Организация работы с документами в общем отделе Администрации Советского района г. Казани

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне различных организаций, государственных учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
Документы, зафиксировав информацию, тем самым, обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека.
Работы с документами в администрации районов городов, и конкретно в определенных отделах – это очень актуальная тема, так как от того, насколько оперативно, качественно и четко будет составлен, подготовлен, подписан или рассмотрен документ или обращение гражданина, иногда зависит судьба семьи, строящегося объекта или же инициативы граждан.
Данный вопрос настолько актуален, что из года в год анализу подвергаются документопотоки, электронный системы документооборота и т.п. различных частных организаций и органов муниципальной власти. Каждый специалист предлагает свой подход в совершенствовании работы с обращениями граждан, или переходом на электронную систему вместо бумажной и т.п.
Администрации районов российских городов – это исполнительные органы муниципальной власти, которые осуществляют важную функцию по работе с населением, осуществляют контроль за различными городскими объектами и т.п.
Цель выпускной квалификационной работы – проанализировать организацию работы с документами в общем отделе администрации советского района города Казань.
Задачи:
- рассмотреть структуру и функции общего отдела;
- проанализировать нормавтино-правовые и нормавтивно-методические основы организации работы с документами в общем отделе;
- привести примеры использования автоматизированных технологий в работе с документами в общем отделе;
- рассмотреть этапы работы с документами;
- проанализировать виды документов, присутствующие в общем отделе;
- описать процесс составления и оформления организационно-распорядительных документов;
- проанализировать организацию работы с обращениями граждан.
Объект исследования – общий отдел Администрации Советского района Исполнительного комитета муниципального образования Г. Казани, предмет – организация работы с документами в этом отделе.
Научная новизна исследования имеет место быть, так как источники, которые были проанализированы, в том числе и эмпирическая база работы; изданы в 2010-2015 гг, что позволяет сделать новые и индивидуальные выводы по поводу проблем и организации работы с документами в конкретном государственном учреждении. Научная новизна также имеется потому, что автор внимательно проследил и исключил те законодательные акты и методические документы, которые к июню 2015 утратили силу.
Степень изученности темы относительно высока, так как имеются не только монографии по теме, но и статьи специалистов документоведения, которые работают в различных государственных инстанциях, и имели возможность проанализировать конкретные примеры работы с документами, а также выявить недостатки работы документационных систем или других объектов исследований.
Литературу по теме можно разделить на общую, раскрывающую общий порядок ведения организационно-распорядительного делопроизводства, и специальную, в которой рассматривается документационное обеспечение деятельности региональных и местных структур муниципальной власти. Эти группы публикаций представлены, учебными пособиями, справочными изданиями, статьями в периодических изданиях.
При работе над бакалаврской работы были использованы труды таких известных специалистов в области документоведения как Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Л.В.Санкина «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления». , Н.С. Ларькова «Документоведение» , Ю.Е. Травкина «Персональные данные» , И.Н. Кузнецова «Делопроизводство» В.Ф.Янковая «Альбом форм документов, применяемых в деятельности организации» А.В. Новохатский «Электронная приемная».
Отдельную группу статей, важную для раскрытия темы, составляют работы по документационному обеспечению деятельности конкретных структур региональной и местной власти, органов самоуправления.
Данные статьи были взяты из журнала: С.И. Афанасьева «О требованиях к системам управлением электронными документами в контроле их качества электронный журнал «Делопроизводство» , С.Л. Кузнецова «Новые правила электронного документооборота», журнал «Делопроизводство»
При подготовке выпускной квалификационной работы были использованы нормативно-правовые источники:
Главный нормативно-правовой акт Конституция Российской Федерации.
Законодательные акты:
Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации»; Федеральный закон "О государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации»; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации; Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»; ФЗ «О муниципальной службе в РФ»;ФЗ «О персональных данных»;Федеральный закон «Об электронной подписи»;Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»; Федеральный закон «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»; Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Нормативно-методические документы:



Источниковую базу исследования составили, законодательные акты:



Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

 

ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Общий отдел администрации советского района г. Казань
1.1. Структура и функции общего отдела 6
1.2. Нормативно-правовые и нормативно-методические основы организации работы с документами в общем отделе 10
1.3. Использование автоматизированных технологий в работе с документами в общем отделе 24
Глава 2. Составление и оформление документов в общем отделе
2.1. Этапы работы с документами в общем отделе Администрации Советского района города Казани 28
2.2. Виды документов 38
2.3. Составление и оформление организационно-распорядительных документов 47
2.4.Организация работы с обращениями граждан 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ 67

В качестве заключения по работе можно сделать вывод, что документооборот в организациях ведется с учетом 1) законодательных норм Российской Федерации или другого территориального подразделения, 2) особенностями организации и ее методическими документами, 3) контроля со стороны руководства.
Цель проекта была достигнута, а задачи выполнены. Рассмотрим подробнее.
Были рассмотрены структура и функции Общего отдела Администрации Советского района г.Казань, к которым в большей мере относится работа с внутренними, исходящими и входящими докмуентами, их верное составление, контроль и отправка.
Я выявила ряд законодательных и нормативных документов, которыми руководствуется общий отдел Администрации Советского района Г.Казань, а также и привела список локальных докмуентов, которые описывают процесс работы руководителей и работников отдела, а также механизмы рабочего процесса в общем отделе.
В Общем отделе Администрации Советского района г. Казань документы составляются и оформляются в соответствии:
- с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российский Федерации»;
- со Служебным регламентом Исполнительного комитета г.Казани, утвержденным постановлением Руководителя Исполнительного комитета г.Казани от 07.09.2006 №1866;
- с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани, утвержденной распоряжением руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани;
- с Положением об общем отделе администрации Советского района Исполнительного комитета г.Казани, утвержденным главой Администрации Советского района Исполнительного комитета г.Казани;
- с распоряжением главы администрации Советского района Исполнительного комитета г.Казани «О распределении полномочий между заместителями главы администрации и руководителем аппарата администрации Советского района Исполнительного комитета г.Казани»;
- со сводной номенклатурой дел;
- с ГОСТ Р 6.30-2003.
В данном исследовании я разобрала все виды документов, с которыми работает общий отдел. Общий отдел Советского района проводит: прием, обработку, учет, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, тиражирования, текущее хранение, регистрация документов, подготовка и оформление внутренних и исходящих документов, их систематизация, оформление и хранение дел, подготовка к сдаче в архив.
В Общем отделе осущестлвяется работа с обращениями граждан, организационно-распорядительными документами, входящими и исходящими документами. Каждый вид документов имеет свои этапы работы, механизмы, а также маршрут, который проходит каждый из того или иного вида документов. Все маршруты расписаны и визуально оформлены в иллюстрациях к тексту.
Также была рассмотрена автоматизированная система с этапами работы в ней. В общем отделе имеются конкретные обучающие программы по работе с обращениями граждан и согласованию документов.
В конце анализа были выведены рекомендации по работе с документами, в том числе важные и второстепенные.

1. Конституция Российской Федерации. (принята всенародным голосованием) от 12.12.1993(ред.от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) URL: http://www.consultant.ru/popular/cons/ (дата обращения 22.05.2015 г.)
2. Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации»URL://http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=89725;fld=134;dst=4294967295;from=66530-0) (дата обращения 06.05.2015)
3. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ
"О государственном языке Российской Федерации", С изменениями и дополнениями от: 2 июля 2013 г., 5 мая 2014 г. URL:http://base.garant.ru/12140387/ (дата обращения 01.06.2015)
4. ФЗ «О языках народов Российской Федерации»URL:// http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=160106 (дата обращения 01.06.2015)
5. Федеральный закон N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 г. URL:http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения 01..06.2015)
6. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 г. URL:http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения 01.06.2015 )
7. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 23 ноября 1994 г. URL:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162621 (дата обращения 01.06.2015)
8. 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ" от 02.03.2007 " URL: http://base.garant.ru/12152272/ (дата обращения 24.11.2014)
9. ФЗ «О персональных данных» 27 июля 2006 г. N 152 URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html (дата обращения 01.06.2015)
10. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) URL: http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 25.05.2015)
11. Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (с изменениями на 6 апреля 2015 года) URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_177727/(дата обращения 26.05.2015)
12. Федеральный закон 131 "Об общих принципах местного самоуправления В РФ" URL: http://www.consultant.ru/popular/selfgovernment/ (дата обращения 24.05.2015)
13. Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» URL:// http://base.garant.ru/10200083/ (дата обращения 01.06.2015)
14. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (15 июня 2009 г.) URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_119187/ (дата обращения 01.06.2015)
15. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).URL:// http://base.garant.ru/185891/ (дата обращения 01.06.2015)
16. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения)

2. Неопубликованные источники
19. Положение об Общем отделе администрации Советского района г Казань, Казань, 2015 г.
20. Должностная инструкция главного специалиста Общего отдела администрации советского района г.Казань, Казань, 2015.
21. Должностная инструкция начальника Общего отдела администрации советского района г.Казань, Каазнь, 2015.
22. Распоряжение руководителя аппарата Исполнительного комитета города Казани – 1940р от 24.11.2009 «О типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в исполнительном комитете г. Казань», Каазнь, 2015.
23. Служебный регламент исполнительного комитета города Казани, Казань, 2010.

3. Литература
24. Басовская Е.Н. Делпроизводство: Учебное пособие, М., 2014, 330 с..
25. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. «Делопроизводство», М., 2014, 300 с.
26. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006, С. 58-60.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), М., 2015. С. 13
27. Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2010. С. 4
28. Кузнецова Т.В. Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих// Делопроизводство. 2015. № 3. С. 3
29. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М., 2004. С. 147
30. Смиронова Е.П. делопроизводство для секретаря. М., 2010. С. 149.
31. Травкин Ю. Персональные данные. Амалданик, 2012, С. 10-24

4. Периодические издания:

32. Афанасьева Л.. Электронно-научный справочный аппарат архивов: новый этап в развитии //Делопроизводство, 2013, №1, С. 23-25
33. Берестова В.. Использование компьютерных систем в документационном обеспечении управоения//Делопроизводство, 2013, №1, С. 23-25
34. Ермолаева А. Проблемы использования «облачных технологий» в информационно-документационном взаимодействии органов государственной власти и гражданского общества//Делопроизводство, 2013, №1, С. 22-23
35. Звоненко Д. Увольнение за разглашение пероснальных данных//Кадровое дело, №4, 2008
36. Кузнецов С. Л. «Обеспечение сохранности элект ронных документов в малом и среднем офисе» //Делопроизводство №3, 2012
37. Кукарина Ю. Конференции в сфере документационного обеспечения управления и электронного документооборота в 2012 году//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 20-21.
38. Ларин М.В. Управление электронными документами. Зарубежная практика//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 18-19.
39. Фионова Л.. Разработка алгоритма проведения документного аудита//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 6-10.
40. Xрамцовская М.А. «Актуальные проблемы современного делопроизводства и документоборота//Секретарь-референт, 2008, №5, С. 35-39
4. Интернет-ресурсы:
41. Афансаьев С.И. О требованиях к системам упралвением электронными документами в контроле их качества электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?365 (дата обрашения 25.05.2015)
42. Кузнецов С.Л. «Новые правила электронного документооборота», электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?367 (дата обрашения 25.05.2015)
43. Кукарина Ю.М. «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» аналог журанла «Делопроизводство»[Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?335 (дата обращения 25.05.2015)
44. Электронный документооборот. Министерство информатизации и связи республики Татарстан [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://mic.tatarstan.ru/edoc.htm (дата обращения 18.05.2015)