Организация кадрового документооборота (на примере...)

Введение 3
Глава 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 7
1.1. Понятие и значение документооборота 7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой документации 13
1.3. Организация кадровой деятельности 28
Выводы по главе 1 38
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации 41
2.1. Анализ деятельности ООО «ЦЭМ» 41
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров 47
2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ» 51
Выводы по главе 2 66
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере ООО «ЦЭМ» 68
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота ООО «ЦЭМ» 68
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ» 69
3.3. Оценка предложенных рекомендаций 77
Выводы по главе 3 78
Заключение 80
Список используемой литературы 84
Приложения 88

1.1. Понятие и значение документооборота
В России в HR-практике кадровое делопроизводство в силу своей формализованности и сложности занимает более важное место, чем в любой другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве закона, т.е. неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Управление персоналом как целостная система, призванная решать совершенно определенные задачи (укомплектование штата нужными людьми, их развитие, обучение, мотивирование на более эффективную работу и т.д.), появилось в России совсем недавно, и многие компании и предприятия оказались неготовыми к этому. Руководители большого числа фирм считали (причем некоторые придерживаются такого мнения до сих пор), что существование отдела кадров должно покрывать все соответствующие потребности организации. Для небольших компаний или предприятий-однодневок это действительно так.
...

1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой документации
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решать комплекс задач, суть которых состоит в:
• документальном оформлении трудовых отношений, формализации кадровых процедур у определенного работодателя;
• построение стройной системы управления персоналом, отвечающей стратегическим целям руководства;
• регламентации взаимоотношений работников и работодателей;
• создании организационно-правовых основ трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя;
• разрешении трудовых споров13.
Учитывая особое правовое значение информационно-документационной системы, в ее основе находятся Конституция РФ и нормативно-законодательные акты, устанавливающие принципы и формы отношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работников и работодателей, диктующие порядок документирования этих взаимоотношений.
...

1.3. Организация кадровой деятельности
Постановка оптимального кадрового документооборота и организация кадровой деятельности в организации позволит эффективно решить сразу несколько задач:
• меры по постановке кадрового документооборота являются профилактикой рисков, которые связаны с проверками государственных контрольно-надзорных органов и частью создания компании с публичным, цивилизованным имиджем.38
• формализовать кадровые процедуры, действующие в организации;
• создать и закрепить новую корпоративную структуру с едиными принципами корпоративной культуры и корпоративного стиля, которая соответствует динамике развития организации или же привести к единой системе уже существующую структуру с гибкой и мобильной системой кадровой документации;
• добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников через четкую регламентацию, что конкретно должен делать каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.
...

Выводы по главе 1
Для любой современной организации кадровый документооборот – это мощный инструмент управления персоналом, который занимает важное место в системе вспомогательных процессов. В России кадровое делопроизводство в силу своей формализованности и сложности занимает более важное место, чем в любой другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве закона, т.е. неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Основные виды кадровой документации и процедура их составления следующие. Комплекс плановой документации состоит из документов перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами предприятий, численного состава персонала, нормирования труда, повышения квалификации персонала и т.п. Комплекс организационно-правовой документации устанавливает порядок построения и деятельности системы управления персоналом в конкретной организации.
...

2.1. Анализ деятельности ООО «ЦЭМ»
Общество с ограниченной ответственностью «ЦЭМ» создано в 2004 г. без ограничения срока деятельности в г. Москва в соответствии с законодательством Российской Федерации, а именно Гражданским кодексом и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество является юридическим лицом, имеет все права и несет обязанности юридического лица.
Форма собственности на предприятии - частная. Предприятие является коммерческой организацией и действует на принципах самоуправления, самофинансирования и самоокупаемости.
Целью деятельности предприятия, сформулированной в Уставе, является получение прибыли.
...

2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров
Среднесписочная численность работников ООО «ЦЭМ» на 01.01.2014 г. составляет 84 чел.
В таблице 2.2 представлена структура персонала ООО «ЦЭМ» по категориям работников. Анализ изменения структуры персонала ООО «ЦЭМ» по категориям работников показывает, что за отчетный период наблюдается рост численности всех категорий персонала. В структуре персонала наибольшую долю занимает торгово-оперативный персонал (69,05%), что связано с характером деятельности предприятия. Рост численности персонала в динамике происходи за счет вспомогательного и торгово-оперативного персонала.
Таблица 2.2
Структура персонала ООО «ЦЭМ» по категориям работников
за 2011 - 2013 гг.
Годы
Общая численность, чел.
В том числе по основным категориям

Административно-управленческий персонал
Торгово-оперативный персонал
Вспомогательный
персонал

чел.
в % к общей
численности
чел.
в % к общей
численности
чел.
...

2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ»
В рамках дипломной работы был проведен кадровый аудит ООО «ЦЭМ».
Этап 1. Диагностика кадровой службы. На первом этапе проводился сбор необходимых данных и информации о работе кадровой службы ООО «ЦЭМ», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски.
В ООО «ЦЭМ» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «ЦЭМ», должностные инструкции сотрудников, проводилось интервьюирование с ними.
...

Выводы по главе 2
ООО «ЦЭМ» специализируется на продаже автомобильного оборудования и автозапчастей. ООО «ЦЭМ» является конкурентоспособной организацией, имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке. Анализ организационной структуры показывает, что она позволяет рационально сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не отвечает требованиям, предъявляемым к организационной структуре современной торговой организации ввиду своей низкой адаптивности и негибкости. Проведенный анализ позволяет охарактеризовать состояние компании ООО «ЦЭМ» как устойчивое.
В ООО «ЦЭМ» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота в организации возложена на начальников отделов. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы и ее специалисты.
...

3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ»
Персонал является наиболее ценным ресурсом любой организации. И как любой ресурс он требует эффективного управления. От качественного построения управления персоналом, во многом зависит эффективность работы организации в целом. Инициативные и квалифицированные сотрудники способны существенным образом улучшить качество работы и конкурентоспособность любого предприятия.
Управление данными о сотрудниках организации, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации персонала - трудоемкие процессы. Использование специализированных программных продуктов дает организации возможность сократить затраты времени на обработку и анализ огромного объема данных, позволяет руководству эффективно планировать и проводить кадровую политику.
...

3.3. Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, которые были сформированы в результате проведенного исследования кадрового документооборота, предложено решение внедрить систему «1С: Зарплата и управление персоналом», отвечающая высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладающая универсальностью.
Суммарные затраты проекта ООО «ЦЭМ» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы – 400 тыс. руб., материально-технические – 350 тыс. руб., информационно-технологические – 150 тыс. руб.
Для расчета экономического эффекта за год была использована следующая формула:
ЭЭгод = Эгод – Ен * С
где Эгод - годовая экономия либо результаты, которые достигаются в результате автоматизации документооборота;
Ен - нормативный коэффициент эффективности; постоянная величина, которая зависит от конкретной сферы деятельности;
С – затраты на конкретную деятельность, для которой подсчитывается экономический эффект.
...

Выводы по главе 3
В результате анализа кадрового документооборота ООО «ЦЭМ» была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «ЦЭМ».
Основными недостатками документооборота ООО «ЦЭМ» было определены следующие: отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству, номенклатуры дел отсутствие системы электронного документооборота; отсутствие системы распределения обязанностей среди сотрудников отдела кадров.
Наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий момент делопроизводства ООО «ЦЭМ» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота предприятия.
Автоматизация кадрового документооборота ООО «ЦЭМ» позволит повысить качество управления производством.
...

10. Заключение договора;
11. Внедрение системы «1С: Зарплата и кадры»;
12. Обучение персонала работе с программой;
В рамках проводимого обучения специалисты знакомят пользователей со всеми функциональными возможностями программы, обучают составлению всех необходимых документов и проводят консультации по использованию созданной системы. Обучение сотрудников позволяет оперативно организовать работу в новой системе, снизить процент возможных ошибок, по максимуму использовать все возможности системы для развития и совершенствования компании.
13. Мониторинг и контроль;
14. Внесение изменений;
15. Завершение проекта.
Начало проекта: 01.07.2014
Окончание проекта: 11.10.2014
Заказчик проекта: отдел кадров ООО «ЦЭМ».
Ограничения проекта: 1000 тыс. руб.
В таблице 3.3 представлены итоговые показатели проекта автоматизации кадрового документооборота «ЦЭМ».
Таблица 3.
...

1. Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2013)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.-34с.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.11.2005 № 536 // Российская газета. № 3990. 07.02.2006.
13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. – 152с.
14. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.-264с.
15. Основные правила работы архивов организации. – М.: 2002.
16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76
17. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие // Аширов Д. А. — М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, - 2012. — 432 с.
18. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2008. – 560с.
19. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник // -М.: ИНФРА-М, - 2011 – 368 с.
20. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: МГСУ, - 2012. - 78 с.
21. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит. ун-т. – М.:-МГСУ, - 2011. - 78 с.
22. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 2010. - 543 с.
23. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 2009. - 543 с.
24. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос. экон. ун-та, - 2011. - 108 с.
25. Зайцева Т.В. Управление персоналом: Учебник // – М.: Инфра-М, - 2011. – 336 с.
26. Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс //– М.: Изд. Центр ЕАОИ. - 2012. – 200 с.
27. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - 2011.- 304с.
28. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
29. Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: Учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – 432с.
30. DIS-системы. - основа документационного обеспечения управления // Энциклопедия делопроизводства и документооборота: DIS-системы. -http://mdi.ru/encycl.php?RubricID=640
31. Андреев В. От директивного к процессному управлению // Экономика и жизнь. - 2009. - № 25.
32. Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. - 2009. - № 1. - С. 17-20.
33. Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2009. №12. С. 8-21
34. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. - № 9. – С. 34-39.
35. Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений //Гриф УМО МО РФ. – М.: КноРус.- 2010. - 433 с.
36. Данилов А.Д. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой// Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2011. - Т. 7. - № 1. - С. 69-73.
37. Дворовой И.Г. Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота... // Информация и безопасность. - 2010. - Т. 13. - № 1. - С. 115-118.
38. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. // Электронный Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение // Журнал Делопроизводство. -2009. - № 2. – С. 67-74.
39. Документооборот, теория и практика, все о СЭД (системы электронного документооборота), автоматизация бизнеса / http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15275>.
40. Ефименко Е.А. Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола // Секретарское дело. - 2004. № 1. - С. 55 – 59.
41. Клименко С.Г. Автоматизация проектирования и верификации компонент программной системы электронного документооборота на основе автоматного подхода // Системы управления и информационные технологии. - 2009. - № 2.1 (36). - С. 136-140.
42. Котов К.С. Программное средство автоматизации документооборота и делопроизводства // Техника и технология. - 2008. - № 5. - С. 13-14.
43. Круглов А.К. Комплексная автоматизация документооборота на предприятии // Известия Волгоградского государственного технического университета. - 2011. - Т. 9. - № 4. - С. 83-86.
44. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», - 2012. – 528с.
45. Митрофанова Е. Положение об оплате труда на малом предприятии – шаг к привлечению высококвалифицированного персонала // Кадровик. 2010. - № 8. - С. 28