Аудит системы документации и документооборота.

Актуальность. Сегодня благодаря вхождению России в новый этап общественного развития – и информационного развития, наблюдается стремительный рост активности в обществе, который характеризуется: постоянной интенсификацией потоков информации; внедрением новых информационных технологий в различных сферах деятельности человека; значительным увеличением объемов документов. В процессе делопроизводственных операций с документом работает множество сотрудников предприятия. Так, кроме руководителя и сотрудников службы ДОУ, здесь могут быть задействованы и другие специалисты, например, для согласования содержательной части документа. В связи с этим увеличиваются сроки прохождения документа, что влияет на эффективность работы с документом. Связано это с тем, что время, затраченное на регистрацию документа, мониторинг и контроль его исполнения, может значительно увеличить общее время работы с документом, что неизбежно влечет снижение оперативности прохождения документа, и как следствие - снижение эффективности работы организации. Поскольку значительно увеличивается как количество документов, так и сотрудников, работающих с ними, появляется проблема учета и контроля исполнения документов. При увеличении объема документооборота также наблюдаются следующие явления: увеличивается время на поиск необходимого документа для создания статистических выборок, отражающих состояние документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации; увеличивается время на поиск документов по различным критериям (отправителю и исполнителю и др.). Также много времени тратится на мониторинг местонахождения документа в процессе контроля его исполнения. Это обуславливает отсутствие оперативности в предоставлении информации. Контроль исполнения документов, в случае ведения бумажных журналов регистрации, также является малоэффективным. Периодические нарушения регламентных сроков требуют оперативного принятия решения о перераспределении людских ресурсов на выполнение поставленных перед исполнителями задач. Также имеют место быть следующие проблемы: предоставление неточных и неактуальных сведений при составлении отчетности; недостаточная информированность о состоянии документооборота и неадекватная оценка исполнительской дисциплины; нерациональный механизм распределения людских ресурсов и определение контрольных сроков исполнения при постановке документов на контроль. Решением в данном случае является проведение аудита систем документооборота предприятия. Данная процедура позволит выявить проблемы в ведении делопроизводства предприятия и, на основе этого, предложить решения по ее совершенствованию, что значительно упростит работу предприятия. Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных. В процессе исследования нами были изучены работы различных авторов. Цель. Целью работы является исследование процедуры проведения аудита системы документации и документооборота. Задачи , требующие решения для достижения данной цели: анализ информационной базы и основных задач проверки систем документации и документооборота; описание законодательной и нормативной базы, регулирующей проверку системы документации и документооборота; исследование состава и содержания системы документации и документооборота; выявление задач аудита при проверке систем документации и документооборота; анализ процедуры организации аудиторской проверки системы документации и документооборота; описание стадий аудиторской проверки; исследование особенностей планирования аудиторской проверки; описание составления общего плана и программы аудита; анализ методики аудиторской проверки системы документации и документооборота; проведение проверки системы документации и документооборота на соответствие нормативным документам; описание процедуры оформления результатов аудиторской проверки системы документации и документооборота. Объект работы – системы документации и документооборота. Предмет - аудит системы документации и документооборота. Данная тема имеет практическую значимость. От того, насколько слаженно работают все системы органа зависит успешность решений, принимаемых на государственном уровне. Проведение аудиторской проверки документооборота позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции с документом, что упрощает, в том числе, контроль исполнения документов. Поэтому увеличивается нагрузка на работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ): канцелярий; общих отделов; архивов. Как известно, задачами служб ДОУ является: обеспечение оптимальной технологии работы с документами; прием и обработка поступающей в организацию корреспонденции; учет и регистрация документов, формируемых в организации; контроль исполнения документов. Выводы. Система делопроизводства на предприятии соответствует требованиям ГОСТ. Организация делопроизводства частично автоматизирована (применяется СЭД «Дело» и журнальная система регистрации документов). Движение документопотоков на предприятии организовано рационально. Рекомендации предприятию: организация архива, направление специалистов на курсы и семинары, что бы комплексно расширить и углубить знания в профильных областях, тем самым, существенно повысить их квалификацию; обеспечить своевременное обновление справочных систем; организовать подписку профессиональных журналов и газет, таких как Секретарь-референт, Кадровое дело, Бухучет.

Введение
Глава 1. Информационная база и основные задачи проверки системы документации и документооборота
1.1.Законодательная и нормативная база, регулирующая проверку системы документации и документооборота
1.2.Состав и содержание системы документации и документооборота
1.3.Основные задачи аудита при проверке системы документации и документооборота
Глава 2. Организация аудиторской проверки учредительных документов
2.1. Стадии аудиторской проверки
2.2. Планирование аудиторской проверки
2.3. Составление общего плана и программы аудита
Глава 3. Методика аудиторской проверки системы документации и документооборота
3.1. Проверка системы документации и документооборота на соответствие требованиям учредительных документов
3.2. Оформление результатов аудиторской проверки системы документации и документооборота
Заключение
Список литературы
Приложение

?

Итак, по результатам практики можно сделать вывод, что работа предприятия поставлена весьма неплохо. Предприятие занимает свою нишу на рынке, результаты деятельности организации свидетельствует о достаточно стабильном положении. Правовые отношение, возникающие постоянно в результате хозяйственных операций, в результате деятельности на рынке ООО «Папирус-Канц» , заставляют очень ответственно относиться руководителей и работников к деятельности предприятия. С этой целью необходимо тщательно следить за изменением нормативной базы, регулирующей данную сферу деятельности. Кроме того, необходимо обучение сотрудников ООО «Папирус-Канц» правовым основам. Изучив структуру ООО «Папирус-Канц» и деятельность секретаря, для более эффективной работы Центра, необходимо: направлять специалистов на курсы и семинары, что бы комплексно расширить и углубить знания в профильных областях, тем самым, существенно повысить их квалификацию; обеспечить своевременное обновление справочных систем; организовать подписку профессиональных журналов и газет, таких как Секретарь-референт, Кадровое дело, Бухучет.

1.«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).

Кодексы и законы РФ
2.ГК РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Принят Государственной Думой 21 октября 1994г., в ред. от 14.07.2008.
3.Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4.Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».
5.Конституция (Основной Закон) Российской Федерации – России: принята Государственной Думой 12 декабря 1993 года (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).
6.УК РФ от 13.06.1996 N 63-ФЗ. Принят Государственной Думой 24 мая 1996 года (в редакции от 07.03.2011).
7.ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года (в редакции от 06.04.2011).
8.ФЗ от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Принят Государственной Думой 09 июля 2004 года (в редакции от 24.07.2007).
9.ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Принят Государственной Думой 13 декабря 2001 года (в редакции от 08.11.2007).
10.Федеральный закон от 25.06.2002 N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» (в редакции от 30.11.2010).
11.Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (принят ГД ФС РФ 13.07.2001) (в редакции от 29.12.2010).

Положения по бухгалтерскому учету
12.Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2012 № 55н, от 18.12.2012 № 164н)

Постановления Правительства
13.Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 №439 (ред. от 27.07.2007) «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».
14.Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
15.Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»
16.Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»

Методические указания и рекомендации
17.Методические указания Министерства Финансов №44н от 09.06.2001.

Прочие нормативные акты
18.«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
19.Постановление Совмина СССР от 16.09.1982 № 865 «Об утверждении положения об охране и использовании памятников истории и культуры» (в редакции от 29.12.1989, с изменениями от 25.06.2002).
20.Постановление от 26 июня 1995 г. № 608 «О Сертификации средств защиты информации» (в редакции от 21.04.2010).
21.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
22.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
23.ГОСТ Р 53114-2008. Защита информации. Обеспечение информационной безопасности в организации. Основные термины и определения.
24.ИСО/МЭК 27001. Информационные технологии. Методы защиты. Системы менеджмента защиты информации. Требования.
25.«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Книги
26.Алексеев, Н.С. Товароведение хозяйственных товаров: учеб. для вузов: [В 2т.] / Н.С. Алексеев. – 3-е изд., перераб.- М.: Экономика. – (Вуз: Гос. торговля). Т. 1. – 1989. – 351с.
27.Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова.- М. : Академия, 2009.- 64с.
28.Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова.- М. : Академия, 2009.- 64с.
29.Бабайцева, Е.А. Предпринимательство в России: историко-правовые аспекты / Бабайцева Е.А.; [отв. ред. Ю.Ю. Ветютнев]. – Элиста: [Джангар], 2007. – 288с.
30.Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 376 с.
31.Беляев В.И. Маркетинг: основы теории и практики / В.И. Беляев. ? М.: Кнорус, 2005 – 671 с.
32.Варламова, Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля: [справочник]/ Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева; под ред. И. В. Журавлевой.- М. : Проф. изд-во, 2008.
33.Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций / коммент., советы и рекомендации М.А. Климовой, [отв. ред. вып. Т.В. Кузнецов, А.Т. Гаврилов, ред.-сост. А.Т. Гаврилов, М.И. Посошкова]. – М., 2008. – 175 с.
34.Зенин, И.А. Предпринимательское право: учеб. для вузов/ И.А. Зенин. – М.: Высш. образование, 2007. – 629с.
35.Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие/ И. Н. Кузнецов.- 5-е изд., перераб. и доп.- М. : Дашков и К, 2009.- 520с.
36.Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.- М. : Академия, 2009.
37.Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков и др. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463с.
38.Шиткина И.С. Коммерческое право / И.С. Шиткина. – М.: Волтерс Клувер, 2007. – 648c.

Периодическая литература
39.Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
40.Семенова Л.А. Качественное планирование - фундамент успешного проведения внутренних аудитов // Стандарты и качество. 2010. № 6. С. 94-97.
41.Семенова Л.А., Барсукова Н.И. Использование методов и инструментов качества при организации и проведении внутренних аудитов системы менеджмента качества вуза // Качество. Инновации. Образование. 2009. № 9. С. 17-22.
?