Организация кадрового делопроизводства на примере ГУП Московский метрополитен

ВВЕДЕНИЕ

Организация кадрового делопроизводства – очень важный аспект в деятельности организации. Кадры, то есть персонал – движущая сила любого предприятия. Процессы, происходящие с сотрудниками, документы, которые фиксируют данные процессы, движение этих документов, регистрация, учет и контроль – те инструменты, которые помогут организации поддержать имидж хорошей компании, заботящейся не только о своих работниках, но и о имеющей эффективное управление.
Актуальность и значение темы дипломного проекта заключается в том, что управленческая деятельность представляет собой, в конечном итоге управление людьми. Наличие кадровой службы или специально выделенного сотрудника, занимающегося ведением кадров, обязательно для любой организации, не в зависимости от организационно-правовой формы.
Кадровое делопроизводство – очень ответственное звено в деятельности любой организации. Его неправильная организация может стать причиной юридических проблем, конфликтов, финансовых и временных потерь. Необходимо подчеркнуть, что состояние кадровых документов и работа с ними нередко подвергается проверкам со стороны инспекции по труду и других структур. Соответственно, ошибки в ведении кадрового делопроизводства могут повлечь административные санкции. Поэтому практический анализ делопроизводства кадровой службы и разработка мер по его совершенствованию представляется актуальной научно-прикладной задачей.
Объектом исследования является ГУП Московский Метрополитен.
Предмет – организация кадрового делопроизводства на примере ГУП Московский Метрополитен.
Цель дипломного проекта – анализ и изучение организации кадрового делопроизводства в ГУП Московский Метрополитен и разработка методов ее совершенствования.
Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
• Рассмотреть теоретические и нормативно-методические особенности работы кадрового делопроизводства;
• дать характеристику деятельности ГУП Московский Метрополитен;
• рассмотреть организацию кадрового документирования, дать анализ видового состава, порядка подготовки и оформления документов кадровой службы в ГУП Московский Метрополитен
• определить направления и способы совершенствования делопроизводства кадровой службы ГУП Московский Метрополитен.
В дипломном проекте использовались следующие методы: аналитический, метод наблюдения за ведением кадрового делопроизводства в ГУП Московский Метрополитен, а также метод опроса сотрудников ГУП Московский Метрополитен.
Проект состоит из введения, трех глав, заключения и списка источников и литературы.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. Теоретические аспекты и нормативно-методические особенности работы с кадровыми документами
1.1. Законодательная и нормативная база информационно-аналитического обеспечения управления персоналом 5
1.2. Основные требования при работе с кадровой информацией 14
1.3. Основные направления информационно-аналитической деятельности в системе управления персоналом и проблемы, возникающие в этом направлении 16

ГЛАВА 2. Анализ кадрового делопроизводства ГУП Московский Метрополитен
2.1. Краткая характеристика организации 20
2.2. Анализ работы с персоналом в ГУП Московский Метрополитен 29
2.3. Анализ кадровых документов ГУП Московский Метрополитен 35

ГЛАВА 3. Совершенствование организации работы с кадровыми документами в ГУП Московский Метрополитен
3.1.Нормативно-методические рекомендации по работе с кадровыми документами 45
3.2.Организационные изменения по совершенствованию работы с кадровыми документами 48
3.3. Экономическая оценка мероприятий 59

Заключение 62
Список использованной литературы 65

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
В выбранной организации, ГУП Московский Метрополитен, кадровая документация и кадровое делопроизводство в целом ведется в соответствии с законами и ГОСТами Российской Федерации, но тем не менее, имеются и недостатки в процессе работы с кадровыми документами – регистрация, контроль, учет документов частично ведется вручную, хотя имеется автоматизированная система работы с документами 1С Предприятие 8.0.
В качестве совершенствования работы с кадровыми документами и вообще процесса фиксирования информации, связанной с кадровыми решениями, рекомендуется ввести новое положение - «Положение о системе отбора персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор персонала);
2. Этапы отбора персонала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора персонала в ГУП Московский Метрополитен);
3. Список заявительных документов в ГУП Московский Метрополитен;
4. Методы оценки кандидатов в ГУП Московский Метрополитен;
5. Анкета для соискателей ГУП Московский Метрополитен;
6. Психологические и технические тесты для соискателей ГУП Московский Метрополитен;
7. Бланк качеств соискателей ГУП Московский Метрополитен.
Предлагается ввести конфигурацию «Зарплата и управление персоналом», которая значительно ускорит процесс работы и заменит многие функции кадровых работников, которые они привыкли делать вручную. Благодаря этому освободиться время для более тщательного осуществления других функций сотрудников ГУП Московский Метрополитен.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. N 14-ФЗ (Часть вторая) /(ред. от 02.10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - N 5. - Ст. 410.
2. Налоговый кодекс РФ (Ч. 1) от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 24.07.2007) // Собрание законодательства РФ. – 1998. - № 31. - Ст. 3824.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации: (Ч. 2) от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (ред. от 24.07.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2000. - N 32 . - Ст. 3340.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ред. от 01.10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. - N 1 (часть I). - Ст. 3.
5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ (и изм. от 22.12.2008)
6. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // СЗ РФ. – 2006. - № 29. – Ст. 3421.
7. Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ (изм. от 24.07.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 32. - Ст. 3283.
8. Федеральный закон "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. - - N 31 (часть I). - Ст. 3451.
9. Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ // Собрание законодательства в Российской Федерации. -2001. №94. –Ст. 3695
10. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (с изм. от 04.12.2006) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 43. - Ст. 4169.
11. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. - N 2. - Ст. 127.
12. Закон РФ "О занятости населения в Российской Федерации" от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 (изм. от 29.12.2006) // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. – 1991. - N 18. - Ст. 566.
13. Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. N 188 (ред. от 22.08.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - N 10. - Ст. 1127.
14. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года №225 //СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
15. Постановление Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 5 января 2004 г. N 1 // Финансовая газета. – 2004. - N 13.
16. ГОСТ ИСО 15489- 1-2007 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы» //СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
17. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. 29/2006). – М.: Издательство стандартов, 1995. – 204 с.
18. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 1995.
19. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 2006.
20. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1996.
21. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
22. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
23. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
24. Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
25. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ОК 007-93 (далее - ОКПО) // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
26. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2000. - 107 с.
27. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.
28. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2012.
29. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. –М.. Дрофа -2010.
30. Андреева В.И. Кадровые документы: приказы, бланки, контракты, акты, протоколы, карточки, трудовые книжки и др. –М., 2010.
31. Афанасьева Л.. Электронно-научный справочный аппарат архивов: новый этап в развитии //Делопроизводство, 2013, №1, С. 23-25
32. Басаков М.И. Делопроизводство. –М., 2012.
33. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. –М., 2008.
34. Берестова В.. Использование компьютерных систем в документационном обеспечении управоения//Делопроизводство, 2013, №1, С. 23-25
35. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М,2010.
36. Волков О.И. Экономика предприятия (фирмы) – М: Инфра-М, 2009, С. 130-132.
37. Галахов В.В. Делопроизводство –М., 2010.
38. Гэлловей Лес. Операционный менеджмент. СПб.: Питер, 2001.Делопроизводство в кадровой службе /Под ред. Верховцева А.В. –М., 2012.
39. Гулимова А. Корпоративная культура: создать нельзя исправить//Управление персоналом № 9, 2010, С. 40-41.
40. Ермолаева А. Проблемы использования «облачных технологий» в информационно-документационном взаимодействии органов государственной власти и гражданского общества//Делопроизводство, 2013, №1, С. 22-23
41. Ефремов А. О человеке нужно говорить, или значение нематериального стимулирования работников в условиях кризиса//Управление персоналом № 12, 2009. С. – 28.
42. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. –М., 2010.
43. Звоненко Д. Увольнение за разглашение пероснальных данных//Кадровое дело, №4, 2008
44. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 2007. – № 1. – с. 20-27.
45. Кодекс чести сотрудника предприятия общественного питания// РП Технологии. Инновации и ресурсосбережение [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.rprest.ru/personell/4169.html - Заглавие с экрана.
46. Курноскиной О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение. –М., 2009.
47. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. –М., 2008.
48. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. –М., 2008.
Кукарина Ю. Конференции в сфере документационного обеспечения управления и электронного документооборота в 2012 году//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 20-21.
49. Ларин М.В. Управление электронными документами. Зарубежная практика//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 18-19.
50. Любушин Н.П. Анализ финансово – экономической деятельности предприятия : Учебное пособие для вузов.-М.:Юнити,2010. С 240.
51. Настольная книга кадровика /Под ред. Касьяновой Г.Ю. –М., 2009.
52. Основы менеджмента: Учебник / Под ред. Д.Д. Вачугова. – М: Высш. шк., 2012. – 367 с.
53. Основы менеджмента: Учеб. пособие / Зайцев О.А. и др. – М.: Центр, 2008. – 432 с.: ил.
54. Основы менеджмента: Учеб. пособие / А.К. Семенов и др. – М.: Дашков и К, 2010. – 176 с.
55. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 622 с.
56. Резник С.Д. Управление персоналом: Кн. 2: Учеб. пособие. – Пенза: ПГАСИ, 2008. – 336 с.
57. Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия -М., 2008.
58. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2010.
59. Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2012.
60. Санкин Л.В. Оформление перевода на работу в другую организацию //Делопроизводство и документооборот. -2008№10, С.9-18.
61. Савинцева Г. А. Системная оценка кандидатов на основе заполнения кандидатами типовых анкет работодателя. Управление персоналом 2008.-№5.- С. 10.
62. Семенихин В. В. Все о приеме и увольнении работников. –М., 2009.
63. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 2008.
64. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 248 с. – (Высшее образование).
65. Справочник по кадровому делопроизводству /Под ред. Фадеева Ю.Л.. –М., 2009
66. Старовойтова Т.Ф. Информационное обеспечение бизнеса. М., 2008, 340 с.
67. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. – М.: Дело, 2008. – 272 с.
68. Труханович Л. В., Щур Д.Л. «Справочник по кадровому делопроизводству». –М., 2010
69. Управление современной компанией / Под ред. Б. Мильнера и Ф. Лимса. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 586 с.
70. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: Учебник. – М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2011. – 447 с.
Фионова Л.. Разработка алгоритма проведения документного аудита//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 6-10.
71. Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управления предприятием // Персонал Микс – 2012. - №1.
72. Xрамцовская М.А. «Актуальные проблемы современного делопроизводства и документоборота//Секретарь-референт, 2008, №5, С. 35-39