Роль реквизитов в документировании и правила их оформления

Введение …………………………………………………………………… 3
Раздел 1 Общая характеристика документов, их составление и оформление ………………………………………………..……
6
1.1 Унификация и стандартизация управленческих документов ………………………………………………………….…....
6
1.2 Оформление документов в соответствии с государственным стандартом …………………………………………….….. 10
Раздел 2 Технологии разработки организационно-распорядительной документации ……………………………………………..…… 21
2.1 Реквизиты распорядительных документов ...…………..… 21
2.2 Основные правила составления текстовых документов . 31
Раздел 3 Анализ и особенности оформления документов в ОКУ «Государственный архив Липецкой области»………………….…
42
3.1 Новые тенденции в заполнении организационных документов в ОКУ «Государственный архив Липецкой облас-ти»………………………………………………………………..

42
3.2 Предложения по совершенствованию документооборота в ОКУ «Государственный архив Липецкой области» ………
55
Заключение ……………………………………………………………….…. 64
Список использованных источников ………………………………….…... 66
Приложение А Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка ……………………………………………………………...
70
Приложение Б Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка …………………………………………………………
71
Приложение В Виды запросов и необходимые сведения Государственного Архива Липецкой Области ……………………………………………
72
Приложение Г Анкета - заявление для наведения архивной справки о регистрации актов гражданского состояния по документам ОКУ «Государственный архив Липецкой области» …………………………………...

73
Приложение Д Схема справочно-поисковых средств к архивным документам ОГУ «Государственный Архив Липецкой Области» и поиска документной информации ………………………………………….………

74
Приложение Е Перечень документов подлежащих хранению в ОКУ «Государственный архив Липецкой области» …………………………….
75

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Первоначально документ появился лишь для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Документы применяются в разных областях работы, отраслях знаний и представлены предметом изучения многочисленных академических дисциплин.
Следовательно, содержимое определения «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для чего он применяется. Так, для документоведа представляется первоначально носителем информации, а эксперты в сфере управления считают его средством регистрации и передачи управленческих решений.
Каждый документ содержит ряд составных элементов, которые получили название реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным способом находящихся в документе, составляет формуляр данного документа.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. На основе формуляра-образца изготавливают бланки документов. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно - распорядительных документов, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме того, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
Количество реквизитов, характеризующих документы, определяется целями формирования документа, его назначением, условиями к содержанию и форме данного документа, методом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны применяться при его формировании.
Актуальность исследования данной дипломной работы заключается в том, что в современное время требованиям к формуляру документов уделяется особое внимание: разрабатывается законодательная база, создатели которой стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов должен быть достаточным и необходимым.
Цель работы - исследовать, проанализировать и раскрыть знания о реквизитах формуляра документа, составе и требованиях к оформлению; бланке документа, его видам и требований к изготовлению и составлению.
Исходя из цели, ставятся следующие задачи:
• изучить понятие и состав реквизитов формуляров документов в Областном казенном учреждении «Государственный архив Липецкой области»;
• рассмотреть основные правила оформления реквизитов документа;
• проанализировать требования к оформлению бланков документов
• выработать практические рекомендации по совершенствованию документооборота в ОКУ «Государственный архив Липецкой области»
Предмет исследования в дипломной работе – оформление реквизитов в соответствии с Государственным стандартом Областного казенного учреждения «Государственный архив Липецкой области».
Объектом исследования в дипломной работе выступает ОКУ «Государственный архив Липецкой области».
Нормативно-правовой основой для написания дипломной работы выступили: Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к организационно - распорядительной документации, а также Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
Теоретической базой для написания работы послужили труды таких отечественных авторов, как Андреева В.И., Березина Н.М., Воронцова Е.П., Крылов И.Ю., Лагутин Т.М., Сагиян С.Г., Спивак В.А., Стенюков М.В., Теплицкая Т.Ю., Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. и другие.
В процессе работы над дипломом я опиралась на методы: теоретический анализ, сравнительный, системный анализ, общенаучный (наблюдение, описание).
Теоретическая значимость исследовательской работы заключается в том, чтобы обобщить теоретические представления о значимости реквизитов в документировании.
Структура дипломной работы состоит из введения, трёх разделов, заключения, списка используемых источников.

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448. Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015.
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» //Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015.
4. Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 52, часть I, ст.5021
5. Приказ ФМС России от 08.11.2010 № 400 «По делопроизводству в системе ФМС России» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России») // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015.
6. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.// Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015
7. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Документ опубликован не был. // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015.
8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). Документ опубликован не был. // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015.
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Стандартинформ. 2014
10. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.// Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015
11. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.// Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015
12. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г. (отменена) // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». 2015
13. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2014. – С. 101.
14. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003. С. 34
15. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2015. 237 с.
16. Большая советская энциклопедия : [в 30 т.] / гл. ред. А. М. Прохоров. — 3-е изд. — М. : Советская энциклопе
17. Большой энциклопедический словарь. – М.: Советская энциклопедия, 1991. - Т. 2. С. 526.
18. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2014. – 560 с.
19. Илюшенко М. П. Функциональный анализ документа/ М. П. Илюшенко// Делопроизводство. – 2016. - № 1. – 67 с.
20. Коссов И. А. Юридические термины в служебных документах/ И. А. Коссов// Секретарское дело. – 2015. - № 1. – 80 с.
21. Кошелева Е. А. Функции, права и организация работы экспертной комиссии/ Е. А. Кошелева// Справочник кадровика. – 2016. - № 1. – 75 с.
22. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.с 78
23. Кудряев В. А. Организация работы с документами: учебник/ В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 575 с.
24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2017. 320 с.
25. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271 с.33
26. Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. 2013. - № 2 – С. 11.
27. Ларин М. В., Сокова, А. Н. Оформление служебных документов: Реко-мендации от разработчиков ГОСТ Р 6. 30-2003. – М.: МЦФЭР, 2013. – 112 с.
28. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2015. – 427, [5] с.
29. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 89
30. Охотников А.В., Булавина Е.А. - Документоведение и делопроизводство. М.: Издательство МарТ, 2014. 288с.
31. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2015
32. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917- 1970). М., 2013.- 355 с. Электронные ресурсы
33. Спивак В.А. Делопроизводство. - Ростов Н/Д: Феникс, 2015
34. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 2015
35. Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2015.
36. Федюрко С.Ю. Жанр делового письма // Труды молодых ученых ВГУ. Воронеж. Вып.2. 2016, С. 256-258.
37. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,2015