NTT1300: Системы электронного документооборота (Региональный Финансово-Экономический Техникум)

Основные понятия о системах электронного документооборота
Задание 1
Отметьте верные варианты.
Из перечисленных организаций, с наибольшей вероятностью, пользователями СЭД являются:
банк “СитиN Банк”
Завод “Первый N-ский Промышленный зазод”
ООО “Помощь бухгалтеру”
Комитет по здравоохранению города N
Торговая точка по продаже мороженного в центре N-ска
Магазин “Продукты”
Задание 2
Дайте определение понятия система электронного документооборота?
Система, обеспечивающая движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных
Организация движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями
Процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечение контроля над потоками документов в организации
Задание 3
Что представляет собой Концепция ЕСМ?
управление корпоративным содержимым
управление бизнес-процессами
обеспечение коллективной работы над документами
управление электронным документооборотом
Задание 4
Какие из перечисленных предложений не являются преимуществами использования СЭД?
Увеличение производительности труда персонала
Выведение из оборота предприятия бумажных документов
Повышение квалификации сотрудников
Коллективная работа над документами
Снижение стоимости хранения бумажных архивов
Задание 5
Какая из перечисленных схем наиболее точно описывает классификацию СЭД?
рис.1

рис.2

рис.3

рис.4

рис.4
рис.1
рис.2
рис.3

Технологии электронного документооборота

Задание 1
С точки зрения механизмов публикации, если потребовалось что-то изменить в готовом и опубликованном документе, то...
эти действия протоколируются, система сохранит все предыдущие варианты
на основе опубликованной версии создается новый документ и начинается новый жизненный цикл
документ снова вернется на стадию черновика для редактирования, а опубликованная версия сохранится в неизменном виде
применяется техника блокировки редактируемых документов
Задание 2
Сформулируйте предложения корректно.
Хранение документов в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа.
При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги.
Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов, могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам.
Задание 3
Перечислите фундаментальные компоненты, из которых складывается функциональность любой СЭД?
Отчеты
Интеграция с внешними приложениями
Управление документами в хранилище
Публикации информации в сетях
Администрирование
Поиск
Маршрутизация документов
Работа с атрибутами документа
Задание 4
Расставьте в соответствующем порядке этапы жизненного цикла документа.
Фиксация нового документа в карточке учета
Редактирование и коллективная работа над документом
Публикация
Хранение в электронном архиве
Задание 5
Что понимается под “Правильной” СЭД?
Оптимальная по соотношению цены и функциональности
Обеспечивающая управляемость и прозрачность деятельности предприятия
Открытая среда, максимально подверженная адаптация под конкретные нужды, но при этом не сложная в установке и сопровождении

Анализ современного состояния мирового рынка СЭД

Задание 1
Какая основная тенденция развития рынка систем управления корпоративным контентом и электронного документооборота на сегодняшний день?
стабильный рост
резкий рост
спад
Задание 2
Назовите основные глобальные тренды СЭД?
интеграция с портальными технологиями
мобильность
полный переход к безбумажному документообороту
универсальность решений для крупных предприятий по управлению всей их корпоративной информацией
web-ориентированность
Задание 3
Выберите верные утверждения, относительно Российского рынка СЭД?
Процесс перехода к безбумажному документообороту идет уверенно, но не быстрыми темпами
ECM-системы в России постепенно выходят за рамки делопроизводства
В России СЭД используются повсеместно для решения широкого круга задач и для организации бизнес-процессов
Развитие СЭД в России идет в целом в направлении расширения функционала, описываемого концепцией ECM
Все Российские СЭД в основном предназначены для решения задач автоматизации делопроизводства
Задание 4
Одной из важных задач является хранение информации в СЭД. Исходя из чего определяется выбор той или иной технологии?
В зависимости от концепции выбранной СЭД
Исходя из индивидуальной стратегии управления информацией в организации
Исходя и действий пользователей
Исходя из объема информации, сроков хранения, параметров доступа к ней пользователей, требуемых уровней надежности и безопасности
Задание 5
Дайте определение понятию решения по интеграции СЭД?
средства, позволяющие объединить в единое информационное пространство СЭД, построенные на различных платформах
единые стандарты по обмену данными в web для всех СЭД
стандартизация протоколов СЭД

Интеграция СЭД с другими приложениями

Задание 1
Назовите основные способы интеграции СЭД и CRM-приложений?
использование компонентных моделей
применение компонент ПО промежуточного слоя
заключение соглашений с CRM-вендорами
создание шаблонных приложений
Задание 2
Основным приемуществом интеграции СЭД с ERP-системами является:
технологии управления электронными документами после внедрения ERP-систем
предоставление возможности для пользователей работать в среде привычных им приложений
преимущество использования одной СЭД для доступа ко всем документам
унаследованные приложения управления документооборотом
Задание 3
Какие технологии используются в CЭД для обеспечения оптимальных вариантов по интеграции с корпоративными приложениями на различных платформах?
EAI
J2EE
XML
объектные модели COM
BEA WebLogic
web 2.0
Задание 4
Что представляет собой ERP-система?
система управления взаимоотношениями с клиентами
система планирования ресурсов предприятия
система электронного документооборота предприятия
Задание 5
Что представляет собой CRM-система?
система электронного документооборота предприятия
система управления взаимоотношениями с клиентами
система планирования ресурсов предприятия

СДАНО НА 100%.
Темы:
1. Основные понятия о системах электронного документооборота.
2. Технологии электронного документооборота.
3. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД.
4. Интеграция СЭД с другими приложениями.
5. Особенности выбора СЭД.
6. Основные особенности внедрения СЭД.
7. Оценка эффективности.

Особенности выбора СЭД

Задание 1
По каким основным характеристикам (их пять) стоит проводить сравнение и анализ при выборе СЭД?
Стоимость и сроки внедрения
Надежность
Суммарные затраты на приобретение системы
Безопасность
Основные возможности, позволяющие решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами
Стоимость и сроки обучения персонала для работы с СЭД
Инструментарий для настройки и уровень сложности внедрения системы
Бизнес-процессы предприятия, для которого выбиратся СЭД
Задание 2
На какие аспекты (их три) стоит обращать особое внимание при выборе поставщика СЭД?
наличие достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки
финансовая состоятельность поставщика
опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях
возможность доработки СЭД в разумные сроки
ценовая политика компании
предоставляемые средства защиты информации
Задание 3
Выбор СЭД в каждом конкретном случае зависит от...
количества сотрудников в компании
финансовых возможностей компании-заказчика
структуры и бизнес-процессов компании-заказчика
универсальности ее использования
Задание 4
Какие 3 из перечисленных факторов не являются важными при выборе СЭД?
технические требования к системе
суммарные затраты на приобретение системы
сроки обучения сотрудников
услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками
сложность внедрения
распространенность системы
сроки внедрения
Задание 5
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из ...
затрат на внедрение и сопровождение системы
стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения
общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы
стоимости лицензий программного продукта, услуг специалистов по внедрению и сопровождеию, стоимости обучения персонала

Основные особенности внедрения СЭД

Задание 1
Вы являетесь сотрудником крупной консалтинговой компании, ответственным за приобретение, внедрение и запуск СЭД. В вашей организации примерно 200 рабочих мест, поток производимых документов, по статистическим данным, примерно 40-50 страниц на одного сотрудника в день.
Какую систему для сканирования и распознавания документов вы приобретете?
выделенный сервер для обработки, конвертации и распознавания изображений
интеграцию с одной из существующих систем ввода и распознавания изображений
сканеры с автоподатчиком и установленную копию ПО по обработке и распознаванию документов на каждом рабочем месте
Задание 2
Назовите основные особенности внедрения СЭД в промышленных структурах:
необходимость интеграции с АСУ, с системами САПР
переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий
территориальной разобщенность
работа со специализированными и инженерными документами
слабая стандартизация
Задание 3
Вы являетесь сотрудником комитета по имуществу города N-ска, ответственным за приобретение, внедрение и запуск СЭД. В данной организации существует архив регистрационных документов за последние 100 лет, 50 рабочих мест, ежемесячный поток создаваемых документов по различным направлениям работы (с различными сроками хранения) около 2500 страниц.
Какую систему для сканирования и распознавания документов вы приобретете?
сканеры с автоподатчиком и установленную копию ПО по обработке и распознаванию документов на каждом рабочем месте
интеграцию с одной из существующих систем ввода и распознавания изображений
массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений
Задание 4
Кто такие ”производители документов”?
крупные предприятия, как правило государственные структуры
предприятия, которые могут быть небольшими, но которые интенсивно создают документы
предприятия, деятельность которых связана с высокой ответственностью участников технологического процесса за результат
Задание 5
Расположите в правильном порядке основные этапы внедрения СЭД на предприятии.
Анализ бизнес-процессов предприятия
Разработка информационно-функциональной модели предприятия
Конфигурация аппаратно-программных средств
Выполнение пилотного проекта
Адаптация и настройка СЭД
Перенос и конвертация данных из унаследованных систем
Обучение сотрудников
Сдача СЭД в промышленную эксплуатацию
Сопровождение

Оценка эффективности

Задание 1
Из каких факторов складывается стоимость сбереженного рабочего времени?
эффективный поиск информации
формализация и контроль исполнительской дисциплины
автоматизация бизнес-процессов
уменьшение трудозатрат сотрудников
повторное использование существующих документов
экономия средств
Задание 2
Рассчитайте прямой эффект от внедрения СЭД на 1 человека в год, при следующих данных:
• cредняя зарплата сотрудника 500$,
• количество рабочих дней - 21,
• производительность труда сотрудника возросла на 7%
• ускорение бизнес-процессов - на 5%
• в связи со спецификой предприятия, общая экономия времени, в т.ч. благодаря возможности повторного использования документа - 15%
более 1500$
1920$
менее 1500$
Оцените примерный срок окупаемости системы при описанных условиях, допустив, что собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы у предприятия отсутствует и расходы на внедрение СЭД составят порядка 31000$, за 5-6 месяцев работы сотрудников компании-поставщика, а расходы на сопровождение - 200$ в месяц? При этом, стоимость одной лицензии ПО порядка 250$, стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения системы, составляет 6000$. Предполагается автоматизировать 50 рабочих мест.
примерно 2.5 - 3 года
примерно 1.5 - 2 года
менее 1 года
Задание 3
Эффект от внедрения СЭД бывает двух видов:
прямой
косвенный
функциональный
экономический