Благодарю автора за ответственное отношение к выполнению заказа.
Информация о работе
Подробнее о работе
Технологии организации электронного документооборота
- 16 страниц
- 2019 год
- 49 просмотров
- 0 покупок
Гарантия сервиса Автор24
Уникальность не ниже 50%
Фрагменты работ
1. Сущность и основные понятия электронного документооборота
Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д. О том, что такое электронный документооборот и как он организовывается, расскажем в данной статье.
Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98, - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации") [2].
С помощью электронного документооборота бухгалтеры сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т. д. Осуществляется он также между участниками контрактной системы в сфере закупок. Электронные документы принимаются в судах в качестве доказательств, в электронном виде могут заключаться сделки и т. д.
Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее - ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:
1. Простая электронная подпись (далее - ПЭП) - это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию.
1. Сущность и основные понятия электронного документооборота
Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д. О том, что такое электронный документооборот и как он организовывается, расскажем в данной статье.
Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98, - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
...
2. Внутренний электронный документооборот
Многие организации, особенно крупные, ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах - с применением информационной системы. При внутреннем документообороте электронная подпись может не использоваться. Но в этом случае программные средства, применяемые в организации, должны позволять идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила об электронном документообороте. К внутренним документам, как правило, относятся приказы, распоряжения, договоры, объяснительные и служебные записки, акты, уведомления и т. д. Перечень документов, их создание, порядок обработки, рассмотрения, согласования и хранения, а также перечень должностей, участвующих в электронном документообороте, устанавливаются положением [7, c.112].
...
3. Регистрация и хранение электронных документов
Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка.
...
4. Электронные системы управления документооборотом
Современные системы управления электронными документами – это особые информационные структуры, которые контролируют все процессы, связанные с управлением электронным документооборотом (ЭДО) на предприятии. Также их принято называть кратко СЭД. Структурной единицей здесь выступает важнейший носитель юридически значимой информации – электронный документ. Такие элементарные частицы находятся в постоянном движении, которое образовывает полноценный документооборот.
Главными функциями систем управления ЭД являются:
- Накопление и хранение как устаревших, так и вновь созданных сведений.
- Создание наиболее эффективных систем поиска необходимых данных по малейшим фрагментам всего объекта. Существуют 2 типа поиска: атрибутивный и полнотекстовый. Первый используется в тех случаях, когда заранее известно, какой именно документ нужен, то есть, по его уникальным атрибутам.
...
Заключение
В настоящее время широкое распространение получает электронный документооборот в организации как один из видов электронного взаимодействия между сторонами информационного обмена. Одновременно с внедрением средств обеспечения электронного документооборота (систем документооборота) и, как следствие, повышением производительности предприятия, возрастает вероятность реализации угроз информационной безопасности, которым могут быть подвержены информационные ресурсы организации.
Система электронного документооборота (СЭД) имеет одну очень важную особенность – система может быть внедрена либо повсеместно или же эффективность от ее применения будет незначительной. Из этого можно сделать вывод, что одна из основных проблем внедрения электронного документооборота в организации связана с тем, что в любом предприятии есть такие люди, которые стремятся избегать чего – то нового.
...
1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ - http://base.consultant.ru
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - http://base.consultant.ru
3. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 28.06.2014 N 184-ФЗ) - http://base.consultant.ru
4. Бородакий Ю.В., Лобадинский Ю.Г. Информационные технологии Методы, процессы, системы – М: Радио и связь, 2012 - 456с.
5. Коуров Л. В. Информационные технологии – Минск: Амалфея, 2015 - 192 с.
6. Семакин И.Г. и др. Информатика и ИКТ. Базовый уровень. Учебник для 10-11 кл. - М.: БИНОМ, 2014. - 582 с.
7. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Информационные технологии – М.: Высшая школа, 2011- 263с.
8. Угринович Н.Д. Информатика и ИКТ. Базовый уровень. Учебник для 10 класса. - М.: БИНОМ, 2013. - 456 с.
9. Черников Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах: Учебное пособие –М.: Финансы и статистика. 2014- 320с.
Форма заказа новой работы
Не подошла эта работа?
Закажи новую работу, сделанную по твоим требованиям
