Автоматизация документооборота организации ООО ЧОП "Сайга"

Бумажный документооборот постепенно изживает себя. Он требует неоправданно большого количества ресурсов: времени и денег. Всего одна ошибка в официальном документе может запустить весь цикл работы с самого начала. Бумаги теряются, их тяжело и затратно хранить, сложно систематизировать. Многие из этих проблем могут быть решены за счет использования электронных документов.
С точки зрения классической науки электронным документом считается информация, зафиксированная на материальном носителе, для передачи которой во времени и пространстве с целью хранения и использования используются средства вычислительной техники и электросвязи. Данный вид документов обладает технологической спецификой. Информация, в той форме, в которой она зафиксирована, не может восприниматься человеком. Для этого требуется процесс декодирования. Действующее законодательство РА, в свою очередь, определяет электронные документы как “документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием вычислительных машин, а также для передачи по информационно¬телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах”. Как секретарю создать электронный архив документов Любой электронный документ должен соответствовать следующим условиям: быть созданным, обрабатываться, храниться и передаваться с использованием программных и технических средств; иметь установленную законом структуру и включать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; иметь понятную для восприятия человеком форму представления.
Электронные документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, фактически приравниваются к ним. Г арантами юридической силы считаются: соответствие формату;
наличие обязательных реквизитов (наименование, порядковый номер, название организации-составителя, место создания и подписания и т.д.);
электронно-цифровая подпись (ЭЦП), полученная в законодательно установленном порядке;
применение ЭЦП сертифицированными средствами телекоммуникаций;
наличие соглашения сторон о ее применении или регламента, определяющего порядок ведения цифровой документации.
Преимущества электронных документов. В современном делопроизводстве используются в первую очередь для того, чтобы повысить эффективность и скорость процессов документооборота. При этом отказ от бумажной документации нельзя считать основной целью. К сожалению, в отечественном делопроизводстве электронный документооборот во многом приравнивается к управлению служебными бумагами средствами современных технологий. По сути же это понятие подразумевает оборот цифровой документации. При этом она находится в электронной форме на всех стадиях своего жизненного цикла: от момента создания до передачи на хранение в архив. На данный момент большая часть таких документов обращается внутри компании. Степень готовности современного общества и его структур к повседневному использованию новых технологий довольно невысока. Делопроизводство все еще имеет смешанный характер, а всевозможные системы электронного документооборота (СЭД) до сих пор находятся в стадии развития и укоренения в организационной структуре предприятий. Тем не менее, использование электронных документов имеет ряд неоспоримых преимуществ.
1. Снижение затрат на управление документационными потоками и архивное хранение. Бумажный документооборот может быть очень трудоемким и дорогостоящим, учитывая все существующие требования к хранению и передаче документации. В цифровой среде эти процессы могут быть автоматизированы.
2.Экономия времени за счет повышения эффективности сотрудников. Использование СЭД освобождает сотрудников от бумажной работы, т.е. экономит их время, позволяя уделять больше внимания основным обязанностям.
3. Возможность быстрого поиска. Индексирование, использование
метаданных и полнотекстового поиска значительно ускоряет процесс поиска. Это, в свою очередь, повышает эффективность многих административных процессов.
4. Систематизация Использование тегов, категорий и подкатегорий, метаданных не только упрощают поиск, но и позволяют систематизировать массив данных для их организованного хранения.
5. Не зависящий от времени и места доступ к документации. Облачные хранилища позволяют осуществлять доступ в любое время в любом месте, независимо от используемого устройства. Передача электронных документов в архив организации
6. Централизованное хранение Системы электронного документооборота, основанные на облачных технологиях, позволяют хранить огромные массивы данных. Даже если компания обладает сложной организационной структурой и большими объемами документальных потоков, любая информация может быть своевременно найдена.
7. Высокая степень защиты информации Данные в цифровом формате легче защитить от несанкционированного доступа и изменения. Строгая политика контроля и безопасности позволяет передавать конфиденциальную информацию без риска ее разглашения. Кроме того, информация в цифровом формате гораздо меньше подвержена риску уничтожения в силу непреодолимых обстоятельств: стихийного бедствия или пожара.
8. Возможность совместного использования Возможность совместной работы нескольких сотрудников (просмотр, редактирование и согласование) значительно ускоряет многие управленческие процессы.
9. Контроль версий Использование современной СЭД позволяет решить проблемы актуальности информации. Сотрудник всегда сможет найти последнюю версию, даже при наличии нескольких вариантов.
10. Снижение влияния человеческого фактора Электронный документооборот позволяет практически полностью исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, в основном, потери служебной документации.
Данные обстоятельства обуславливают актуальность темы дипломного проекта: «Автоматизация документооборота организации».
Дипломный проект посвящен проектированию и методике разработки автоматизированной системы электронного документооборота частной охранной организации ООО ЧОП «САЙГА» на базе 1С: Предприятие.
Целью дипломного проекта является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.
Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
- дать технико-экономическую характеристику предметной области и организации;
- охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации;
- анализировать существующие разработки, обосновать проектные
решения;
- разработать проект автоматизации;
- обосновать экономическую эффективность проекта.
Объект исследования: ООО ЧОП «САЙГА» - частное охранное предприятие, предоставляющее услуги по охране государственных (муниципальных) учреждений.
Предмет исследования: автоматизация документооборота организации ООО ЧОП «САЙГА».
Методами исследования являются: наблюдение, анализ документации, статистические данные.
Реализация автоматизированной системы документооборота осуществляется с помощью программного продукта «1С: Предприятие».
При написании дипломного проекта были изучены труды российских и зарубежных авторов, монографии, научная и учебная литература, реферативная и обзорная информация, периодические издания, электронные ресурсы, материалы научно-практических конференций.
Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает практическую значимость работы.
В первой главе дипломного проекта представлены: технико-экономическая характеристика предметной области и организации, анализ рисков информационной безопасности, характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости совершенствования системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации в организации, выбор защитных мер
Во второй главе представлены: комплекс организационных мер обеспечения информационной безопасности и защиты информации предприятия, комплекс проектируемых программно-аппаратных средств обеспечения информационной безопасности и защиты информации организации.
В третьей главе дается обоснование экономической эффективности проекта. В заключении сформулированы основные результаты дипломного проекта.

Введение 7
I Аналитическая часть 12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ
деятельности «КАК ЕСТЬ» 12
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 18
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 23
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации..27
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес
процессов 27
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 33
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения
задачи 36
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации40
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО
БЫТЬ» 47
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 47
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 51
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобрете ния ИС для автоматизации задачи 53
1.4. Обоснование проектных решений 54
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 54
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 66
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 72
II Проектная часть 74
2.1. Разработка проекта автоматизации 74
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 74
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 82
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации 83
2.2. Информационное обеспечение задачи 85
2.2.1. Информационная модель и её описание 85
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 87
2.2.3. Характеристика результатной информации 88
2.3. Программное обеспечение задачи 90
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 90
2.3.2. Характеристика базы данных 94
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 96
2.3.4. Описание программных модулей 101
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 121
III Обоснование экономической эффективности проекта 123
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 123
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 126
Заключение 135
Список использованной литературы 138
Приложения 140

Бумажный документооборот постепенно изживает себя. Он требует неоправданно большого количества ресурсов: времени и денег. Всего одна ошибка в официальном документе может запустить весь цикл работы с самого начала. Бумаги теряются, их тяжело и затратно хранить, сложно систематизировать. Многие из этих проблем могут быть решены за счет использования электронных документов.
С точки зрения классической науки электронным документом считается информация, зафиксированная на материальном носителе, для передачи которой во времени и пространстве с целью хранения и использования используются средства вычислительной техники и электросвязи. Данный вид документов обладает технологической спецификой. Информация, в той форме, в которой она зафиксирована, не может восприниматься человеком. Для этого требуется процесс декодирования. Действующее законодательство РА, в свою очередь, определяет электронные документы как “документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием вычислительных машин, а также для передачи по информационно¬телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах”. Как секретарю создать электронный архив документов Любой электронный документ должен соответствовать следующим условиям: быть созданным, обрабатываться, храниться и передаваться с использованием программных и технических средств; иметь установленную законом структуру и включать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; иметь понятную для восприятия человеком форму представления.
Электронные документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, фактически приравниваются к ним. Г арантами юридической силы считаются: соответствие формату;
наличие обязательных реквизитов (наименование, порядковый номер, название организации-составителя, место создания и подписания и т.д.);
электронно-цифровая подпись (ЭЦП), полученная в законодательно установленном порядке;
применение ЭЦП сертифицированными средствами телекоммуникаций;
наличие соглашения сторон о ее применении или регламента, определяющего порядок ведения цифровой документации.
Преимущества электронных документов. В современном делопроизводстве используются в первую очередь для того, чтобы повысить эффективность и скорость процессов документооборота. При этом отказ от бумажной документации нельзя считать основной целью. К сожалению, в отечественном делопроизводстве электронный документооборот во многом приравнивается к управлению служебными бумагами средствами современных технологий. По сути же это понятие подразумевает оборот цифровой документации. При этом она находится в электронной форме на всех стадиях своего жизненного цикла: от момента создания до передачи на хранение в архив. На данный момент большая часть таких документов обращается внутри компании. Степень готовности современного общества и его структур к повседневному использованию новых технологий довольно невысока. Делопроизводство все еще имеет смешанный характер, а всевозможные системы электронного документооборота (СЭД) до сих пор находятся в стадии развития и укоренения в организационной структуре предприятий. Тем не менее, использование электронных документов имеет ряд неоспоримых преимуществ.
1. Снижение затрат на управление документационными потоками и архивное хранение. Бумажный документооборот может быть очень трудоемким и дорогостоящим, учитывая все существующие требования к хранению и передаче документации. В цифровой среде эти процессы могут быть автоматизированы.
2.Экономия времени за счет повышения эффективности сотрудников. Использование СЭД освобождает сотрудников от бумажной работы, т.е. экономит их время, позволяя уделять больше внимания основным обязанностям.
3. Возможность быстрого поиска. Индексирование, использование
метаданных и полнотекстового поиска значительно ускоряет процесс поиска. Это, в свою очередь, повышает эффективность многих административных процессов.
4. Систематизация Использование тегов, категорий и подкатегорий, метаданных не только упрощают поиск, но и позволяют систематизировать массив данных для их организованного хранения.
5. Не зависящий от времени и места доступ к документации. Облачные хранилища позволяют осуществлять доступ в любое время в любом месте, независимо от используемого устройства. Передача электронных документов в архив организации
6. Централизованное хранение Системы электронного документооборота, основанные на облачных технологиях, позволяют хранить огромные массивы данных. Даже если компания обладает сложной организационной структурой и большими объемами документальных потоков, любая информация может быть своевременно найдена.
7. Высокая степень защиты информации Данные в цифровом формате легче защитить от несанкционированного доступа и изменения. Строгая политика контроля и безопасности позволяет передавать конфиденциальную информацию без риска ее разглашения. Кроме того, информация в цифровом формате гораздо меньше подвержена риску уничтожения в силу непреодолимых обстоятельств: стихийного бедствия или пожара.
8. Возможность совместного использования Возможность совместной работы нескольких сотрудников (просмотр, редактирование и согласование) значительно ускоряет многие управленческие процессы.
9. Контроль версий Использование современной СЭД позволяет решить проблемы актуальности информации. Сотрудник всегда сможет найти последнюю версию, даже при наличии нескольких вариантов.
10. Снижение влияния человеческого фактора Электронный документооборот позволяет практически полностью исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, в основном, потери служебной документации.
Данные обстоятельства обуславливают актуальность темы дипломного проекта: «Автоматизация документооборота организации».
Дипломный проект посвящен проектированию и методике разработки автоматизированной системы электронного документооборота частной охранной организации ООО ЧОП «САЙГА» на базе 1С: Предприятие.
Целью дипломного проекта является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.
Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
- дать технико-экономическую характеристику предметной области и организации;
- охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации;
- анализировать существующие разработки, обосновать проектные
решения;
- разработать проект автоматизации;
- обосновать экономическую эффективность проекта.
Объект исследования: ООО ЧОП «САЙГА» - частное охранное предприятие, предоставляющее услуги по охране государственных (муниципальных) учреждений.
Предмет исследования: автоматизация документооборота организации ООО ЧОП «САЙГА».
Методами исследования являются: наблюдение, анализ документации, статистические данные.
Реализация автоматизированной системы документооборота осуществляется с помощью программного продукта «1С: Предприятие».
При написании дипломного проекта были изучены труды российских и зарубежных авторов, монографии, научная и учебная литература, реферативная и обзорная информация, периодические издания, электронные ресурсы, материалы научно-практических конференций.
Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает практическую значимость работы.
В первой главе дипломного проекта представлены: технико-экономическая характеристика предметной области и организации, анализ рисков информационной безопасности, характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости совершенствования системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации в организации, выбор защитных мер
Во второй главе представлены: комплекс организационных мер обеспечения информационной безопасности и защиты информации предприятия, комплекс проектируемых программно-аппаратных средств обеспечения информационной безопасности и защиты информации организации.
В третьей главе дается обоснование экономической эффективности проекта. В заключении сформулированы основные результаты дипломного проекта.

1. Закон РА об Электронном документообороте и электронной цифровой записи http://www.parliament.am/
2. Закон РА об Обществах с ограниченной ответственностью http://www.parliament. am/
3. Ажеронок В.А. Как настраивать «1С:Предприятие 8.2» при внедрении / В.А. Ажеронок. - 1С-Паблишинг, 2010, 217с.
4. Аппаратное обеспечение вычислительных систем / Д.В. Денисов, В.А. Артюхин, М. Ф. Седненков; под ред. Д.В. Денисова. - М.: Маркет ДС, 2010 - 184 с. (Университетская серия.)
5. Баласанян В. Документы и процессы их обработки будут «жить» в «облаках». Статья-интервью. 2013.
6. // http://pda.cnews.ru/reviews/index.shtml72013/01/24/516504_1
7. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота
8. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
9. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004
10. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server.
- М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с.
(Университетская серия).
11. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика. /Обзорные статьи. 2012 //http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2986/
12. Мошкова Н. Как повысить эффективность внедрения и использования СЭД в организации. //Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». 2012.
13. Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2011. - №3. - 112с.
14. Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2010. - №11. - 73с.
15. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, организации и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.
16. Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2012. [Электронный ресурс]. - 2012. - Режим доступа: http://ais.rissoft.ru/6.html (дата обращения: 15.05.2013).
17. Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.2. Практическое пособие
разработчика. Примеры и типовые приемы / М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. - 1С- Паблишинг, 2010.
18. «1С:Предприятие». Материал из Википедии — свободной энциклопедии [Электронный ресурс
19. Управляем организации, № 1(36), январь 2014. Н. Бурцева, Актуальные тенденции на рынке СЭД
20. Управляем организации, № 2 (37), февраль 2014. Н. Тимофеев, Создание единого информационного пространства в организации
21. Устройство и функционирование информационных систем. Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов., Учебное пособие. М. : ФОРУМ : НИЦ ИНФРА-М, 2012. 448 с.