Компьютерные технологии документационного обеспечения

На успех компании оказывает влияние уровень применения новых информационных технологий. Для получения более высоких результатов деятельности организации переходят на компьютеризацию рутинных механических процессов. Процессы компьютеризации применяются на разных уровнях рабочего процесса, в том числе в обработке информационных данных и документов.
Однако реалии таковы, что в деятельности большинства компаний документы используются в основном на бумажных носителях. Такой уровень делопроизводства несет комплекс проблем и отражается на финансовых рисках организации. В качестве типичных проблем следует указать: замедление процесса предоставления отчетности, трудности в отслеживании движения документов, риски утери документов или их кражи, необходимость в больших площадях под размещение бумажного архива и т.д. Решить вышеупомянутые проблемы возможно с помощью компьютеризации документационных операций. Этим объясняется актуальность темы исследования.

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы внедрения современных компьютерных технологий в систему документационного обеспечения организации 7
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, содержание, основные элементы 7
1.2 Компьютерные технологии как необходимое условие эффективности системы управления документацией 14
2 Внедрение компьютерных технологий в системы управления
документами 23
2.1 Классификация систем электронного документооборота 23
2.1 Процесс внедрения систем электронного документооборота на предприятии 31
Заключение 39
Список использованных источников 42
Приложение 1 46
Приложение 2 47
Приложение 3 48
Приложение 4 49

1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, содержание, основные элементы

В деятельности организации используется информация различных видов: разных авторов, различного содержания, интенсивности, достоверности и временного режима. Однако, основной составляющей этого информационного потока является управленческая информация. И от того, насколько она оперативна, устойчива и оптимальна, зависит качество управления (Приложение 1).
Согласно требованиям законодательства РФ большая часть управленческой информации должна быть зафиксирована. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе – бумаге или в электронном виде. Это необходимо не только для передачи ее различным исполнителям, но и для контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления. Организацию работы с документами, документирование и весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив обеспечивает делопроизводство [4, с. 412].
...

1.2 Компьютерные технологии как необходимое условие эффективности системы управления документацией

Успешное функционирование процессов управления невозможно без использования современных технологий ДОУ. Процессы управления основаны на информации, которая представлена в документах. Документы являются основой для принятия любого решения, поэтому эффективность управленческого процесса во многом зависит от качества постановки ДОУ в организации.
«Если система ДОУ функционирует неэффективно, то на практике возрастает количество конфликтов, как во внешней среде, так и внутри между структурными подразделениями. В результате компания может потерять клиентов или снизить темпы развития, и, как следствие, проиграть в конкурентной борьбе» [10, с. 67]. Значение ДОУ для управленческой деятельности предприятия представлено схематично в приложении (Приложение1).
Традиционные технологии делопроизводства отработаны многими десятилетиями.
...

2.1 Классификация систем электронного документооборота

Использование компьютерных технологии в документационном обеспечении играет огромную роль для развития любого предприятия. Компьютерные технологии в этой сфере заключается в автоматизации офисной деятельности. При автоматизации делопроизводства необходимо иметь современное офисное программное обеспечение, которое позволило бы специалистам выполнять любую по сложности работу. С этой задачей успешно справляются системы электронного документооборота.
В настоящее время разработаны классификации систем по различным признакам:
1. По месту разработки. Системы делятся на российские и зарубежные. В отдельную группу можно выделить российские системы, созданные на зарубежных платформах. Более качественными системами считаются зарубежные, однако отечественные учитывают российскую специфику делопроизводства.
2. По функциональным возможностям.
...

2.1 Процесс внедрения систем электронного документооборота на предприятии

Тема внедрения систем электронного документооборота затрагивает практически все сферы бизнеса и предприятия государственного, однако методология внедрения электронного документооборота является слабо структурированной. Вопросы формирования СЭД достаточно сложные и трудно решаемые даже на крупных предприятиях.
«Процесс внедрения СЭД довольно трудоемкий и требует поэтапного решения:
1-й этап. Анализ ситуации. Перед началом внедрения СЭД нужно провести обследование с целью:
– получение общей информации об объекте внедрения СЭД
– определение целей внедрения;
– определение ключевых требований к СЭД;
– определение общего состояния организации документооборота на предприятии;
– определение основных участков проекта;
– определение уровня сложности;
– оценка возможности интеграции с другими системами» [18].
«Рассмотрим аспекты, которые необходимо изучить детально.
...

Заключение содержит необходимые выводы по проделанной работе. В приложении представлен материал, иллюстрирующий теоретические положения работы.

Глава 1. Теоретические основы внедрения современных компьютерных технологий в систему документационного обеспечения организации
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, содержание, основные элементы

В деятельности организации используется информация различных видов: разных авторов, различного содержания, интенсивности, достоверности и временного режима. Однако, основной составляющей этого информационного потока является управленческая информация. И от того, насколько она оперативна, устойчива и оптимальна, зависит качество управления (Приложение 1).
Согласно требованиям законодательства РФ большая часть управленческой информации должна быть зафиксирована. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе – бумаге или в электронном виде.
...

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями дополнениями) [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 01.10.2018).
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения »[Электронный ресурс] : взамен ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.– Электрон. дан. – Введен в действие с 01.03.2014. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 01.10.2018).
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная доку-ментация. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]: утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст; ред. от 14.05.2018 .- Электрон. дан.- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/, свободный.- Загл. с экрана. – (Дата обращения 01.10.2018).
4. Андросова А. А., Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности/ А.А. Андросова, С.С. Контурова // Молодой ученый.- 2017. - №4. – С. 412.
5. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия/ В.С. Баландина // Молодой ученый. – 2016. - №2. – С. 431.
6. Белоус Е.С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией/ Е.С. Белоус// Вестн. Волгогр. Гос. ун-та. – сер. 2, - Языкозн..- 2013. - № 2 .- С. 67.
7. Варламова Л.Н. Документационное обеспечение управления в России: терминологический аспект/ Л.Н. Варламова// Вестник РГГУ.- 2015.- №2.- С. 42.
8. Жильников А.Ю. Электронный документооборот/ А.Ю. Жильникова, О.С. Михайлова// Территория науки.- 2017.- №2.- С. 116.
9. Жминько Н.С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы/ Н.С. Жминько// Научный журнал КубГАУ.- 2015.- №110.- С. 3.
10. Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма совре-менного делопроизводства/ Е.В. Иванова// Гуманитарий Юга России.- 2017.- №1.- С. 67.
11. Иванова Е.В. Этапы выбора системы электронного документо-оборота/ Е.В. Иванова, Е.В. Дашкова// Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении: сб.ст. XV Международ. Науч.-практ. Конф. – Пенза, 2015.- С. 25.
12. Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии/ Е.В. Иванова // Наука и образование в жизни современного общества: вестник. Науч.-практ. Конф. – Тамбов, 2016.- №3.- С. 51.
13. Ипатов В. От делопроизводства к документированному элек-тронному взаимодействию/ В.Ипатов// Делопроизводства.- 2017.- №2.- С. 45
14. Клименко Н. К. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства/ Н.К. Клименко, В.О. Пелипас, С.А. Страмоусова // Молодой ученый. – 2016. - №9.4. – С. 23.
15. Кузнецов С.Л. О проблемах и перспективах развития информа-ционно документационного обеспечения управления/ С.Л. Кузнецов// Вест-ник РГГУ.- 2015.- №3.- С. 62.
16. Ланской Г.Н. Управление технотронными документами: сферы, особенности, современные тенденции/ Г.Н. Ланской// Делопроизводство.- 2017.- №3.- С. 45.
17. Мазур С.Ф Отдельные вопросы развития документационного обеспечения управления/ С.Ф Мазур//Труды Академии управления МВД России.- 2018.- №3.- С. 56.
18. Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения системы элек-тронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса [Электрон-ный ресурс]/ Н.А. Мансурова.- Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/8230737, свободный.- (Дата обращения 10.12. 2018).
19. Петров М. В каких случаях осуществлять внедрение лучше самим, а когда доверить это сторонней компании // Аналитика СЭД [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID =15190&phrase_id=182264, свободный .- (Дата обращения 10.12.2018).
20. Платко А.Ю. Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]/ А.Ю. Платко// Иннов: электронный научный журнал.- 2017.-№4.- Режим доступа: http://www.innov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/, свободный.- (Дата обращения 10.12.2018).
21. Серова Г.А. Информационно-вычислительные сети и применение их в ДОУ/ Г.А. Серова// Делопроизводство.- 2015.- №4.- С. 78.
22. Современные информационные технологии документооборота и делопроизводства [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.doc-online.ru/tags/tehnologii_dokumentooborota/, свободный.- (дата обращения 10.12.2018).
24. Стреха А.А. Разработка информационной системы анализа и оптимизации документооборота корпорации/ Стреха А.А.//Транспортное дело России.- 2014.- №6.- С. 67.
23. Фионова Л.Р. Факторы, влияющие на структуру документооборота/ Л.Р. Фионова// Делопроизводство.- 2014.- №4.- С.7.
24. Шрэйтэр К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества/ К.О. Шрэйтэр // Молодой ученый. – 2015. - №2. – С. 52.
25. Юзаева А.Г. Системы электронного документооборота/ А.Г. Юзаева// Актуальные проблемы авиации и космонавтики.- 2014.- №4.- С. 78.