Организация и использование архивного фонда

Введение 3
1. Теоретические аспекты организации архивных документов и архивных фондов 5
1.1 Понятие архивных документов и архивных фондов. Их значение в деятельности организации 5
1.2 Уровни организации архивных документов и архивных фондов 8
1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных документов и архивных фондов 14
2. Санкт-Петербургская детская школа искусств им. Е.А. Мравинского и анализ ее деятельности 19
2.1 Характеристика деятельности организации 19
2.2 Экономический и кадровый анализ работы 33
3. Анализ организации работы архивного фонда в Санкт-Петербургской детской школе искусств им. Е.А. Мравинского 45
3.1 Характеристика организации архивного фонда и определение недостатков в его работе 45
3.2 Направления совершенствования организации архивного фонда 54
Заключение 63
Список использованной литературы 65

1.1 Понятие архивных документов и архивных фондов. Их значение в деятельности организации

Документооборот отражает и обеспечивает все стороны работы организации, начиная от ее правового статуса до исключительно простейших хозяйственных вопросов. Большинство из документов, созданных в процессе текущего делопроизводства, получают статус архивных документов, которые юридические лица сохраняют по причине правового, финансового, экономического, социального значения информации, содержащейся в этих документах.
Обычно в коммерческих компаниях и некоммерческих учреждениях создается большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенного промежутка времени, по этой причине появляются серьезные проблемы, обусловленные организацией хранения, использованием и учетом, обеспечением сохранности информации, содержащейся в них.
...

1.2 Уровни организации архивных документов и архивных фондов

В конце пятидесятых годов XX века ученые выработали и окончательно сформулировали научные принципы по организации документов на уровне Архивного фонда государства. Эти принципы оказали значительное влияние на формирование сети современных архивных фондов.
Современными свойствами организации документооборота архивного фонда являются2:
1. Организация архивных документов и архивных фондов в зависимости от формы собственности. К ним относятся:
- архивные документы и архивные фонды государственной части Архивного фонда Российской Федерации;
- архивные документы и архивные фонды, которые отнесены к федеральной собственности и находятся в исключительном ведении Российской Федерации;
- архивные документы и архивные фонды, которые находятся в ведении муниципалитетов;
- архивные документы и архивные фонды негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (фонды коммерческих и некоммерческих организаций).

1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных документов и архивных фондов

Одним из важных направлений деятельности муниципальных и государственных архивов является выполнение государственного учёта документов в архиве. Учёт с одной стороны обеспечивает сохранность документов, их адресный поиск, а с другой стороны дает возможность для создания и применения информационных справочников. Исходя из информации в учётных документах, определяются оборудование и площади, которые нужны для хранения документации, штатная численность персонала архивов и происходит финансирование. Учёту подлежат абсолютно все документы, которые хранятся в архивах; документы Архивного фонда Российской Федерации, и кроме того документы с информацией о личном составе, которые хранятся в учреждениях и на предприятиях – источниках комплектования.
...

2.1 Характеристика деятельности организации

Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Санкт-Петербургская детская школа искусств имени Е.А.Мравинского».
Сокращенное наименование: ГБОУ ДОД «ДШИ им. Е.А.Мравинского».
Дата основания: 1937 год
Тип, вид, организационно-правовой статус: Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей.
Учредитель: Комитет по культуре Санкт-Петербурга
Сведения о регистрации как юридического лица:
- Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ от 04.02.2003 г. № 1037821026539;
- ИНН/КПП 7810287393/ 781001001.
Юридический адрес: 196070, Санкт-Петербург, Варшавская ул.,44
Сведения о лицензировании: Лицензия серия 78 № 002337
Регистрационный № 990 от 28 мая 2012 г.
Срок действия лицензии: бессрочно
ГБОУ ДОД «Санкт-Петербургская детская школа искусств им. Е.А.
...

2.2 Экономический и кадровый анализ работы

Основные финансовые показатели школы искусств им. Е.А. Мравинского за период с 2015 по 2017 годы представлены в таблице 1.
Таблица 1 - Основные финансовые показатели
Показатель
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Средняя зарплата, руб.
31548.21
35779.24
39356.21
Доходы всего, руб.
92555201.00
105054436.00
110310143.90
·        Субсидии на выполнение государственного задания, руб.
73477511.00
85472350.00
90431106.37
·        Целевые субсидии, руб.
1331816.65
1331816.65
1331816.65
·        Бюджетные инвестиции, руб.
0.00
0.00
0.00
·        Платные услуги и иная деятельность, руб.
17741245.00
18245641.00
18542592.86
·        Недвижимое имущество, руб.
66517788.00
66517788.00
66517788.00
·        Движимое имущество, руб.
0.00
0.00
0.00
·        Площадь недвижимого имущества, м2.
4628.00
4628.00
4628.00
·        Доход от имущества, руб.
0.00
0.00
0.00
Расходы всего, руб.
92177259.00
97718466.00
104070249.
...

3.1 Характеристика организации архивного фонда и определение недостатков в его работе

В главе 3 проведем анализ деятельности архивного отдела Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского.
Архив Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского был основан в 1958 году. С 1 декабря 2008 года архив был выделен в самостоятельное подразделение учреждения – "Архивный отдел", а с 5 июля 2011 года архив является подразделением управления по делопроизводству и персоналу.
Далее изучим организационную структуру архива. Непосредственное руководство подразделения выполняет начальник архива, в его прямом подчинении состоят архивариус и 2 старших архивариуса. Методико-оргазизационное руководство работой архивного отдела выполняет отдел по делам архивов администрации г. Санкт-Петербурга.
Архивный отдел детской школы - отдельное самостоятельное структурное подразделение Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А.
...

3.2 Направления совершенствования организации архивного фонда

В параграфе 2 третьей главы опишем все методические рекомендации, которые необходимы для совершенствования деятельности архива Санкт-Петербургской детской школы искусств им. Е.А. Мравинского
Под организацией хранения архивных документов понимают целую систему мер, которая включает оптимальное расположение документации, надзор за их физическим состоянием и передвижением, копирование документации для создания фонда пользования, восстановление близких первоначальным или первоначальных внешних признаков и свойств документов, которые подверглись разрушению или повреждению6.
В ходе исследования работы архивного фонда рассматриваемой ДШИ было выявлено отсутствие современной электронной базы данных по архивным документам, в настоящее время такая база реализована в программе Microsoft Excel, что представляется весьма неудобным и ненадежным инструментом для архивного фонда.
...

Заключение

Документы, которые хранятся в архивах – важнейший источник правдивой информации практически о любых аспектах и сторонах развития страны и общества. Российские и зарубежные ученые и исследователи постоянно для своих работ берут данные из архивных фондов.
Наука архивоведение занимается вопросами и проблемами в комплектовании архивных фондов архивными документами, а также использования и хранения архивных документов. Главное отличие архивоведения от документоведения заключается в том, что архивоведение изучает информацию, которая не актуальна в текущий момент времени.
Сегодня практически ни один человек, ни одно предприятие, ни одно учреждение, ни одно государство не обходятся без архивных фондов, что еще раз подчеркивает актуальность темы "Организация и использование архивного фонда". Подводя итоги выполненной работы, можно сделать вывод, что архивные фонды являются теми самыми незаменимыми вполне реальными нитями, связывающими сегодняшний день с вчерашним.
...

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 23.04.2018)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 23.04.2018, с изм. от 25.04.2018)
4. Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". 17 марта 1994 г. № 552
5. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ
6. Федеральный закон "Об основных гарантиях прав ребенка в Российской Федерации" от 24.07.1998 N 124-ФЗ
7. Федеральный закон "Об утверждении Федеральной программы развития образования" от 10.04.2000 N 51-ФЗ
8. Автократов В.Н. Теоретические проблемы российского архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2014. - 395с.
9. Алексеев А. К. Архивоведение. М., 2015. – 142 с.
10. Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и направления развития/ Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2018. - №2. - С. 77-84.
11. Алексеева Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам /Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2015. - №2. - С. 66-74.
12. Алексеева, Е.В. Формирование архива в современных условиях / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2016. - №4. - С. 74-82.
13. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2014. – 272 с.
14. Алексеева Е. В. Фондирование. Организация документов и дел в пределах архивного фонда // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 9, 120 с.
15. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация дел и документов архивного фонда РФ // Секретарское дело. – 2015. - №3.
16. Артизов А.Н. Архивное законодательство РФ: перспективы, проблемы и системы // Отечественные архивы.- 2015.-№4.-с.4-5.
17. Архивный Фонд РФ: организация документов в архивах / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2017. - №2. - С. 3-9.
18. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. М., 2016. С. 112.
19. Архивы России электронный ресурс. [Режим доступа]: http://www.rusarchives.ru/branch/rosarchive/index.shtml (дата обращения 11.05.2018).
20. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2016. - №3.
21. Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: учебное пособие / Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. - Пенза: ПГУ, 2017. с. 125.
22. Брагина Е.М. Современные проблемы нормативного правового регулирования в сфере архивного дела в РФ // Вестн. Югор. гос. ун-та. – 2016. - № 4. – С. 9-12.
23. Булюлина Е.В. Архивоведение [Текст]: учеб.-метод. Пособие /Е.В. Билюлина. - Волгоград: ВолГУ, 2017. - с. 46
24. Бурова Е.М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – М. : МЭИ, 2014. - 482 с.
25. Вальберг Х.З. Электронные документы в архивах [Текст] / Х.З. Вальберг, Е.К. Укожова // Отечественные архивы. - 2016. - №1. с. 60
26. Величко В.П. Муниципальные архивы. - М., 2015. с. 250
27. Гармаш В.Н. Современные требования к архивным зданиям [Текст] / В.Н Гармаш, Е.Э. Дубова // Отечественные архивы. - 2014. - №3.
28. Государственный Архив Российской Федерации. [Режим доступа]//http://garf.narod.ru/index.htm (дата обращения 06.01.2018).
29. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2016. - № 4.
30. Давыдова Э.Д. Организация работы архива [Текст] / Э.Д Давыдова, К.А. Жукова // Архивы и делопроизводство. - 2018. - №3. с. 14
31. Даль Е.П. Административная ответственность за правонарушения в области архивного дела // Актуал. вопр. правовой политики в соврем. условиях – Хабаровск, 2015. – С. 185-193.
32. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации [Текст] / В.А. Еремченко, К.Ж. Харитонова // Отечественные архивы. - 2014. - №1.с. 22.
33. Зайцева Т.В., Зуб А.Т. Электронный документооборот - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 336 с.
34. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. М.: инфра-м, 2015. 304 с.
35. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2014, 214 с.
36. Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности документов в электронной форме //Секретарское дело. 2014. №10. – С. 27
37. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 2015 № 2.-С.15-16.
38. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 359 с
39. Основные правила работы архивов организаций.- М.: ВНИИДАД, 2016, 368 с.
40. Яблонский О.П., Иванова В.А. Основы стандартизации. – М.: изд. «Логос» 2014. 475 с.