Особенности кадрового делопроизводства в торговых сетях. на примере ООО

ВЕДЕНИЕ
В деятельности любой организации главную роль играет грамотное ведение кадровой документации, подразумевающая под собой, документирование трудовых отношений. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Актуальность данной темы обусловлена важностью правильного документального оформления кадровой документации в силу высокой значимости данных документов, как для работника, так и работодателя, а также наличия государственного контроля в этой сфере. В тоже время кадровая документация, относящаяся к оценке эффективности использования персонала, в достаточной степени не проработана, системно на многих торговых предприятиях не используется. Кроме того, недостаточные знания трудового законодательства и кадрового делопроизводства работников организации, принимающих решения по кадровым вопросам и/или оформляющих эти решения документально, а также небрежность в оформлении кадровых документов приводят к серьёзным последствиям для организации. Эти недостатки очевидны на фоне возрастающей правовой грамотности работников, готовых обращаться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих интересов.
В этой связи назрела необходимость активизировать усилия кадровых служб в направлении совершенствования кадрового делопроизводства. Это позволит повысить эффективность использования персонала, и, следовательно, внести значительный вклад в достижение финансово-экономических целей предприятия.
Для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, в том числе с кадровыми, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с кадровыми документами влияет на качество работы службы персонала, организацию и культуру труда работников всей организации. От того, насколько профессионально ведется кадровая документация, зависит успех управленческой деятельности организации в целом.
Грамотный работник службы персонала должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за ведение кадровой документации в организации, не знакомы с основами современного кадрового делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с трудовым законодательством – важнейшая обязанность работников кадровых служб.
Для успешного ведения дел в любой сфере деятельности немаловажное значение имеет стабильность трудового коллектива организации, осуществляющей эту деятельность.
Как известно, в основе большинства конфликтных ситуаций, трудовых споров, возникающих между работником и работодателем, лежат, в первую очередь, недостаточное знание руководителями организаций и сотрудниками кадровых служб положений законодательства, регулирующих трудовые отношения, а во вторую - неумение их применять. Причем зарождение трудового конфликта (о чем его участники не всегда могут подозревать) нередко начинается с ошибок, допущенных еще на этапе приема работника на работу (при заключении с ним трудового договора), т.е. задолго до кульминации – возникновения индивидуального трудового спора и его рассмотрения комиссией по трудовым спорам или судом. Хотя, надо признать, основная масса трудовых споров связана с увольнениями работников. На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний день является актуальной и социально значимой.
Объектом исследования выступает ДОУ ООО «Квадро».
Предметом дипломной работы является специфика кадрового делопроизводства в торговых сетях.
Цель данной работы – рассмотрение теоретических аспектов организации кадрового делопроизводства в торговых сетях и разработка мероприятий по их совершенствованию на примере ООО «Квадро».
Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:
1. изучить специфику кадрового делопроизводства и ее правовую, нормативную регламентацию на предприятиях, представляющих торговые сети;
2. провести анализ системы кадрового делопроизводства в ООО «Квадро»;
3. сформулировать и разработать мероприятия по совершенствованию системы кадрового делопроизводства в ООО «Квадро».
Степень разработанности проблемы.
В целом различные аспекты документационного обеспечения деятельности организаций неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах М.И. Баскакова, Л.М. Дика, Р.М. Наумова, Т.В. Кузнецовой, М.Ю. Рогожина, Е.П. Смирновой. Так, например, М.В. Ларина в своей работе «Управление документацией в организациях» решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирования концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений.
При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала, законодательство РФ, правовые акты, статистическая и оперативная отчетность ООО «Квадро».
В процессе подготовки дипломной работы были также использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Кадры. Кадровое делопроизводство».
Научная новизна дипломной работы заключена в том, что с учетом практической деятельности данной организации предложены мероприятия, позволяющий максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность организации.
Практическая значимость проведенного исследования заключается в полученных результатах, которые создают теоретическую основу для развития кадрового делопроизводства в торговом предприятии ООО «Квадро», а также в аналогичных структурах.
При написании работы были использованы следующие методы исследования:
анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).
обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).
Будущие исследования по рассматриваемой тематике также актуальны в целях постоянного и обоснованного решения проблемы данной работы.
Структура дипломной работы состоит из введения, двух основных глав, заключения, списка использованной литературы и приложений, содержащих документы для проведения анализа, документы, разработанные в ходе выявленных проблем при ведении кадрового делопроизводства в ООО «Квадро».
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, определен объект и предмет исследования.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты кадрового делопроизводства.
Во второй главе проведен анализ системы кадрового делопроизводства на примере ООО «Квадро» и разработаны практические предложения по их совершенствованию в исследуемой организации.
В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе изучения, данной темы, а также указываются направления дальнейших исследований.
В приложении представлены образцы документов и новые разработанные проекты документов для ООО «Квадро».

СОДЕРЖАНИЕ 4
ВЕДЕНИЕ 5
ГЛАВА 1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СФЕРЕ ТОРГОВЛИ В РФ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА 10
1.1. Развитие кадрового делопроизводства на современных этапах социальной экономики состояния общества 10
1.2. Специфика кадрового делопроизводства в торговой деятельности в современной России 22
ГЛАВА 2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ООО «КВАДРО» 33
2.1. Краткая характеристика ООО «Квадро» 33
2.2. Анализ и совершенствование кадрового делопроизводства в ООО «Квадро» 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 63
ПРИЛОЖЕНИЯ 67-100

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Необходимой составной частью современной организации является обеспечение высокого уровня кадрового делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с кадровыми документами, то ухудшается и управление персоналом, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
В документах закрепляются производственные отношения как внутри организации, так и его отношения с другими учреждениями. Не последнее место документационное обеспечение играет и в кадровой работе.
В ходе проведенного исследования были разрешены следующие задачи: изучена специфика кадрового делопроизводства и ее правовая, нормативная регламентация на предприятиях, представляющих торговые сети, проведен анализ системы кадрового делопроизводства в ООО «Квадро», сформулированы и разработаны мероприятия по совершенствованию системы кадрового делопроизводства в ООО «Квадро».
Кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации.
Работа кадровой службы в коммерческих учреждениях обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы.
Организация кадрового делопроизводства требуется вне зависимости от того, государственное или коммерческое предприятие, позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например: оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения и т.д.
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве, как, коммерческих организациях так и в государственных учреждениях постановке нормальной кадровой документации не предают серьезного значения.
Во второй главе было проанализировано торговое предприятие ООО «Квадро».
ООО «Квадро» - розничная сеть магазинов для тех, кто предъявляет высокие требования к качеству и дизайну обуви, сумок и перчаток, ценит хороший сервис, при этом предпочитает доступные цены.
Началам она свое существование с 2009 года и к настоящему времени обладает достаточно широкой географией деятельности, что позволяет эффективно сотрудничать с партнерами из всех регионов России.
Имеющаяся на данный момент организационная структура построена на принципе построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Сама же структура имеет вид – линейно-функциональной.
Благодаря данной структуре сохраняется целенаправленность линейной структуры. Общее количество работающих в данной компании составляет 100 человек, из них 57% составляют руководители и сотрудники управления от общего числа персонала. Анализ кадрового состава показал, что в организации имеются как положительные моменты. К положительным моментам можно отнести уровень образования, так как он может говорить о высокой культуре сотрудников и очень позитивно сказываться на кадровой политике организации. От уровня образования, квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность работы торгового предприятия.
В ООО «Квадро» кадровое документационное обеспечение осуществляется Департаментом по управлению персоналом и применяется децентрализованная форма ведения кадрового делопроизводства.
В своей деятельности сотрудники Департамента по управлению персоналом руководствуются действующим законодательством РФ, директивными документами правительственных органов РФ, локальными нормативными документами компании, приказами и распоряжениями компании. Все имеющиеся в компании документы, регулирующие кадровое делопроизводство описаны.
В качестве основных серьезных нарушений в системе кадрового делопроизводства является следующее: отсутствуют некоторые локально-нормативные документы: положение об отделе и должностные инструкции, ведение кадрового делопроизводства ведется вручную.
Сделанные выводы позволяют разработать ряд предложений для изменения сложившейся ситуации, а именно разработан проект положения о Департамент по управлению персоналом, откорректирована должностная инструкция начальника Департамента по управлению персоналом, предложено внедрить автоматизированную систему по ведению кадрового делопроизводства «Фараон».
Все эти предложенные мероприятия будут нести в себе экономическую и социальную эффективность. Предложенные мероприятия являются не затратными, но зато экономический эффект от внедрения достаточно велик.
Социальная эффективность проекта будет выражаться в том, что все предложенные нами рекомендации помогут создать достойный имидж компании, комфортный психологический климат в коллективе, стабилизируют численность персонала, а значит, повысится производительность труда и произойдет увеличение доходности организации. Таким образом, поставленные задачи в дипломной работе решены, цель дипломной работы достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ
I. Источники
Опубликованные
1. Российская Федерация. Конституция (1993) Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект, 2010-32с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1-4часть. – М.: Юрайт, 2008 – 555с.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2013)
4. Федеральный Закон от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью (с изм. от 23 июля 2013 г. № 210-ФЗ)// Собрание законодательства Российской Федерации от 16 февраля 1998 г. № 7 ст. 785
5. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036
6. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3448
7. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»// Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2038
8. Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» опубликован в «Российской газете» от 24 сентября 2008 г. N 200.
9. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» // Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539 и
10. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» // Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.№ 5219
11. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 362 «Об утверждении государственных требований к профессиональной подготовке, повышению квалификации и стажировке государственных гражданских служащих Российской Федерации»: // Собрание законодательства РФ. 2008. № 19. Ст. 2194
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
13. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения// Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
Неопубликованные
14. Должностная инструкция начальника Департамента по управлению персоналом ООО «Квадро», 2013г.
15. Организационная структура ООО «Квадро», 2015г.
16. Положение о Департаменте по управлению персоналом в ООО «Квадро», 20013г.
17. Устав ООО «Квадро», 2009г.
18. Штатное расписание ООО «Квадро», 2015г.
II. Исследования
19. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами. – 2-е изд. перераб. и доп., – Московская финансово-промышленный университет «СИНЕРГИЯ», 2012. – 656с. (Университетская серия).
20. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация — М.: Издательский центр «Академия», 2011. – 163 с.
21. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие // Аширов Д. А. — М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, - 2012. — 432 с.
22. Басаков М.И. Справочник кадровика: документирование кадровой работы. – Ростов н/Дону: Феникс, 2010. – 382 с.
23. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Кадровый документооборот: Учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2008. – 560с.
24. Бланк И.А. Торговый менеджмент. - 3-е изд., перераб. и доп. - К.: Эльга, Ника-Центр, 2014. – 784с.
25. Булыга Н.Н. Ведение кадровой документации. // Новая бухгалтерия, , 2010. – №5. – С. 12-15.
26. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник // -М.: ИНФРА-М, - 2011 – 368 с.
27. Васина Ю.А. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. – М.: Издательство «Дело и сервис», 2009. – 184с.
28. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос, экон. ун-та, - 2011. - 108 с.
29. Дворовой И.Г. Автоматизация администрирования безопасности электронного кадрового документооборота... // Информация и безопасность. - 2014. - Т. 13. - № 1. - С. 50
30. Зинчук Э.А. Коммерческое (торговое) право М, 2013 – 960с.
31. Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс //– М.: Изд. Центр ЕАОИ. - 2012. – 200 с.
32. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, кадровый документооборот и нормативная баз: практ. пособие/ О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. 3-е изд., испр. – М.: Омега-Л, 2008. – 261 с.
33. Карсетская Е.В. Кадровый документооборот: Локальные нормативные акты, которые проверит трудовая инспекция. – М.: АйСи Групп, 2011. – 168 с.
34. Касьянова Г. Ю. Организация кадровой работы и документационное обеспечение. – М.: Абак, 2012. – 324 с.
35. Котов К.С. Программное средство автоматизации кадрового документооборота и делопроизводства // Техника и технология. - 2011. - № 5. - С. 13
36. Круглов А.К. Комплексная автоматизация кадрового документооборота на предприятии // Известия Волгоградского государственного технического университета. - 2013. - Т. 9. - № 4. - С. 86.
37. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: Учебное пособиедля вузов // Под ред. Профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
38. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», - 2012. – 528с.
39. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: учебник. М.:МЦФЭР, - 2012. – 416с.
40. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. - 208с.
41. Ларин М.В.Управление документацией в организациях — М.: Научная книга. 2002. — 288 с.
42. Леженкина Т.И. Интернет-курс по изучению “Основы кадрового документооборота” - М.: Московская финансово-промышленная академия. 2009. – 129 с.
43. Ловчева М.В. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Проспект, 2012. – 190 с.
44. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы. – М.: Кнорус, 2012. – 285 с.
45. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010. - 178с.
46. Семенихин В.В. Кадровый документооборот. – М.: Эксмо, 2011. – 234 с.
47. Толбухина Н.С. Факультативные кадровые документы. //Кадровое дело, 2010. – № 11.– С. 26-28.
48. Чиканов А.А. Трудовой договор//Трудовое право. № 4, 2010-c.58
49. Якупов Р.С. Кадровое делопроизводство /– Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 202с.
50. Янковская В.Ф. Нормативная база работы с конфиденциальными документами // Секретарь-референт. – 2008. - № 4. – С.14-17.
51. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://base.garant.ru/180422/#ixzz464Beg8TW. - (Дата обращения 07.04.2016)
52. Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http:www.sekretarskoe-delo.ru - (Дата обращения 07.04.2016)
53. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: (http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru). - (Дата обращения 07.04.2016)
54. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. –Режим доступа: URL: http:www.eos.ru (Дата обращения 07.04.2016).
55. Румынина В.В. Кадровые документы предпринимателя. //Арсенал предпринимателя, апрель 2008. -[Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7601. - (Дата обращения 07.04.2016)
56. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88. - (Дата обращения 07.04.2016)