Коммуникации в организации

ВВЕДЕНИЕ

Постоянные изменения — одна из составляющих экономического развития. Положение компании на рынке может определяться явлениями совершенно разного характера. Так, например, снижение спроса на конкретный вид продукции или услуг, монополизация производства, повышение цен, колебание курса валют, стихийные бедствия — становятся импульсом к внедрению изменений в организацию бизнес-процессов.
Деятельность компании по апробации и использованию новых технологий ведения предпринимательской деятельности в современном управлении называют коммуникационным менеджментом. При этом следует учитывать, что любая инновация — результат согласования мнений и идей, которые оформляются в принятие целого ряда решений.
Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью изучения коммуникационных технологий управления предприятиями в новых российских условиях. Изменения, происходящие в России и в мире, требуют новых подходов к управлению предприятиями.
Динамичное изменение технологий предприятий неизбежно приводят к необходимости постоянного реинжиниринга бизнес-процессов. Для того, чтобы убирать из цепочки лишние звенья или переориентироваться на другую технологию выполнения тех или иных процессов, необходимо разобраться с предпосылками реинжиниринга бизнес-процессов, что позволит проводить необходимые преобразования сразу же как только появляется соответствующая необходимость, продиктованная требованиями времени.
В настоящее время повышение конкурентоспособности компании достигается такими факторами как коммуникационные процессы, информационные технологии.
Основной целью данной работы является детальное изучение проблемы управления предприятием с использованием новейших коммуникационных технологий, а также анализ данной проблемы на примере конкретного объекта исследования – ООО «Гриндекс Рус».
В рамках поставленной цели в работе будут решены следующие задачи:
изучение информационной поддержки процесса управления;
анализ функционирования автоматизированной системы информационно обеспечения;
анализ социологических исследований по вопросу отношения работников предприятия к информационному обеспечению управления
исследование и оценка информационного обеспечения коммерческой деятельности;
разработка рекомендаций по совершенствованию системы информационного обеспечения ООО «Гриндекс Рус»;
разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения на предприятии.
Объектом представленной работы вступает ООО «Гриндекс Рус».
Предметом исследования является анализ и изучение перспектив использования современных коммуникационных технологий для совершенствования коммерческой деятельности торгового предприятия
Теоретическую и методологическую основу исследования составили работу таких авторов как: Брэддик У., Веснин В.Р., Волокитин А. В., Гаранин М.В., Журавлев В.И., Герчикова И.Н., Гончаров А.И., Гринберг А. С., Карабутов Н. Н. Когаловский М. Р. и других.
Для осуществления этих целей и задач в работе будут использованы следующие методы исследований: системный анализ, комплексный подход, программно-целевое планирование, аналитико-прогностические методы (экономико-статистические методы, метод экспертных оценок).



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
1.1. Понятие, формы и методы коммуникаций в управлении

Поскольку менеджер исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы выразить цели организации и достичь их, качество обмена информацией может влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы результативные коммуникации.
Хотя общепризнано, что коммуникации имеют большое значение для успеха организаций, опросы показали, «что 63% английских, 73% американских и 85% японских руководителей считают коммуникации основным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться уменьшать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более результативными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто результативны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, располагают хорошо развитым умением устного и письменного общения и постигают, как среда влияет на обмен информацией» [6, с. 57].
В процессе коммуникации информация «передается от одного лица другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые фирмы. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного субъекта другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ реакции» [13, с. 145].
Коммуникация и информация отличные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передает, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо наличие двух людей.
Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: слышать, видеть, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени понимания.
Термин «коммуникация» проистекает от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается наладить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть обусловлена как передача не просто информации, а значения с помощью символов. Коммуникации осуществляются в повседневной деятельности при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, разговорах по телефону, при чтении документов, составлении документов» [16, с. 145].
Коммуникации подразделяются на 2 большие группы: между организацией и её средой и между уровнями и подразделениями.
К первой группе принадлежат коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие со средой: это средства массовой информации, потребители, органы государственного регулирования, надзор за качеством продукции, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, телефонных переговорах, обсуждений, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие среды.
Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении.
Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий.
Во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью (Рис

Введение 3
1. Теоретические основы коммуникационного обеспечения систем управления на современном этапе 5
1.1. Понятие, формы и методы коммуникаций в управлении 5
1.2. Понятие коммуникационных технологий в современном управлении 8
1.3. Сущность и виды современных коммуникационных технологий 11
2. Анализ коммуникационных технологий управления в ООО «Гриндекс Рус» и разработка коммуникационного проекта на основе ERP технологий 15
2.1. Характеристика компании ООО «Гриндекс Рус» 15
2.2. Анализ информатизации и коммуникационных технологий в управлении фирмой 21
3. Разработка проекта внедрения коммуникационной технологии управления фирмой на основе внедрения ERP-систем 26
3.1. Разработка проекта повышения эффективности управления на основе внедрения ERP-систем 26
3.2. Оценка результатов внедрения коммуникационного проект совершенствование технологий менеджмента в организации 31
Заключение 37
Список литературы 39
Приложение 1 41
Приложение 2 46
Приложение 3 50
Приложение 4 51
Приложение 5 52
Приложение 6 53
Приложение 7 54
Приложение 8 55

Как показывает мировая практика, с ростом, компании меняют корпоративную систему управления каждые 5 лет. Это связано с различными факторами: пересмотр своих бизнес процессов, устаревание существующей системы и т.д. Очень важно, что бы система всегда была актуальной и гибкой, так как старый шкаф не сможет хранить папки с информацией больше, чем в него вмещается, а сотрудник, который знает все процессы в компании, когда-нибудь уйдет на пенсию. Такую возможность могут дать только информационные системы, разработанные и созданные специально для потребностей компании. Приобретя хороший информационный продукт можно не волноваться, что информация устареет, потеряется или ее негде будет хранить. Так как поставщики систем класса ERP постоянно обновляют свои продукты, совершенствуют системы безопасности и предоставляют клиенту возможность масштабировать структуру.
Компания «Гриндекс Рус» выбрала продукт разработчика Mobile Intelligence Corporation, так как данная система отвечала всем требованиям, заявленным в техническом задании, имела гибкую архитектуру, а так же большой опыт создания и внедрения своих продуктов не только на российском рынке, но и в Европе.
В процессе работы в программе, руководство ООО «Гриндекс Рус» пыталось просчитать какую прибыль компания получила от внедрения этой системы, но в итоге пришло к выводу, что возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес процессов, которые она поддерживает. К тому же, в зависимости от внутренних корпоративных требований, компания может выбирать свои показатели эффективности. При этом ERP-система эффективна настолько, насколько эффективен персонал и бизнес процессы компании. Чем меньше существует осложнений в этих процессах, тем более эффективной будет ERP-система. То есть, как уже говорилось ранее, все процессы должны быть прозрачны и доступны для понимания. Чего и старается придерживаться руководство ООО «Гриндекс Рус».
В данной курсовой работе был выделен объект исследования, проанализирована предметная область, определены цели и задачи курсовой работы. Проведен обзор программных средств, позволяющих автоматизировать процесс управления персоналом отдела региональных продаж ООО «Гриндекс Рус».
Таким образом, проведенное исследование показало, что организация деятельности персонала становится эффективной при системном управлении, включающем диагностику процессов, методов и процедур управленческого воздействия. Так же, очевидно, что большой объем хранимой в базе данных информации за значительный промежуток времени увеличивает точность анализа и качество аналитических отчетов, а значит, способствует принятию правильных управленческих решений. Добавим к этому быстродействие программы Mobile Intelligence, что позволяет увеличить частоту оперативного анализа ситуации на предприятии, видеть происходящие изменения буквально поминутно.

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2006 г.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
4. Беляев И.Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, №4, 2010
5. Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.
6. Галькович Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 345 с.
7. Гаранин М.В., В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.
8. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. – 501 с.
9. Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.
10. Гончаров А.И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№4.
11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.
12. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2010 – 365с.
13. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент. М: , 2008г
14. Дворянцева Л.П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№12.
15. Жариков И.А. Методика расчета экономической эффективности использования ЭВТ в хозяйственной деятельности предприятия , Тамбов, 2009
16. Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н.Д.Угринович. – М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2009
17. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009
18. Князева Т.А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2006
19. Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, №3
20. Короткий С. Современные технологии корпоративного документообо-рота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3
21. Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2008 г.
22. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело,2009. – 624с.
23. Музанов О.И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. – 2010. – №7
24. Романов Д.А. , Ильина Т.Н, Логинова А.Ю. Романов - Правда о элек-тронном документообороте; М., ДМК, 2009 г
25. Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г
26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.
27. Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010