборота
Важным вопросом при внедрении СЭД является обеспечение юридической силы электронных документов. В данном случае необходимо осознавать, что СЭД не замещает полностью бумажный документооборот, а создает среду управления и функционирования организации.
Для обеспечения электронных документов юридической силой можно использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП). В настоящее время приняты законы, которые регулируют использование ЭЦП, поэтому подпись такого вида является аналогом обычной подписи. Так же электронные документы можно сопровождать бумажными копиями.
взаимодействие с внешними организациями
В основном документация между организациями передается в бумажном виде. Редко документы оформляются в электронном виде. Таким образом, для регистрации внешних документов необходима их электронная версия.
Современные СЭД имеют встроенный модуль сканирования. Поэтому использование поточного сканера, программ распознавания текста, редактирования документов формата PDF значительно снизят нагрузку с делопроизводителей.
миграция документов
Оцифровку бумажного архива документов необходимо начать с тщательного планирования. Необходимо определить какие документы будут оцифрованы, упорядочить каталогизацию. Рассмотреть возможность организации доступа к удаленному хранилищу для подразделений. Таким образом, подразделения сами смогут формировать электронные архивы документов. В этом случае требуется однозначно определить формат хранения и обеспечить проверку формируемых архивов на соответствие.
выбор неподходящего продукта
Существуют множество видов предприятий, которые занимаются различными видами деятельности. И если СЭД подходит для одного предприятия, то может не подойти для другого. Например, для некоторых предприятий важно возвращаться к архивным документам, а для другого предприятия важна возможность интеграции с другими автоматизированными системами. Поэтому необходимо тщательно учитывать особенности предприятия, на котором будет внедряться СЭД и провести конкурс по СЭД в соотношении цены и качества. Так же стоит выбирать такую СЭД, у которой возможно расширить функционалПосмотреть предложения по расчету стоимости
Заказчик
заплатил
заплатил
500 ₽
Заказчик не использовал рассрочку
Гарантия сервиса
Автор24
Автор24
20 дней
Заказчик принял работу без использования гарантии
9 августа 2018
Заказ завершен, заказчик получил финальный файл с работой
5
Выбор системы электронного документооборота для предприятия..docx
2019-03-26 11:08
Последний отзыв студента о бирже Автор24
Общая оценка
5
Положительно
Всё отлично! Работа сделана в срок, автор ответил на все вопросы до начала выполнения работы и после. Надежный автор!
Хочешь такую же работу?
300 ₽
