Автоматизация комплекса задач управления документооборотом (на примере ГК «Исток-Аудио», филиал АО «НПП «Исток» им. Шокина»)

Актуальность темы определяется тем, что многие компании, использующие традиционный бумажный документооборот, со временем ощущают, что объем бумажной документации постепенно увеличивается, что затрудняет контроль за процессами и выполнением поставленных задач. На определенном этапе количество документов достигает таких масштабов, что работники не могут физически успеть обработать все бумажные материалы. В результате единственным выходом становится переход на эффективный электронный документооборот.
На отечественном рынке, существует большой выбор программных продуктов для автоматизации документооборота. Компании, практически без труда смогут выбрать для себя оптимальное программное решение, которое будет отвечать требованиям, сумме, запросам и другим условиям по работе с документами.
В целом для компании переход на электронный документооборот дает ряд преимуществ. Электронные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, при этом экономятся деньги на бумаге, значительное время на работе с документами, обеспечивается круглосуточный доступ к документам, а также предоставляется более безопасное и удобное хранение информации. Таким образом, данные преимущества делают электронный документооборот эффективным решением для компаний, стремящихся оптимизировать свои рабочие процессы и повысить эффективность работы с документацией.
Степень разработанности темы. Технологии автоматизации комплекса задач управления документооборотом рассмотрены в работах: Д.В. Александрова, В.М. Виноградова, А.А. Черепахина, А.М. Вендрова, А.Гартвич, Е. Н. Гусева, И. Ю. Ефимова, Р. И. Коробков, К. В. Коробкова, И. Н. Мовчан, Л. А. Савельева и др. Однако, недостаточно раскрыты в теории и изучены на практике разработки собственной системы автоматизации, что определяет дальнейшее исследование в рамках ВКР.
Объектом исследования - компания АО «НПП «Исток» им. Шокина».
Предметом исследования является автоматизация документооборота.
Цель работы – разработать проектное решение автоматизации комплекса задач управления документооборотом компании АО «НПП «Исток» им. Шокина» и оценить эффективность проекта.
Задачи работы:
1. Дать общую характеристику деятельности ГК «Исток-Аудио», филиал АО «НПП «Исток» им. Шокина».
2. Определить понятие автоматизированного документооборота на предприятии.
3. Рассмотреть существующие программные продукты управления документооборотом.
4. Представить описание проектирования системы электронного документооборота.
5. Реализовать настройки и внедрение конфигурации 1С «Документооборот» в АО «НПП «Исток» им. Шокина».
6. Провести тестирование программного обеспечения.
7. Дать оценку экономической эффективности.
В качестве гипотезы исследования выступает результат, того, что разработанная система электронного документооборота позволит облегчить работу с документами, улучшит скорость в передаче их между пользователями, а также поможет сохранять их без использования серверов или облачных хранилищ.
Методами исследования в работе выступают сравнение, измерение, анализ, синтез, графическое моделирование, проектирование, экономический анализ данных.
Практическая значимость. Результаты разработанной системы автоматизации комплекса задач управления документооборотом могут быть рекомендованы к внедрению в деятельность ГК «Исток-Аудио», филиал АО «НПП «Исток» им. Шокина», так как подтверждена их практическая и экономическая эффективность.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Введение……………………………………………………………………….….3
1. Общая характеристика автоматизации комплекса задач управления документооборотом………………………………………………………………6
1.1 Общая характеристика деятельности ГК «Исток-Аудио», филиал АО «НПП «Исток» им. Шокина»………………….……………………………….6
1.2 Понятие автоматизированного документооборота на предприятии……8
1.3 Анализ программных продуктов управления документооборотом…….17
2. Проектирование автоматизации комплекса задач управления документооборотом……………………………………………………………...29
2.1 Моделирование бизнес-процессов……………………….……………….29
2.2 Описание проектирования системы электронного документооборота...33
2.3 Настройка и внедрение конфигурации 1С «Документооборот» в АО «НПП «Исток» им. Шокина»…………………………………….…………...40
2.4 Тестирование программного обеспечения…………………………….…47
3. Оценка экономической эффективности автоматизации комплекса задач управления документооборотом…………………………………………….….49
3.1 Затраты на внедрения системы электронного документооборота……..49
3.2 Расчет экономической эффективности………………………………..….51
3.3 Результат внедрение конфигурации 1С «Документооборот» в АО «НПП «Исток» им. Шокина»……………………………………………………….....52
Заключение…………………………………………………………………….....56
Список использованных источников ……………………..…………………....57
Приложения……………………………………………………………………...62

Группа компаний «Исток-Аудио» имеет множество филиалов по всей территории страны. Одним из филиалов является филиал АО «НПП «Исток» им. Шокина», который расположен по адресу Московская область, г. Фрязино, ул. Вокзальная, 2а.
В компании линейно-функциональная структура управления, которая характеризуется тем, что приказы поступают непосредственно от директора к нижестоящим сотрудникам.
В данный момент в компании все работа с документами АО «НПП «Исток» им. Шокина» происходит в большинстве случаев в традиционном (бумажном) виде. Из – за чего было отмечено, что теряются документы, работа часто превышает установленные сроки, открытый доступ. В целом, весь существующий документооборот нуждается в совершенствовании.
Все современные предприятия используют в своей деятельности систему электронного документооборота. Система электронного документооборота позволяет автоматизировать практически любые бизнес процессы на предприятии, что значительно упрощает введение бизнеса. На рынке представлены различные системы для введения электронного документооборота. Компания, в зависимости от своих требований и возможностей выбирает для себя оптимальное программное решение.
В АО «НПП «Исток» им. Шокина» основная работа с документами происходит на складе, в отделе бухгалтерии и отделе снабжения. Поэтому, для общего понимания функционирования документооборота были построины UML-диаграммы, с помощью которых было выявлено, что внедренная система документооборота будет учувствовать во вводе данных, утверждении документации, формировании документов и др.
Система электронного документооборота компании будет работать на платформе "1С: Предприятие 8". Клиент-серверный вариант работы ориентирован на использование группы пользователей.
В работе будет использована именно клиент – серверная архитектура. Все программное обеспечение будет установлено на один компьютер. Во первых, это позволит сэкономить денежные средства, а во-вторых, одного компьютера будет вполне достаточно, для полной установки.
С учётом требований было решено использовать бесплатную версию Microsoft SQL Server Expres, на основе которой произведена установка платформы 1С: Предприятие 8.3 и конфигурации 1С: Документооборот.
После настройки системы был представлен ее интерфейс и основные функции.
Проведено нагрузочное тестирование системы электронного документооборота, для оценки производительности основных процессов.
Усовершенствование существующего электронного документооборота по предложенной модели позволит сэкономить ресурсы необходимые для реализации всего жизненного цикла документооборота на предприятии.

1. ГОСТ 28195-89 Оценка качества программных средств. М.: Госстандарт СССР, 28.07.1989 / Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28.07.89 N 2507
2. ГОСТ Р 51188-98 Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство (Переиздание) / Постановлением Госстандарта России от 14 июля 1998 г. N 295
3. ГОСТ Р 51904-2002 Программное обеспечение встроенных систем. Общие требования к разработке и документированию / Постановлением Госстандарта России от 25 июня 2002 г. N 247-ст
4. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология (ИТ). Процессы жизненного цикла программных средств /Постановлением Госстандарта России от 23 декабря 1999 г. N 675-с
5. Авдошин С. М. Информатизация бизнеса. Управление рисками: учебник / С. М.Авдошин, Е. Ю. Песоцкая. – СПб.: ДМК Пресс, 2021. - 176 с.
6. Аверченков В. И. Информационные системы в производстве и экономике: учебное пособие / В. И. Аверченков, Ф. Ю. Лозбинев, А. А.Тищенко – М.: Флинта, 2023 – 274 с.
7. Автоматизированные информационные системы в экономике: учебное пособие / Г. Г. Куликов, Е. А. Дронь, М. А. Шилина, Ю. О. Багаева: Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т. – Уфа: УГАТУ, 2022. – 186 с.
8. Александров, Д. В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы: учебное пособие / Д. В. Александров – М.: Финансы и статистика, 2022 – 225 с.
9. Виноградов, В.М. Автоматизация технологических процессов и производств. Введение в специальность: Учебное пособие / В.М. Виноградов, А.А. Черепахин. - М.: Форум, 2021. - 305 c.
10. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. - М. : Финансы и статистика, 2024. – 352 с.
11. Внедрение информационных систем [Электронный ресурс]. — Ре-жим доступа: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/vnedrenie-informacionnyh- sistem/ (дата обращения: 10.05.2024).
12. Внедрение информационных систем. Основные проблемы и задачи [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://vuzlit.ru/1031707/vnedrenie_informatsionnyh_sistem (дата обращения: 14.05.2024).
13. Гартвич, А. Планирование закупок, производства и продаж в 1С: Предприятии 8.3 / А. Гартвич. – М. : 1С-Паблишинг и Питер, 2023. – 160 с.
14. Гусева, Е. Н. Информатика: учебное пособие / Е. Н. Гусева, И. Ю. Ефимова, Р. И. Коробков, К. В. Коробкова, И. Н. Мовчан, Л. А. Савельева. – Изд-во : Флинта, 2022 – 260 с.
15. Дастин, Э. Тестирование программного обеспечения. Внедрение, управление и автоматизация / Э. Дастин, Д. Рэшка, Д. Пол; Пер. с англ. М. Павлов. - М.: Лори, 2021. - 567 c.
16. Еремеев, С.В. Автоматизация технологических процессов и производств: Учебное пособие / С.В. Еремеев. - СПб.: Лань, 2020. - 136 c.
17. Евтушенко, С.И. Автоматизация и роботизация строительства: Учебное пособие / С.И. Евтушенко, А.Г. Булгаков, В.А. Воробьев, Д.Я. Паршин. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2021. - 452 c.
18. Заботина Н. Н. Проектирование информационных систем. Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям) и другим экономическим специальностям» / Н. Н. Заботина – Москва : ИНФРА-М, 2022 – 329 с.
19. Иванова, Г. С. Технология программирования: учебник / Г. С. Иванова. – М. : КноРус, 2022 – 336 c.
20. Избачков, Ю. Информационные системы : учеб. для вузов / Ю. Избачков. – 3-е изд. – СПб. : Питер, 2024. – 544 с.
21. Ильин, В. В. Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика / В. В.Ильин. – М. : «Вильямс», 2022. – 176 с.
22. Илюшечкин, В. М. Основы использования и проектирования баз данных : учеб. пособие / В. М. Илюшечкин. - М. : Юрайт, 2024 – 213 c.
23. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник для бакалавров / В. В. Трофимов. – М. : Юрайт, 2024 – 521 с.
24. Информационные системы и технологии управления: учебник / под ред. Г. А.Титоренко. - 3-е изд., перераб и доп. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2021. – 591 c.
25. Исаев Г. Н. Информационные технологии: учебное пособие / Г. Н. Исаев. – Изд-во : Омега-Л, 2022 – 464 с.
26. Информация о сайте [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://2ip.ru/analizator/ (дата обращения: 30.05.2024).
27. Катаев С. М. Программирование в 1С: Предприятие 8.3 / С. М. Катаев, Ю. А. Сергиенко. - Санкт-Петербург : Питер, 2021. - 304 с.
28. Клепиков, В.В. Автоматизация производственных процессов: Учебное пособие / В.В. Клепиков, А.Г. Схиртладзе, Н.М. Султан-заде. - М.: Инфра-М, 2021. - 351 c.
29. Клепиков, В.В. Автоматизация производственных процессов: Учебное пособие / В.В. Клепиков, Н.М. Султан-заде, А.Г. Схиртладзе. - М.: Инфра-М, 2021. - 224 c.
30. Косиненко Н. С. Информационные системы и технологии в экономике. Учебное пособие / Н. С. Косиненко, И. Г. Фризен - Москва : Дашков и К , 2022 - 303 с.
31. Кузнецов, С. Д. Базы данных. Модели и языки / С. Д. Кузнецов. – СПб. : Бином-Пресс, 2022. – 720 с.
32. Клюев, А.С. Автоматизация настройки систем управления / А.С. Клюев, В.Я. Ротач, В.Ф. Кузищин. - М.: Альянс, 2021. - 272 c.
33. Лещёв В. А. Эффективность применения CRM-системы // Молодой ученый. — 2021. — №12. — С. 165-168.
34. Мухин, О.А. Автоматизация производства: Учебное пособие для вузов / О.А. Мухин. - М.: Альянс, 2021. - 304 c.
35. Павлючков, С.А. Автоматизация производства (металлообработка): Рабочая тетрадь: Учебное пособие / С.А. Павлючков. - М.: Академия, 2022. - 304 c.
36. Павлючков, С.А. Автоматизация производства (металлообработка): Рабочая тетрадь / С.А. Павлючков. - М.: Academia, 2023. - 160 c.
37. Петровский, В.С. Автоматизация технологических процессов и производств строительного комплекса: Учебник / В.С. Петровский. - М.: Академия, 2022. - 256 c.
38. Петровский, В.С. Автоматизация технологических процессов и производств строительного комплекса: Учебник / В.С. Петровский. - М.: Academia, 2020. - 208 c.
39. Справочное руководство по MySQL 4.0 [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.mysql.ru/docs/mysql-man-4.0- ru/introduction.html#features(дата обращения 04.05.2024)
40. Стандартизация бизнес процессов компании — назначение и применение: под ред. В.В. Льва // Электрон. дан. Режим доступа URL: https://bank-explorer.ru/optimizaciyaprocessov/standartizaciya-processov.html (дата обращения 04.05.2024)
41. Скрябин, В.А. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учебник / В.А. Скрябин, А.Г. Схиртладзе, А.Е. Зверовщиков, М . - М.: Инфра-М, 2021. - 384 c.
42. Тихонов, А.Ф. Автоматизация и роботизация технологических процессов в строительстве: Учебное пособие / А.Ф. Тихонов. - М.: АСВ, 2021. - 464 c.
43. Реинжиниринг бизнес-процессов: учебник / Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Ильдеменов, А. Д. Киселев; под ред. Н. М. Абдикеева, Т. П. Данько.– М: Эксмо, 2021. – 592 с.
44. Фельдштейн, Е.Э. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учебное пособие / Е.Э. Фельдштейн, М.А. Корниевич. - М.: Academia, 2021. - 160 c.
45. Фельдштейн, Е.Э. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учебное пособие / Е.Э. Фельдштейн, М.А. Корниевич. - М.: Инфра-М, 2022. - 208 c.
46. Фельдштейн, Е.Э. Автоматизация производственных процессов в машиностроении / Е.Э. Фельдштейн, М.А. Корниевич. - Вологда: Инфра-Инженерия, 2020. - 264 c.
47. Шишмарев, В.Ю. Автоматизация производственных процессов в машиностроении: Учебник / В.Ю. Шишмарев. - Рн/Д: Феникс, 2022. - 64 c.
48. Что такое ERP система [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://habr.com/company/trinion/blog/333018/ (дата обращения: 29.05.2025).
49. CRM «Простой бизнес». Официальный сайт CRM «Простой бизнес». Режим доступа: https://www.prostoy.ru/ (дата обращения 23.04.2024)
50. CRM Системы. Общий обзор: [Электронный документ]. – (http://ocnova.ru/crmsistemy-obshhij-obzor). (дата обращения 23.04.2024)
50. CRM-технология взаимодействия с клиентами | CRM-программы. Внедрение CRM-системы на предприятии | Библиотека статей и документов: Режим доступа – http://asu21.ru/crmtech.htm (дата обращения 25.04.2024)