«Внедрение системы электронного документооборота (на примере АО «Связьтранснефть»)»

Введение

В рамках работы над дипломным проектом мной проведено создание автоматизированной системы внутриорганизационного документооборота на предприятии, работающем в отрасли связи.
Концепция управления техническим персоналам предприятий - это стратегия, основанная на применении новых управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о состоянии технической инфраструктуры. Подобные отношения способствуют увеличению прибыли, т. к. обеспечивают бесперебойное функционирование автоматизированной системы.
Данная концепция реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, совершенствовать бизнес-процессы в сфере управления технической инфраструктурой. Это дает возможность компании обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в наиболее удобный момент времени и по наиболее удобным каналам связи.
Во многих организациях технические отделы, отделы по работе с заявками пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о заказчике зачастую противоречивы, а действия — несогласованны. Автоматизация системы управления технической инфраструктурой облегчает координацию действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой, и дает каждому из них доступ к полной информации о них, что способствует оптимизации функционирования автоматизированной системы.
Автоматизированная система документооборота в инженерных подразделениях предприятий связи может включать в себя компоненты: ведение классификаторов; автоматизации учета проводимых работ, автоматизации формирования отчетности.
В настоящее время создание автоматизированных систем документооборота является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества функционирования информационной системы и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота предприятия связи.
Целью данной работы является разработка автоматизированной системы внутриорганизационного документооборота.
Задачами работы явились:
- анализ теоретических аспектов организации систем документооборота;
- анализ организационной структуры АО «Связьтранснефть»;
- анализ бизнес-процессов технологий внутриорганизационного документооборота на предприятиях связи;
- определение задач автоматизации указанной технологии;
- определение стратегии автоматизации технологии документооборота на предприятии связи;
- постановка задач автоматизации;
- проектирование информационной системы документооборота.
Объектом исследования является ОАО «Связьтранснефть».
Предмет исследования – автоматизация внутриорганизационного документооборота.
Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в технологии мониторинга выполненных работ по техническому обслуживанию, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.

Содержание


Введение 3
1.Анализ предметной области 5
1.1. Теоретические аспекты использования системы электронного документооборота 5
1.2. Обзор технических средств использования систем электронного документооборота 9
1.3. Требования информационной безопасности при работе с системами электронного документооборота 15
2. Проектирование системы электронного документооборота 20
2.1. Общая характеристика АО «СвязьТрансНефть» 20
2.2.Анализ бизнес-процессов электронного документооборота АО «Связьтранснефть» 21
2.3. Информационная модель технологии электронного документооборота 34
2.4. Описание проекта системы электронного документооборота 50
2.5. Оценка экономической эффективности проекта 59
Заключение 64
Список использованных источников 66

Заключение

Подводя итог проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели дипломного проекта: разработана автоматизированная система внутриорганизационного документооборота АО «Связьтранснефть». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.
Так же, в рамках данной дипломной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – документооборота в инженерных подразделениях компании; помимо этого, при разработке проектных решений применялись современные технологии разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации.
В аналитической части дипломного проекта выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы ОАО «Связьтранснефть», дано описание основному бизнес-процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению.
Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла проекта. Также дана характеристика информационной архитектуре разрабатываемого проекта, построена информационная модель, проведено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.
В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.
Кроме этого, во второй главе описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта. Полученные результаты расчетов по оценке экономической эффективности свидетельствуют о целесообразности внедрения системы электронного документооборота АО «Связьтранснефть».
Хочется отметить, что разработанная система документооборота далека от совершенства. Однозначно можно сказать, что в процессе ее работы будут разрабатываться модули, позволяющие расширить функционал, обеспечить более удобную работу с системой, повысить надежность, ведь от сбоев никто не застрахован. Однако, уже сейчас можно утверждать, что система универсальна и может быть применена не только в торговых сетях, но и в организациях, где существует инженерная служба мониторинга отработки заявок.

Список использованных источников

1. АО «СвязьТрансНефть». О копмпании. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://oilnet.transneft.ru/
2. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.
3. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.
4. Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.
5. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135
6. Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 "Прикладная информатика (по обл.)", 061100 "Менеджмент орг.", 061000 "Гос. и муницип. упр."] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
7. Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)"] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
8. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям "Прикладная информатика (по обл.)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр."] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
9. Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.
10. Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.
11. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
12. Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.
13. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2013. - 464 c.
14. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
15. Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 464 c.
16. Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово-Юридическая Академия, 2008. – 124 с.
17. Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности "Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.
18. Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2009.-255 с.
19. Луенбергер, Д.Д. Информатика: учеб.-метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. междисциплинарным специальностям /Дэвид Дж. Луенбергер ; пер. с англ. Ю. Л. Цвирко под ред. д.т.н. К. К. Колина.-М.: Техносфера, 2008.-447 с.
20. Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2009.
21. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2013. - 512 c.
22. Малыхина, М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб: БХВ Петербург.2009.
23. Марков, А.С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию : [Учеб. по специальности "Прикладная математика и информатика"] /А.С. Марков, К.Ю. Лисовский.-М.: Финансы и статистика, 2009.-511 с.
24. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2010. 240 с
25. Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
26. Степанов А.Н. Информатика: учебное пособие. – СПб: Питер Пресс, 2012. – 764 с.
27. Стражева Н. С., Стражев А. В. Бухгалтерский учет. - М.: Диалог, 2008. – 252с.
28. Фаронов В.А. Delphi. Программирование на языке высокого уровня. М.: 2010
29. Фуфаев, Э.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений высшего профессионального образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
30. Хлебников, А.А. Информационные технологии: Учебник / А.А. Хлебников. - М.: КноРус, 2014. - 472 c.
31. Черников, Б.В. Информационные технологии управления: Учебник / Б.В. Черников. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 368 c.
32. Чиртик, А.А. : Программирование в Delphi /А.А.Чиртик. - СПб: Питер, 2012. – 312 с.