АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НА ОСНОВЕ ГИБКИХ МЕТОДОЛОГИЙ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ ИССЛЕДОВАНИЯ 5
1.1. Понятие проектного управления 5
1.2. Понятие гибких методологий управления проектами 8
1.3. Обзор существующих гибких методологий 10
1.4. Жизненные циклы ИТ-проектов 21
ГЛАВА 2. ОБЗОР ИНСТРУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 28
2.1. Описание объекта исследования 28
2.2. Обоснование выбора методологии проектного управления 32
2.3. Обоснование выбора программного обеспечения для управления проектами 38
Microsoft Project 38
Jira Software 40
Asana 43
Slack 45
Trello 47
ГЛАВА 3. ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ CRM-СИСТЕМЫ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ГИБКИХ МЕТОДОЛОГИЙ 55
3.1. Описание ИТ-проекта внедрения CRM-системы 55
3.3. Применение разработанной методологии для проекта внедрения CRM-системы 61
3.4. Результат применения разработанной методологии проектного управления 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 74
ПРИЛОЖЕНИЯ 79
Приложение 1. План проекта внедрения CRM-системы в MS Project 79
Приложение 2. План разработки блока «Отдел продаж» проекта внедрения CRM-системы в MS Project 80

 

1.1. Понятие проектного управления
Управление проектом (Project Management) – это применение знаний, методов и технологий при планировании и выполнении проекта для реализации ожиданий и требований участников проекта. Проект является объектом управления и представляет собой ограниченный по времени, бюджету, трудовым и материальным ресурсам комплекс задач и работ, ориентированный на достижение четко сформулированных целей. Проект – временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. (PMBoK 6, 2017).
В любой организации одновременно выполняется большое количество проектов, которые могут различаться по масштабу, типу и сложности выполнения. Таким образом, управление проектами – обязательная составляющая процессов любой компании. В течение многолетней практики проектного управления было сформировано большое количество стандартов управления проектами, а также требований к компетенциям менеджера и участников проектной команды.
...

1.2. Понятие гибких методологий управления проектами
Переход к управлению проектами с использованием гибких методологий (Agile) является основным трендом в проектном управлении уже на протяжении нескольких лет. Agile – семейство гибких подходов (методологий) к разработке программного обеспечения (Rusbase, 2018). Изначально Agile появился в IT сфере, но позже распространился и в другие сферы, например, машинное обучение и искусственный интеллект. Методики Agile ориентированы на постоянно изменяющиеся условия внешней и внутренней среды, требования заказчиков и потребности конечных пользователей. Согласно этим методологиям, проект необходимо разбивать на отдельные краткосрочные итерации длительностью не более 1 месяца, в конце каждой итерации необходимо получать новую работающую версию продукта, которую можно продемонстрировать заказчику и получить обратную связь. После анализа обратной связи могут быть внесены необходимые правки в продукт.
...

1.3. Обзор существующих гибких методологий
Первая гибкая методология управления ИТ-проектами появилась в начале 1990-х. Называлась эта методология «Быстрая разработка приложений» (Rapid Application Development, RAD) и заключалась в сочетании стандартных формализованных подходов методики Waterfall (актуализация технической документации, четкое планирование последовательных стадий проекта) с практикой создания прототипов, версионностью выпускаемого продукта и более тесного общения с заказчиком (Аппело, 2011).
...

1.4. Жизненные циклы ИТ-проектов
Проект – это комплекс мероприятий, направленных на получение конкретных результатов в рамках заранее установленного срока и в пределах утвержденного бюджета, который выделяется на оплату ресурсов, используемых в ходе реализации проекта (Интуит, 2013). Термин «ИТ-проект» используется для обозначения деятельности, связанной с созданием или использованием информационной технологии. К ИТ-проектам относится разработка программных продуктов, разработка и внедрение информационных систем, развертывание ИТ-инфраструктуры (Интуит, 2013). Необходимой составляющей успешной реализации проекта является его четкая структурированность, то есть должны быть определены:
• организационная структура исполнителей проекта (включает в себя определение ролей исполнителей и взаимоотношений между ними);
• структура распределения ответственности (распределение ответственности за выполнение задач между исполнителями);
• фазы жизненного цикла проекта.
...

2.1. Описание объекта исследования
Рассматриваемая ИТ-компания специализируется на внедрении информационных систем класса CRM, ERP и BI, а также систем электронного документооборота (СЭД). Компания является сертифицированным партнером Microsoft, SAP и Битрикс24. Компания предоставляет клиенту комплексное внедрение информационных систем, включающее в себя весь спектр работ: от консультации до внедрения и сопровождения системы, а также может выступать в качестве генерального подрядчика на проекте и координировать работу других компаний более узкого профиля. Компания предлагает свои решения на рынке ИТ-услуг уже более 20 лет и на текущий момент реализовано более 200 проектов для клиентов в ключевых отраслях:
• финансы;
• недвижимость;
• торговля и логистика;
• телекоммуникации;
• страхование.
...

2.2. Обоснование выбора методологии проектного управления
Последние несколько лет компания стала сталкиваться с проблемами при реализации проектов: при использовании привычной каскадной или инкрементной модели на фазе «Тестирование» от клиентов на разных проектах стало поступать большое количество требований на изменение текущей функциональности или разработку новой.
Новые требования вызваны разными причинами:
• изменение ответственных за процессы;
• желание перейти на новую версию ПО;
• реорганизация структуры компании-заказчика и внутренних процессов;
• требования забыли учесть в первоначальной документации на проект.
Клиент отказывается принимать продукт без новых требований, так как он уже не несет прежней ценности для бизнеса и не выполняет поставленных целей.
...

• Jira Software;
• Asana;
• Slack;
• Trello.

Microsoft Project
Microsoft Project – это программное обеспечение (ПО) для управления проектами от компании Microsoft. Инструмент предназначен для анализа сложности проекта, планирования задач и распределения ресурсов (Microsoft Office, 2019).
Microsoft Project позволяет контролировать следующие аспекты проекта:
• этапы выполнения;
• количество участников;
• затраты;
• используемые ресурсы;
• затраченное время.
Для визуализации запланированных работ используется диаграмма Гантта, которая позволяет отслеживать пересечение работ и некорректное распределение ресурсов и бюджета. Пример диаграммы Гантта представлен на рисунке 15.

Рисунок 15. Диаграмма Гантт
Источник: https://professionali.ru/Soobschestva/upravlenie_proektami/upravlenie-proektami-diagramma-ganta-v/

Решаемые задачи.
...

3.1. Описание ИТ-проекта внедрения CRM-системы
Проверка эффективности предложенного оригинального гибридного подхода будет осуществляться на действующем проекте внедрения CRM-системы в крупной российской компании-застройщике. Проект разделен на 4 независимых блока, каждый из которых предполагалось последовательно внедрять по предиктивной модели. Проект начался в октябре 2019 года (дата начала проекта: 23.09.19), на данный момент находится на фазе тестирования первого блока.
Для управления проектом используются стандартные инструменты, которые приняты в компании:
• MS Project для построения план-графиков проекта и фаз;
• Jira для постановки задач разработчикам (используются стандартные типы запросов: задача (task) и ошибка (bug), а также базовый бизнес-процесс);
• Microsoft SharePoint для хранения проектной документацией (доступ к папке с документацией есть только у команды и руководителей).
...

3.3. Применение разработанной методологии для проекта внедрения CRM-системы
В рамках применения на проекте предложенного agile-подхода с элементами предиктивной модели руководителями проекта со стороны заказчика и подрядчика был разработан план мероприятий, необходимых для перехода к новой методологии управления на проекте внедрения CRM-системы:
1. ЧТЗ блока «Контактный центр» будет актуализировано, назначен ответственный аналитик со стороны подрядчика.
2. Процесс разработки блока будет разделен на итерации (длина итерации – 3 недели, первый день итерации – понедельник).
3. Руководителем проекта совместно с заказчиком определен функционал MVP (Minimum viable product) продукта – минимально жизнеспособный продукт, который будет представлен по итогу первой итерации.
4.
...

3.4. Результат применения разработанной методологии проектного управления
Разработка нового блока проекта «Контактный центр» была реализована в соответствии с предложенным подходом. В таблице 12 представлено подробное описание событий, которые были проведены в течение итерации.

Таблица 12. Описание событий итерации
Дата
День недели
События
Результаты
Участники
30.04.2020
четверг
Определение MVP продукта
Определена минимальная функциональность продукта, которая будет передана на тестирование заказчику:
• экранная форма карточки "Звонок" в CRM с атрибутным составом входящего звонка и функционалом сохранения данных
• прототип панели для осуществления звонков из CRM (без интеграции с телефонией)
Руководитель проекта, руководитель проекта со стороны заказчика
01.05.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе работы автором были решены следующие задачи.
1. Был проведен обзор современных гибких методологий управления проектами, были подробно описаны фреймворки Scrum и Kanban.
2. На основе гибких методологий был сформирован гибридный подход к управлению проектами для консалтинговой компании: agile-подход на основе фреймворка SCRUM с использованием элементов предиктивной модели.
3. Был проведен обзор и сравнительный анализ современных инструментов управления проектами: были рассмотрены инструменты JIRA, MS Project, Asana, Slack, Trello.
4. Были определены преимущества и недостатки инструментов автоматизации управления проектами и подобран перечень инструментов для консалтинговой компании:
a. MS Project для подготовки план-графика проекта с учетом трудозатрат и бюджета, дорожной карты продукта и контроля отклонения фактического темпа реализации от планируемого;
b.
...

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Шестое издание – Project Management Institute, Inc., 2017 – 1170 p.
2. Agile: Практическое руководство (Agile Practice Guide). Первое издание – Project Management Institute, Inc., 2017 – 337 с.
3. Стандарт PMBOK по управлению проектами [Электронный ресурс] / finswin.com, 2017-2020. – URL: https://finswin.com/projects/metody/PMBOK.html (дата обращения: 10.05.2020).
4. Зиядуллаев Н., Фридлянов М. Современные стандарты проектного управления // Стандарты и качество. 2017. № 8 (962) г., с. 44-48. URL: http://www.ipr-ras.ru/articles/ziyadul17-06.pdf (дата обращения: 10.05.2020).
5. Стандарты по проектному управлению [Электронный ресурс] / Центр оценки и развития проектного управления, 2020. – URL: https://www.isopm.ru/metodicheskie_osnovy/gosts/ (дата обращения: 10.05.2020).
6. ГОСТ Р 54869―2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. – Москва, Федеральное агентство По техническому регулированию и метрологии, 2012. – 13 с.
7. ГОСТ Р 54869―2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению программой. – Москва, Федеральное агентство По техническому регулированию и метрологии, 2012. – 15 с.
8. ГОСТ Р 54870―2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов. – Москва, Федеральное агентство По техническому регулированию и метрологии, 2012. – 12 с.
9. ГОСТ Р 58305-2018. Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис. – Москва, Федеральное агентство По техническому регулированию и метрологии, 2018. – 16 с.
10. ГОСТ Р 58184-2018 Система менеджмента проектной деятельности. Основные положения. – Москва, Федеральное агентство По техническому регулированию и метрологии, 2018. – 16 с.
11. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие [Электронный ресурс] / ООО «Проектные Сервисы», 2014-2018. – URL: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/ (дата обращения: 12.04.2020).
12. Agile, scrum, kanban: в чем разница и для чего использовать? [Электронный ресурс] / Rusbase, 2012-2019. – URL: https://rb.ru/story/agile-scrum-kanban/ (дата обращения: 12.04.2020).
13. Agile-манифест разработки программного обеспечения [Электронный ресурс] / Ward Cunningham, 2001. – URL: https://agilemanifesto.org/iso/ru/manifesto.html (дата обращения: 12.04.2020).
14. 13th annual State of Agile report / CollabNet VersionOne, 2019. – URL: https://stateofagile.com/#ufh-i-521251909-13th-annual-state-of-agile-report/473508 (дата обращения: 15.05.2020).
15. Гибкая методология разработки “Scrum” [Электронный ресурс] / Habr, 2018 – URL: https://habr.com/post/247319/ (дата обращения: 15.05.2020).
16. Schwaber K, Sutherland J. The Scrum Guide™. The Definitive Guide to Scrum: The Rules of the Game. Ken Schwaber and Jeff Sutherland, 2017 – 19 p.
17. My Scrum Diagram [Электронный ресурс] / Jordan Job, 2015 – URL: https://jordanjob.me/blog/scrum-diagram/ (дата обращения: 10.04.2020).
18. What Are Story Points? (By Mike Cohn) // Mountain Goat Software, 1998-2020 – URL: https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/what-are-story-points (дата обращения: 10.04.2020).
19. Оценка задач в Story Points [Электронный ресурс] / Habr, 2018 – URL: https://habr.com/ru/post/489500/ (дата обращения: 15.05.2020).
20. Аппело, Ю. Agile-менеджмент. Лидерство и управление командами / Ю. Аппело. – Москва. : Альпина Паблишер, 2019. – 534 с
21. Сазерленд Д. Scrum. Революционный метод управления проектами командами / Д. Сазерленд. – Москва. Манн, Иванов и Фербер (МИФ), 2016. – 320 с.
22. Story Points [Электронный ресурс] / Scrum Time, 2020 – URL: https://ru.scrum-time.com/infobase/story-points.php (дата обращения: 15.05.2020).
23. Что такое Kanban? [Электронный ресурс] / Atlassian Agile Coach. – URL: https://ru.atlassian.com/agile/kanban (дата обращения: 15.04.2020).
24. Эволюционное управление разработкой — гарантированный путь к успеху [Электронный ресурс] / Habr, 2015 – URL: https://habr.com/ru/post/289266// (дата обращения: 15.04.2020).
25. Crystal Clear – гибкая методология разработки приложений и сайтов [Электронный ресурс] / Winfox, 2014-2020. – URL: http://wnfx.ru/crystal-clear-gibkaya-metodologiya-razrabotki-prilozheniy-saytov/ (дата обращения: 15.04.2020).
26. Экстремальное программирование или управление: как не путаться в терминах [Электронный ресурс] / Skillbox – Онлайн-университет, 2020. – URL: https://skillbox.ru/media/management/ekstremalnoe_programmirovanie_ili_upravlenie/ (дата обращения: 15.04.2020).
27. Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления [Электронный ресурс] / Skillbox – Онлайн-университет, 2020. – URL: https://skillbox.ru/media/management/vse_chto_nuzhno_znat_o_kanban/ (дата обращения: 15.04.2020).
28. Full scrum kanban board kit – nanocups for glass [Электронный ресурс] / PATboard – 2020. – URL: https://www.patboard.com/shop/full-scrum-kanban-board-kit-nanocups-for-glass/ (дата обращения: 15.04.2020).
29. Burndown vs Burnup Chart [Электронный ресурс] / ProjectManagement.com – 2020. – URL: https://www.projectmanagement.com/blog-post/40731/Burndown-vs-Burnup-Chart (дата обращения: 10.05.2020).
30. How scrum help turn around our development process [Электронный ресурс] / Medium – 2019. – URL: https://medium.com/@jw207427/how-scrum-help-turn-around-our-development-process-dac6ff7c700 (дата обращения: 10.05.2020).
31. Жизненный цикл программного обеспечения [Электронный ресурс] / QA evolution, 2020. – URL: https://qaevolution.ru/zhiznennyj-cikl-programmnogo-obespecheniya/ (дата обращения: 10.05.2020).
32. Лекция 11: Модели жизненного цикла в некоторых реальных методологиях программирования. Курс: Основы менеджмента программных проектов [Электронный ресурс] / НОУ ИНТУИТ, 2003-2020. – URL: https://www.intuit.ru/studies/professional_retraining/941/courses/38/lecture/1136?page=2 (дата обращения: 10.05.2020).
33. Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления [Электронный ресурс] / Skillbox – Онлайн-университет, 2020. – URL: https://skillbox.ru/media/management/vse_chto_nuzhno_znat_o_kanban/ (дата обращения: 10.05.2020).
34. Жизненный цикл товара [Электронный ресурс] / textb.net, 2020. – URL: http://textb.net/96/40.html (дата обращения: 10.05.2020).
35. Жизненный цикл проектной задачи [Электронный ресурс] / Projectimo.ru, 2020. – URL: http://projectimo.ru/upravlenie-proektami/zhiznennyj-cikl-proekta.html (дата обращения: 10.05.2020).
36. Лекция 1: Введение. Курс: Методические основы управления ИТ-проектами [Электронный ресурс] / НОУ ИНТУИТ, 2003-2020. – URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/646/502/lecture/11389 (дата обращения: 10.05.2020).
37. Лекция 2: Инициация проекта. Курс: Методические основы управления ИТ-проектами [Электронный ресурс] / НОУ ИНТУИТ, 2003-2020. – URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/646/502/lecture/11390 (дата об-ращения: 10.05.2020).
38. Базовый бизнес-процесс JIRA [Электронный ресурс] / Atlassian, 2020. – URL: https://wiki.teamlead.ru/pages/viewpage.action?pageId=85229701 (дата обращения: 10.05.2020).
39. Microsoft Project [Электронный ресурс] / Microsoft, 2020. – URL: https://products.office.com/ru-ru/project/project-management-software (дата обращения: 10.05.2020).
40. Управление проектами. Диаграмма Ганта в разных инструментах [Электронный ресурс] / Профессионалы.ru, 2020. – URL: https://professionali.ru/Soobschestva/upravlenie_proektami/upravlenie-proektami-diagramma-ganta-v/ (дата обращения: 10.05.2020).
41. MS Project: что это и для кого подходит? [Электронный ресурс] / ООО «365 СОЛЮШНС» - Официальный партнер Майкрософт, 2020. – URL: https://365solutions.ru/ms-project-chto-ehto-i-dlya-kogo-podhodit/ (дата обращения: 10.05.2020).
42. Функциональные возможности MS Project [Электронный ресурс] / ООО «Олбест», 2000-2018. – URL: https://knowledge.allbest.ru/programming/2c0a65635a2bc69a5d43a88521316c36_0.html (дата обращения: 10.04.2020).
43. Средства для разработки ПО. Jira Software [Электронный ресурс] / Atlassian, 2020. – URL: https://www.atlassian.com/ru/software/jira/features (дата обращения: 10.04.2020).
44. Причины бросить Jira и перейти на BrainOffice [Электронный ресурс] / Proglib, 2020. – URL: https://proglib.io/p/brainoffice (дата обращения: 10.04.2020).
45. Make more time for the work that matters most. Asana [Электронный ресурс] / Asana, 2020. – URL: https://asana.com/ (дата обращения: 10.04.2020).
46. Slack brings the team together, wherever you are. Slack [Электронный ресурс] / Slack, 2020. – URL: https://slack.com/intl/en-ru/?eu_nc=1 (дата обращения: 10.04.2020).
47. Мессенджер Slack — причины выбора, косяки при внедрении и особенности сервиса, облегчающие жизнь / Habr, 2015 – URL: https://habr.com/ru/post/433550/ (дата обращения: 10.04.2020).
48. Как пользоваться Slack? / Лекториум, 2020 – URL: https://www.lektorium.tv/howtouseslack (дата обращения: 10.04.2020).
49. Slack: обзор мессенджера для продуктивной совместной работы / Интернет-агентство TexTerra, 2007-2020 – URL: https://texterra.ru/blog/slack-obzor-messendzhera-dlya-produktivnoy-sovmestnoy-raboty.html (дата обращения: 10.04.2020).
50. Trello способствует более тесному сотрудничеству и увеличению эффективности работы [Электронный ресурс] / Trello, 2020. – URL: https://trello.com/ru (дата обращения: 10.04.2020).
51. Что такое Trello и как им пользоваться [Электронный ресурс] / Нетология-групп, 2011-2020. – URL: https://netology.ru/blog/trello (дата обращения: 10.04.2020).
52. Регрессионное тестирование или Regression Testing [Электронный ресурс] / ProTesting.ru , 2008-2020. – URL: http://www.protesting.ru/testing/types/regression.html (дата обращения: 10.04.2020).