Регистрация и контроль исполнения документов в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас

Введение

Сегодня благодаря вхождению России в новый этап общественного развития – и информационного развития, наблюдается стремительный рост активности в обществе, который характеризуется:
 постоянной интенсификацией потоков информации;
 внедрением новых информационных технологий в различных сферах деятельности человека;
 значительным увеличением объемов документов.
В процессе делопроизводственных операций с документом работает множество сотрудников различных предприятий и учреждений. Так, кроме руководителя и сотрудников службы ДОУ, здесь могут быть задействованы и другие специалисты, например, для согласования содержательной части документа. В связи с этим увеличиваются сроки прохождения документа, что влияет на эффективность работы с документом. Связано это с тем, что время, затраченное на регистрацию документа, мониторинг и контроль его исполнения, может значительно увеличить общее время работы с документом, что неизбежно влечет снижение оперативности прохождения документа, и как следствие снижение эффективности работы организации.
Поскольку значительно увеличивается как количество документов, так и сотрудников, работающих с ними, появляется проблема учета и контроля исполнения документов. При увеличении объема документооборота также наблюдаются следующие явления:
 увеличивается время на поиск необходимого документа для создания статистических выборок, отражающих состояние документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации;
 увеличивается время на поиск документов по различным критериям (отправителю и исполнителю и др.).
Также много времени тратится на мониторинг местонахождения документа в процессе контроля его исполнения. Это обуславливает отсутствие оперативности в предоставлении информации. Контроль исполнения документов, в случае ведения бумажных журналов регистрации, также является малоэффективным. Периодические нарушения регламентных сроков требуют оперативного принятия решения о перераспределении людских ресурсов на выполнение поставленных перед исполнителями задач. Также имеют место быть следующие проблемы:
 предоставление неточных и неактуальных сведений при составлении отчетности;
 недостаточная информированность о состоянии документооборота и неадекватная оценка исполнительской дисциплины;
 нерациональный механизм распределения людских ресурсов и определение контрольных сроков исполнения при постановке документов на контроль.
Решением в данном случае является внедрение системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Данная система позволит значительно упростить контроль исполнения документов, в которых объем документооборота в год, несомненно, велик.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
В процессе исследования нами были изучены работы различных авторов.
Целью работы является выявление особенностей и проблем организации регистрации и контроля исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас.
Задачи, требующие решения для достижения данной цели:
 исследование нормативной базы и общих принципов организации контроля исполнения документов;
 описание организации регистрации исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас;
 описание организации регистрации исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас.
Объект работы – организация делопроизводства в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». Предмет организация контроля исполнения документов в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
Данная тема имеет практическую значимость. Контроль документов особенно необходим ввиду статуса рассматриваемого органа БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория». От того, насколько слаженно работают все системы органа, зависит успешность решений, принимаемых на государственном уровне. Современные САДЭД позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции с документом, что упрощает, в том числе, контроль исполнения документов. Поэтому увеличивается нагрузка на работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ):
 канцелярий;
 общих отделов;
 архивов.
Как известно, задачами служб ДОУ является:
 обеспечение оптимальной технологии работы с документами;
 прием и обработка поступающей в организацию корреспонденции;
 учет и регистрация документов, формируемых в организации;
 контроль исполнения документов.
При осуществлении контроля исполнения документа также необходимо осуществить рациональное назначение сотрудника на работу с документом. Начальник, накладывающий резолюцию на исполнение документа и назначающий исполнителя по данному документу, должен учитывать следующие факторы:
 квалификация исполнителя;
 текущая занятость исполнителя;
 трудовая дисциплина исполнителя.
От решения руководителя, принятого на основе этих факторов, зависит правильная организация документооборота и распределение людских ресурсов на работу с теми или иными видами документов, а также облегчение проведения контроля исполнения документа. Обеспечение своевременного исполнения, актуальности и достоверности представляемых руководителю сведений о текущем состоянии документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации возлагается на сотрудников служб ДОУ.
 

Оглавление

Введение 3
1. Нормативная база и общие принципы организации контроля исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти 7
2. Анализ организации регистрации и контроля исполнения документов на примере БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» город Лангепас 19
2.1 Регистрация документов 19
2.2. Контроль исполнения документов 24
Заключение 28
Список использованных источников и литературы 30

Заключение

Совершенствование документационного обеспечения управления – это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.
В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» были рассмотрены организация регистрации и контроля исполнения документов.
Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по данным направлениям организации работы с документами.
Вместе с тем, в учреждении отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов.
По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» (нормативно- правовое обеспечение службы ДОУ и совершенствование контроля исполнения документов и поручений).
Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД.
Специалист в области делопроизводства должен постоянно следить:
- во-первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документирования и ДОУ и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;
- во-вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления .
Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.

Список использованных источников и литературы

Источники

Опубликованные

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)//Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 4. Ст. 445.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 06.04.2011) .
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 04.05.2011).
4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.12.2010) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011).
5. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004).
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).
7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.12.2010) «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).
8. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) «О коммерческой тайне» (принят ГД ФС РФ 09.07.2004) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008).
9. Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» (принят ГД ФС РФ 24.06.1999).
10. Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
11. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»// Собрание законодательства РФ. 2009. N 39. Ст. 4614.
12. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
13. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)».
14. Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 24.09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
15. Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 24.09.2010, с изм. от 06.04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

Неопубликованные

16. Устав БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
17. Инструкция по документационному обеспечению в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
18. Инструкция по ведению архивного дела в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория».
19. Положение об электронном документообороте в БУ ХМАО-ЮГРЫ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория»

Нормативно-методическая литература

20. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
21. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
22. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
23. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»). М., Главархив СССР, 1991.
24. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 14.03.2011).
25. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
26. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. N 38.
27. Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
28. Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Бюллетень Минтруда РФ. 2002. N 4 (Постановление).
29. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».
30. Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 N 152 «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993 (Нормы).
31. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.
32. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010).
 

Литература

33. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005. - 192 с.
34. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. – 2-е изд., доп. - М.: Эксмо, 2009. – 352 с.
35. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 3. с. 32.
36. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
37. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. с. 37.
38. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 3-е изд., перераб. и доп. М.; Проспект, 2009. – 480 с.
39. Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
40. Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение//Делопроизводство 2009, № 2.
41. Каменева Е.М. Организация контроля за исполнением поручений// Делопроизводство и документооборот на предприятии 2008. № 2. с. 27.
42. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
43. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528 с.
44. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. № 1. с. 6.
45. Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. - 110 с.
46. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
47. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб.: Питер, 2007, - 192 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
48. Румянцева С.А. Практика составления положения о службе ДОУ//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 5. с. 27.
49. Румянцева С.А. Создание службы (отдела) документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис менеджера 2009. № 1. с. 25.
50. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.
51. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. № 2. с. 16.
52. Шарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.
53. Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов - это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56-59.
54. Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia/.