Анализ новых форм и методов проведения совещаний и конференций

Актуальность темы. Совещания, как форма коллективного обсуждения проблем и выработки путей их решения, имеют важное значение в организации деятельности органов государственной власти, которая по своей специфике зачастую связана с решением сложных межведомственных, межотраслевых задач. Государственное управление предполагает разработку и принятие управленческих решений, которые затрагивают интересы широких слоев населения, множества организаций, различных социальных групп. Кроме того, органы государственной власти сами по себе являются достаточно крупными организациями со сложной внутренней структурой, эффективное взаимодействие элементов которой также требует систематического проведения совместных мероприятий для открытого обсуждения целей и задач, стоящих перед отдельными структурными подразделениями и органом государственной власти в целом, определения способов их достижения, оценки достигнутых результатов.
Органы законодательной (представительной) власти по своей природе и правовому статусу являются коллегиальными органами, принимающими решения на основе коллективного обсуждения путем голосования. Проведение заседаний и рабочих совещаний в таких органах государственной власти достаточно четко регламентировано законодательными и иными нормативными правовыми актами, а также внутренними регламентами их работы. Случаи и процедуры коллективного обсуждения и принятия решений в судебных органах также жестко регламентированы действующим гражданско–процессуальным и арбитражно–процессуальным законодательством. Что же касается органов исполнительной власти, то в подавляющем большинстве случаев такие органы основаны на принципе единоначалия. В результате проведение совещаний в органах исполнительной власти является в большей степени одним из инструментов организации процессов планирования, разработки управленческих решений и контроля за их исполнением, чем формой организации деятельности. Используемые в различных органах исполнительной власти подходы к организации проведения совещаний, определяющие случаи и порядок проведения совещаний, их виды и периодичность, круг участников, тематику выносимых для коллективного обсуждения вопросов, достаточно разнообразны и во многом определяются стилем высшего руководства и сложившимися организационными традициями. При этом недостаточное использование в органах исполнительной власти научно–обоснованного подхода к организации проведения рабочих совещаний, опирающегося на достижения современных исследований в области менеджмента, социальных коммуникаций, технологий разработки и принятия управленческих решений, приводит к низкой эффективности результатов совещаний, негативному восприятию их со стороны государственных служащих.
На современном этапе развития системы государственного управления рабочие совещания в органах исполнительной власти могут и должны быть эффективным инструментом для разработки управленческих решений, получения информации, координации и согласования действий структурных подразделений, анализа результатов их деятельности. Результативность проведения рабочих совещаний на 90 % зависит от правильного алгоритма его организации, чем и определяется актуальность темы дипломного проекта.
Степень изученности темы. Отдельные аспекты проблематики организации совещаний нашил отражение в научных исследованиях отечественных ученых в таких областях науки как менеджмент и социальная психология. Так в работах Ю.М.Козлова, А.В.Морозова, Л.А.Степановой, И.М.Суханова обобщены разработанные в отечественной практической психологии правила организации принятия коллективных решений, которые с успехом могут быть применены при подготовке и проведении совещаний . В исследованиях Д.Н.Бахраха, А.Н.Колесникова, В.С.Кукушина, В.И.Курбатова, О.А.Митрошенко и Н.И. Прокофьева, посвященных вопросам подготовки к деловым переговорам, даются рекомендации по определению докладчиков на коллективных мероприятиях, анализируются требования, которым должен отвечать выступающий на совещании для эффективного восприятия аудиторией его доклада . Вопросы организации эффективного делового общения, коллективного обсуждения проблем и принятия управленческих решений затрагиваются в исследованиях В.Н.Лавриненко, И.В.Липсица, Е.Л.Масловой, А.К.Семенова, Ю.А.Тихомирова . В то же время отдельные комплексные исследования, посвященные вопросам планирования, подготовки, проведения, документального оформления результатов совещаний, как формы внутриорганизационного и межведомственного взаимодействия и коллективной разработки решений, на сегодняшний день фактически отсутствуют.
Таким образом, анализ научной литературы позволяет сделать вывод о недостаточной теоретико–методологической разработке в отечественной науке проблемы эффективной организации совещаний, особенно в органах исполнительной власти с учетом специфики их деятельности по сравнению с коммерческими структурами.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью повышения эффективности и результативности проведения совещаний в органах исполнительной власти недостаточной разработанностью практических рекомендаций по совершенствованию организации проведения совещаний и внедрению современных совещательных практик в деятельность органов исполнительной власти.
В качестве основной гипотезы дипломного исследования выступает предположение о том, что низкая эффективность и результативность проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти связана с отсутствием регламентов проведения совещаний, разработанных на основе современных, научно-обоснованных принципов, методов и технологий организации проведения совещаний.
Объект исследования – внутриорганизационные процессы в органах исполнительной власти.
Предмет исследования – процесс организации проведения рабочих совещаний в Управе «Академический» Москвы.
Цель дипломного проекта - разработать рекомендации по совершенствованию организации проведения совещаний в органах исполнительной власти.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
– изучить теоретические основы проведения рабочих совещаний;
– проанализировать практику проведения рабочих совещаний в Управе «Академический» Москвы;
– определить направления совершенствования организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Москвы.
Теоретико–методологическую основу дипломного проекта составляют системный подход к исследованию социально–экономических явлений и процессов, ключевые положения трудов отечественных и зарубежных ученых в области менеджмента, социальной психологии, теории государственного управления. При проведении анализа практической деятельности органа исполнительной власти Москвы по организации проведения совещаний использовались положения деятельностного, комплексного, сущностного подходов. Также применены общенаучные методы теоретического исследования, такие как абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция, моделирование, и методы эмпирического исследования: опрос, анализ данных, наблюдение. Обработка эмпирических данных осуществлялась посредством методов математической статистики.
Эмпирическую базу исследования составляют:
– официальные документы: законодательные и другие нормативные акты федерального и областного уровней, внутренние регламентирующие документы Управы «Академический» Москвы ;
– научные источники в виде данных и сведений из книг, публикаций в периодической печати, информационных материалов, размещенных в сети Интернет;
– документы и аналитические материалы, предоставленные Управой «Академический» Москвы, в том числе протоколы совещаний, телефонограммы, повестки дня совещаний, доклады и другие документы;
- результаты проведенного среди сотрудников Управы «Академический» Москвы социологического исследования по теме: «Совершенствование организации проведения совещаний в органах исполнительной власти Москвы».
Научно–практическая значимость дипломного проекта обусловлена тем, что содержащиеся в нем выводы, предложения и рекомендации могут быть применены при осуществлении практических мероприятий по совершенствованию организации проведения совещаний в органах исполнительной власти федерального и регионального уровней и органах муниципального управления.
Структура дипломного проекта представлена введением, тремя разделами, заключением, списком источников и литературы.

ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ 8
РАЗДЕЛ II. ПРАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В УПРАВЕ «АКАДЕМИЧЕСКИЙ» МОСКВЫ 29
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ МОСКВЫ 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66

Совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.
К основным условиям эффективности и результативности проведения совещаний в любой организации, в том числе и в органе исполнительной власти, относятся: четкая организация в части заблаговременного планирования совещания, определения его целей, тематики, состава участников; наличие повестки дня совещания; определение (назначение) председательствующего на совещании, секретаря, ведущего протокол и участников, ответственных за вопросы повестки дня; обеспечение заблаговременного информирования участников совещания о дате, времени, месте, повестке дня совещания, предоставление им необходимых материалов по вопросам, выносимым на обсуждение; ведение протокола совещания, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня; утверждение и направление протокола всем участникам и исполнителям в кратчайшие сроки после проведения совещания; четкий контроль исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины; накопление протоколов и материалов совещаний в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов; наличие регламента организации и проведения совещаний.
Анализ практики проведения совещаний в Управе «Академический» Москвы, являющемся
уполномоченным органом исполнительной власти Москвы, осуществляющим функции по управлению и распоряжению государственной собственностью Москвы, позволил выявить ряд проблем и недостатков, препятствующих эффективности совещаний: не обеспечиваются заблаговременная подготовка, согласование и направление участникам совещания повестки дня, информационных материалов по планируемым к рассмотрению вопросам; при проведении совещаний не обеспечиваются условия для активного участия всех участников совещания и ведения конструктивной дискуссии; зачастую обсуждаются вопросы, не включенные в повестку дня и (или) не относящиеся к теме совещания; на совещание выносится слишком много вопросов для обсуждения, совещания затягиваются; протоколы не оформляются или оформляются длительное время после проведения совещания; контроль за исполнением принятых решений не является системным и результативным. Выявленные проблемы во многом характерны и для деятельности других органов исполнительной власти регионального уровня.
Совершенствование организации проведения рабочих совещаний в органах исполнительной власти Москвы требует проведения мероприятий по следующим направлениям: обучение руководителей и сотрудников органов исполнительной власти области теоретическим основам организации проведения эффективных совещаний и современным совещательным практикам; закрепление в должностных регламентах конкретных государственных служащих обязанностей по организационному и документационному сопровождению проведения совещаний; внедрение единой системы оповещения сотрудников органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления о проведении совещаний, системы мониторинга и контроля исполнения поручений, данных по результатам проведения совещаний, с использованием системы электронного документооборота; расширение применения современных информационных технологий при проведении совещаний; утверждение единых требований к проведению межведомственных и межуровневых совещаний в органах исполнительной власти области; разработка, утверждение и внедрение в каждом органе исполнительной власти области регламента проведения совещаний.
Учитывая актуальность задачи совершенствования организации проведения совещаний в Управе «Академический» Москвы, к реализации предложен проект «Разработка и внедрение Регламента проведения рабочих совещаний в Управе «Академический» Москвы». Целью проекта - повышение эффективности организации проведения совещаний в Управе «Академический» Москвы путем разработки, утверждения приказом начальника Управы и внедрения к 1 января 2013 года Регламента проведения совещаний. Реализация проекта предусматривает комплекс мероприятий по анализу практики проведения совещаний в Управе, подготовке, согласованию и утверждению соответствующего Регламента, ознакомлению с ним всех сотрудников Управы. Также в рамках проекта предлагается провести «пилотные» совещания (по каждому виду совещаний, предусмотренных Регламентом) в соответствии с требованиями Регламента с четким контролем исполнения предусмотренных им процедур и сроков по каждому этапу подготовки и проведения совещаний, а затем по результатам оценки группой экспертов эффективности проведения «пилотных» совещаний - осуществить при необходимости корректировку Регламента для его окончательного внедрения в практику работы.
Реализация проекта позволит достичь целого ряда положительных эффектов в организации проведения рабочих совещаний в Управе , в том числе: сократить затраты времени на проведение совещаний в среднем на 30% за счет правильной подготовки и проведения совещаний, повысить результативность проведения совещаний, качество и обоснованность принимаемых на них управленческих решений, сократить долю неисполненных и (или) несвоевременно исполненных поручений, данных по итогам совещаний, до 5% от общего количества на основе повышения эффективности контроля.
.

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года [Текст] // Российская газета. – № 237. – 1993. – 25 декабря.
2. Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации [Текст]: федер. закон. от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2003. - №40. - Ст. 3822;
3. О государственной гражданской службе Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27 июля 2004 г. №79 – ФЗ // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
4. О системе государственной службы в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ // Правительство Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.
5. Об утверждении федеральной программы «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009 – 2013 годы)» [Электронный ресурс]: Указ Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 г. № 2612 // Администрация Президента Российской Федерации: [сайт]. – Режим доступа: http://www.gov.ru.
6. О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти [Текст]: Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. №452// Российская газета. – 2005. – 5 августа;
7. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Текст]: Постановление Правительства РФ 15 июня 2009 г. № 477// Российская газета. – 2009. – 24 июня.
8. О государственной гражданской службе Москвы [Электронный ресурс]: закон Москвы от 30 марта 2005г. №176 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс». Разд. «Законодательство». Информ. банк «Регион. вып. Белгородская область».
9. О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Москвы [Текст]: закон Москвы от 7 июня 2011 года № 44// Белгородские известия. - 2011. - № 111.
10. Положение о Управе «Академический» Москвы [Электронный ресурс]: утверждено распоряжением правительства Москвы от 27 февраля 2004 г. №2-рп «Об утверждении структур, штатных расписаний органов исполнительной власти области и назначении на государственные должности» //Официальный сайт Управы «Академический» Москвы. - Режим доступа: http://dizo31.ru.
11. Авидон, И. Тренинги ведения переговоров [Текст] / И. Авидон. – М., 2008. – 192 с.
12. Армилла, Ж. Фэн–шуй и ведение переговоров [Текст] / Ж. Армилла. – СПб., 2002. – 256 с.
13. Басаков, М. И. Делопроизводство [Текст] / М. И. Басаков. – М.: Ростов–на–Дону, «Март», 2004. – 336 с.
14. Бороздина, Г. В. Психология делового общения[Текст] / Г. В.Бороздина. – М.: ИНФРА–М, 2004.
15. Браим, И. Культура делового общения [Текст] / И. Браим. – Минск: «Экоперспектива», 2009.
16. Бузов, Г.А. Практическое руководство по выявлению специальных технических средств несанкционированного получения информации [Текст] / Г. А. Бузов. – М., 2010. – 240 с.
17. Василенко, И.А. Искусство международных переговоров в бизнесе и в политике [Текст] / И. А. Василенко. – М., 2009. – 304 с.
18. Вершигора, Е.Е. Менеджмент [Текст] / Е. Е. Вершигора. – М.: ИНФРА–М, 2003.
19. Галахов, В. В. Секретарское дело [Текст] / В. В. Галахов. – М.: ТК Велби, Проспект, 2005. – 608 с.
20. Гамидуллаев, Б.Н. Организация процесса подготовки и проведения совещаний [Текст] / Б.Н. Гамидуллаев // Вестник Воронежского государственного университета. – 2007. – С. 117–122.
21. Дараховский, И.С. Бизнес и менеджер [Текст] / И.С. Дараховский. – М.: Юристъ, 2003.
22. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента [Текст] / Н. И. Кабушкин – Минск: «Новое знание», 2007.
23. Кибанов, А.Я. Этика деловых отношений [Текст] / А.Я. Кибанов. – М.: ИНФРА, 2003. –245 с.
24. Клюев, И.М. Эффективная организация совещания [Текст] / И. М. Клюев // Социологическое исследование, 2011.
25. Ковров, А.В. Психологические аспекты ведения переговоров [Текст] / А.В. Ковров. – М.: Бератор–Пресс, 2010. – 200 с.
26. Колесников, А.Н. Психология делового преуспевания [Текст] / А.Н. Колесников. – М.: ВЛАДОС–ПРЕСС, 2008. – 304 с.
27. Коробко, В.И. Теория управления [Текст] / В.И. Коробко. – М.: ЮНИТИ, 2009. – 383 с.
28. Кукушин, В.С. Психология делового общения [Текст] / В.С. Кукушин. – М.: ИКЦ "МарТ", 2009. – 368 с.
29. Курбатов, В.И. Как успешно провести переговоры [Текст] / В.И. Курбатов. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2010. – 318 с.
30. Лавриненко, В.Н. Психология и этика делового общения [Текст] / В.Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2009. – 327с.
31. Липсиц, И.В. Секреты умелого руководителя [Текст] / И.В. Липсиц. – М.: Экономика, 2005.
32. Маркелова, Н.А. Организация и документирование подготовки и проведения совещаний на государственной службе[Текст] / Н. А. Маркелова. – М., 2007.
33. Митрошенков, О.А. Эффективные переговоры [Текст] / О.А. Митрошенков . – М.: ИНФРА, 2009. – 127 с.
34. Мокшанцев, Р.И. Психология коммуникации на переговорах [Текст] / Р.И. Мокшанцев. – М.: ИНФРА–М., 2008 – 360 с.
35. Морозов, А.В. Управленческая психология [Текст] / А.В. Морозов. – М.: Академический проект, 2009. – 288 с.
36. Нарушак, В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента [Текст] / В.Б. Нарушак. – М., 2008.
37. Николайчук, В.Е. Маркетинг и менеджмент услуг [Текст] / В.Е. Николайчук. – СПб., 2004. – 21 с.
38. Креветченко, М.Н. Основы менеджмента [Текст] / М.Н. Креветченко. – М.: ИВЦ "Маркетинг", 2006. – 125 с.
39. Петраков, А.В. Основы практической защиты информации [Текст] / А. В. Петраков. – М.: Солон–Пресс, 2005. – 384 с.
40. Петрунин, Ю.Ю. Этика бизнеса [Текст] / Ю.Ю. Петрунин. – М.: Дело, 2009. – 280 с.
41. Прокофьева, Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров [Текст] / Н.И. Прокофьева. – М.: ГроссМедиа, 2007. – 128 с.
42. Краснов, В.Н. Психология и этика делового общения [Текст] /В.Н. Краснов. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2009. – 327 с.
43. Ронжин, А.Л. Способы оценивания систем видеомониторинга ситуации в зале совещания [Текст] / А.Л. Ронжин // Информационно–измерительные и управляющие системы. – 2011. – №14. – С. 25–60.
44. Руденский, Е.В. Основы психотехнологии общения менеджера [Текст] / Е.В. Руденский. – М.: МПСИ, 2007. – 93 с.
45. Самохвалова, А.Г. Деловое общение: путь к успеху [Текст] / А.Г. Самохвалова. – Кострома: КГУ, 2007.– 332 с.
46. Сапунова, А.В. Рабочее совещание: общение и управление взаимодействием подчиненных [Текст] / А.В. Сапунова // Новая аптека. Эффективное управление. – 2008. – № 5. – С. 98–110.
47. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса [Текст] / А.К.Семенов. СПб., 2009.
48. Соловьев, Э. Я. Референт руководителя / Э. Я. Соловьев. – М.: «Ось–89», 2006. – 528
49. Степанова, Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента: практическое руководство для менеджеров по персоналу [Текст] / Л.А. Степанова. – М.: Экзамен, 2008. – 196 с.
50. Столяренко, Л.Д. Психология и этика деловых отношений [Текст] / Л. Д. Столяренко. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2003.
51. Суханова, И.М. Разработка и внедрение системы совещаний [Текст] / И.М. Суханова // «Секретарь–референт». 2008.
52. Фомичев, Ф.О. Конструктивное совещание государственных служащих [Текст] / Ф.О. Фомичев. – М., 2006.
53. Фишер, Р. Подготовка к переговорам [Текст] / Р. Фишер. – М.: Филинъ, 2005.
54. Шейнов, В.П. Психология и этика делового контакта [Текст] / В.П. Шейнов. – М.: Экоперспектива, 2007. – 183 с.