Документационное обеспечение государственного управления (на примере воинской части)

На современном этапе управления совершенствование деятельности учреждения, повышение уровня и эффективности управленческих решений во многом зависит от рациональности поставленного процесса документационного обеспечения.
Неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений на всех этапах его реализации (получение, обработка, анализ информации, подготовка и принятие решения) является документационное обеспечение. Отсутствие четкой организации работы с документами снижает качество и эффективность деятельности организации, учреждения. Кроме того определяющими показателями качества информации являются не только объем, полнота ее представления, но и степень сложности, стоимость, а также оперативность предоставления.
Отсутствие четкой организации работы по документационному обеспечению управления может привести к появлению документов низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в них информации и, как следствие, к увеличению сроков их обработки, что послужит причиной увеличения сроков принятия решений и числа неверных решений.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что к основным задачам документационного обеспечения управления относятся:
сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Реализация указанных задач возможна лишь при условии выбора оптимальных методов и средств в зависимости от особенностей деятельности учреждения и целей построения системы документационного обеспечения в государственном управлении. Этим обусловлена актуальность вопроса исследования основных направлений совершенствования системы документационного обеспечения.
Внедрение в документооборот учреждения новых технологий требует знаний об организации безбумажного делопроизводства, основой которого является применение современных технических средств, а также навыков создания, использования, хранения документов на машинных носителях. Основным моментом в данном направлении деятельности является выработка принципиально новых подходов к организации документационного обеспечения, повышению информационной культуры и выработке моральных норм работы в информационной системе.
Объект исследования: процессы документационного обеспечения управления в государственном управлении.
Предмет исследования: современное состояние системы документационного обеспечения управления в вооруженных силах на примере воинской частии оценка ее эффективности.
Цель исследования – на основе анализа показателей документационного обеспечения управления в воинской части разработать систему мер по повышению эффективности функционирования службы документационного обеспечения.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления в вооруженных силах РФ.
2. Выявить особенности организации документационного обеспечения в государственном управлении на примере воинской части.
3. Выполнить анализ функционирования системы документационного управления воинской части по основным показателям эффективности.
4. Разработать систему мер по повышению эффективности деятельности воинской части в области документационного обеспечения управления.
В процессе написания выпускной квалификационной работы использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления.
В ходе исследования использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы.

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕЕ РОЛЬ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ 6
1.1. Принципы и приемы организации документооборота в государственном управлении 6
1.2. Нормативно-правовая база документационного обеспечения в государственном управлении 18
1.3. Организация электронного документооборота средствами информационных технологий 22

2. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 26
2.1. Характеристика деятельности воинской части 26
2.2. Анализ видов служебных документов и основных требований к ним в воинской части. 30
2.3. Анализ организации и ведения документооборота в воинской части 32
2.4. Проблемы организации документационного обеспечения управления воинской частью 45

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 50
3.1. Разработка системы мер для эффективного использования нормативной базы документационного обеспечения управления воинской части 50
3.2. Разработка мероприятий по автоматизации документационного обеспечения управления воинской части. 54
3.3. Обоснование экономической эффективности системы мер 66

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 71

 

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, которая обеспечивает эффективную организацию работы с официальными документами.
К основным элементам системы документационного обеспечения управления относятся технологии, методы и средства работы с документами, принятые в организации.
К основным регламентирующим документам в области документационного обеспечения управления относятся нормативные акты органов государственной власти РФ, а также внутренние документы организации.
Важным направлением повышения эффективности работы с документами является внедрение электронного документооборота.
Документационное обеспечение управления в воинской части осуществляет штаб под руководством командира части.
Основным положительным моментом документационного обеспечения управления в воинской части является то, что данный процесс организован в соответствии с нормативными документами, что обеспечивает основные требования к организации данного вида деятельности: оперативность, своевременность
Несмотря на то, что в целом документационное обеспечение в организационном управлении воинских частей является эффективным, существуют некоторые общие недостатки, которые не позволяют в полной мере оптимизировать данный процесс:
4. Отсутствие эффективного инструмента автоматизированного ведения документационного обеспечения.
5. Использование современных технологий лишь для обработки документов, но не для организации системы, в которой были бы задействованы все подразделения воинской части, что в значительной мере упростило бы деятельность по ведению документационного обеспечения.
6. Неконтролируемы рост объема документов, которые зачастую дублирую друг друга.
На основании указанных недостатков в ходе исследования были изучены основные методы и средства повышения эффективности документационного обеспечения воинской части, исходя из особенностей ее функционирования.
С использованием систем поддержки принятия решений Mpriority и «Выбор», а также табличного процессора «Excel». В данных системах были проанализированы возможности таких систем автоматизации электронного документооборота, как «Е1 Евфрат», «Дело» и «DocsVision».
По результатам проведенного исследования на основании данных, полученных в системах поддержки принятия решений с учетом особенностей ведения документационного обеспечения в воинской части более приоритетным является выбор системы электронного документооборота «Е1 Евфрат».
Данная система является доступным электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Позволяя автоматизировать регистрацию документов и заданий, она обеспечивает взаимодействие пользователей организации с разграничением прав доступа, осуществляет быстрый поиск документов по реквизитам, а также контроль за выполнением работ и состоянием процессов.
Таким образом, основным направление совершенствования системы документационного обеспечения в воинской части является внедрение системы автоматизированного документооборота, посредством реализации системы автоматизированных рабочих мест, которая позволит повысить эффективность процессов управления, а также обеспечит своевременный доступ к документам воинской части.

Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года. // Рос. газета. – 1993. – 25 декабря.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Рос. газета – 2002. – № 6.
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. – 25.10.2004. – № 43.
4. Федеральный закон «Об информации, ин¬формационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 01.09.2015).
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).
6. Федеральный закон Российской Федерации от 1 мая 2005 г № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2006.
7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.
10. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газета. – 2009. – 24 июля (№ 4937).
11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М. : ВНИИДАД, 1991. – 76 с.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2005. – № 2.
13. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих / Мин- во труда и соц. развития РФ. – М., 2005. – 416с.
14. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. Минобороны РФ 19 августа 2009 г. N 205/2/588)
Теоретическая литература
15. Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст] / В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М., 2011. – 222 с.
16. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности [Текст] / Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2010. – № 2. – С. 3-9.
17. Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций [Текст] / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2012. – 192 с.
18. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2014. – 256 с.
19. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов [Текст] / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2011. – 624 с.
20. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 34-40.
21. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) [Текст] / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2014. – 71 с.
22. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов [Текст] / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2011. – 359 с.
23. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю. М. Демин – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб. : Питер, 2011. – 224 с.
24. Живаева, О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. [Текст] / О. В. Живаева. – Волгоград, 2012. – 30 с.
25. Затеса А. В. Использование метода анализа иерархий для выбора информационной системы // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. 2010. № 6. С. 164 – 167.
26. Инструкция по делопроизводству [Текст] // Кадровик – 2009. – № 12. – С. 25-33.
27. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 304 с.
28. Кошелева, Г. В. Документирование деятельности отделения строевого и кадров воинской части [Текст] / Г. В. Кошелева, Е. Ю. Скрипай // Делопроизводство. - 2007. -N 1. - С. . 35-45.
29. Крестникова, О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству [Текст] / О. В. Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – N 9. – С. 8-17.
30. Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ [Текст] / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. – № 3. – С. 35-39.
31. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2011. – № 5. – С. 12-19.
32. Румянцева, С. А. Положение о документационном обеспечении управления (управлении документацией). Цели, задачи и методика разработки [Текст] / С. А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 9. – С. 30-33.
33. Солошенко, М. Организация системы документооборота. [Текст] / М. Солошенко // Аудит и налогообложение. – 2011. – N 4. – С. 30-36.
Интернет-ресурсы
34. Программные системы поддержки принятия оптимальных решений. [Электронный ресурс] URL: http://www.tomakechoice.com/mpriority.html
35. Е1 Евфрат – система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов URL: http//http://www.evfrat.ru.
36. Дело – электронные офисные системы URL: http//http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/.
37. DocsVision – корпоративная система электронного документооборота URL: http//http://www.docsvision.com.
38. Программные системы поддержки принятия оптимальных решений. URL:http://www.tomakechoice.com/mpriority.html
39. Системы электронного документооборота: критерии выбора.[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/156/