Автоматизация документооборота ООО «Палитра»

Современный подход к управлению организацией основан на управлении процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность действий, которые должны осуществляться в определенном порядке для того, чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые бизнес-процессы представляют собой рутинные операции. Рутинные операции - это типовые ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими трудозатратами, при этом они являются неизбежными в выбранном виде деятельности.
Поскольку рутинные операции обладают высокими трудозатратами, для их снижения действия стандартизируют для возможности последующей автоматизации. Таким образом происходит налаживание эффективной коммуникации с клиентами и обеспечение непрерывного диалога между структурными подразделениями организации.
Одним из видов рутинных операций является формирование документооборота предприятия. В настоящее время процесс делопроизводства стали называть документационным обеспечением управления (ДОУ). Поскольку документы являются необходимой частью деятельности предприятия, а не просто ценными сами по себе, вся необходимая информация для управления предприятием должна отражаться в документах. В связи с этим встает необходимость хранения документов таким образом, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти.
Помимо этого, необходимо организовать работу с документами таким образом, чтобы не замедлять основную деятельность организации. Для того, чтобы обеспечить сохранность и доступность документов и одновременно осуществлять их оперативную обработку, применяют электронный документооборот (ЭДО).
Основной задачей службы ДОУ на предприятии является обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый сотрудник может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. В большинстве организаций документооборот ведется в бумажном виде, поэтому, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достижение оперативной обработки документов не является возможным.
Еще одной задачей ДОУ является контроль выполнения заданий и поручений. В рамках этой деятельности должно обеспечиваться ведение современных методов работы с документами. Рассмотрим выгоды, которые повлечет за собой внедрение ЭДО.
Руководители организаций выполняют следующие виды работ с документацией:
• принятие управленческих решений на основе данных документов организации;
• контроль исполнения управленческих решений.
При принятии управленческих решений руководителям необходим оперативный доступ к данным, которые содержатся в документах. Поскольку сбор данных может занимать значительную часть времени, перед предприятиями стоит вопрос об оптимизации документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют осуществить сбор необходимой информации гораздо быстрее. Это осуществляется с помощью применения различных систем классификации и поиска документов.
СЭД позволяют руководителю упростить контроль исполнения документов и поручений по ним с помощью напоминаний о приближении срока исполнения решения. СЭД позволяют осуществить оперативное формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.
В большинстве организацией малого и среднего бизнеса формирование документооборота осуществляется секретарем. Применение СЭД предоставляет секретарям следующие преимущества:
• возможность легкого и быстрого поиска документов;
• идентификация состояния исполнения документа;
• снижение трудоемкости поиска необходимых документов;
• повышение качества подборки необходимых материалов;
• облегчение контроля исполнительской дисциплины;
• снижение времени подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений.
В СЭД присутствует возможность интеграции с системами управления ресурсами предприятия, а также с финансово-бухгалтерскими учетными системами. При интеграции с перечисленным программным обеспечением применяют другие методы обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются в структурированном виде, они условно представляют собой связанные таблиц предопределенной структуры. В СЭД данные хранятся в неструктурированном виде: в виде текстов и разнообразных файлов. При этом часть информации в них может быть представлена в структурированном, подобном табличному виде.
Информационный поток, который обрабатывается системами электронного документооборота, может иметь как структурированный, так и неструктурированный вид. При вводе данных СЭД самостоятельно осуществляет выбор представления данных в зависимости от бизнес-процесса. Например, структурированные данные обрабатываются с помощью учетных систем, а неструктурированный поток данных обрабатывается СЭД.
Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:
• Повышение скорости движения документов;
• Избегать утерю документов;
• Снижение временных затрат, которые необходимы для выборки данных при проведении сверок расчетов или проверок надзорных органов.
Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества учета и подготовки отчетности.
На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на подготовку документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения документов и управленческих решений.
Актуальность выбранной темы заключается в применении информационных технологий для автоматизации процесса систематизации документации архива организации.
Объектом исследования является ООО «Палитра».
Предметом исследования является процесс формирования документооборота.
Целью работы является автоматизация документооборота организации «Палитра».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Дать характеристику объекту исследования.
3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.
4. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию автоматизации.
5. Обосновать проектные решения.
6. Разработать проект автоматизации.
7. Описать процесс управления объектом автоматизации.
8. Дать описание информационному обеспечению задачи.
9. Описать программное обеспечение задачи.
10. Дать описание апробации результатов исследования.
11. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
12. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта

Введение
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
II Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта Заключение
Приложения

Современный подход к управлению организацией основан на управлении процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность действий, которые должны осуществляться в определенном порядке для того, чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые бизнес-процессы представляют собой рутинные операции. Рутинные операции - это типовые ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими трудозатратами, при этом они являются неизбежными в выбранном виде деятельности.
Поскольку рутинные операции обладают высокими трудозатратами, для их снижения действия стандартизируют для возможности последующей автоматизации. Таким образом происходит налаживание эффективной коммуникации с клиентами и обеспечение непрерывного диалога между структурными подразделениями организации.
Одним из видов рутинных операций является формирование документооборота предприятия. В настоящее время процесс делопроизводства стали называть документационным обеспечением управления (ДОУ). Поскольку документы являются необходимой частью деятельности предприятия, а не просто ценными сами по себе, вся необходимая информация для управления предприятием должна отражаться в документах. В связи с этим встает необходимость хранения документов таким образом, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти.
Помимо этого, необходимо организовать работу с документами таким образом, чтобы не замедлять основную деятельность организации. Для того, чтобы обеспечить сохранность и доступность документов и одновременно осуществлять их оперативную обработку, применяют электронный документооборот (ЭДО).
Основной задачей службы ДОУ на предприятии является обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый сотрудник может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. В большинстве организаций документооборот ведется в бумажном виде, поэтому, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достижение оперативной обработки документов не является возможным.
Еще одной задачей ДОУ является контроль выполнения заданий и поручений. В рамках этой деятельности должно обеспечиваться ведение современных методов работы с документами. Рассмотрим выгоды, которые повлечет за собой внедрение ЭДО.
Руководители организаций выполняют следующие виды работ с документацией:
• принятие управленческих решений на основе данных документов организации;
• контроль исполнения управленческих решений.
При принятии управленческих решений руководителям необходим оперативный доступ к данным, которые содержатся в документах. Поскольку сбор данных может занимать значительную часть времени, перед предприятиями стоит вопрос об оптимизации документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют осуществить сбор необходимой информации гораздо быстрее. Это осуществляется с помощью применения различных систем классификации и поиска документов.
СЭД позволяют руководителю упростить контроль исполнения документов и поручений по ним с помощью напоминаний о приближении срока исполнения решения. СЭД позволяют осуществить оперативное формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.
В большинстве организацией малого и среднего бизнеса формирование документооборота осуществляется секретарем. Применение СЭД предоставляет секретарям следующие преимущества:
• возможность легкого и быстрого поиска документов;
• идентификация состояния исполнения документа;
• снижение трудоемкости поиска необходимых документов;
• повышение качества подборки необходимых материалов;
• облегчение контроля исполнительской дисциплины;
• снижение времени подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений.
В СЭД присутствует возможность интеграции с системами управления ресурсами предприятия, а также с финансово-бухгалтерскими учетными системами. При интеграции с перечисленным программным обеспечением применяют другие методы обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются в структурированном виде, они условно представляют собой связанные таблиц предопределенной структуры. В СЭД данные хранятся в неструктурированном виде: в виде текстов и разнообразных файлов. При этом часть информации в них может быть представлена в структурированном, подобном табличному виде.
Информационный поток, который обрабатывается системами электронного документооборота, может иметь как структурированный, так и неструктурированный вид. При вводе данных СЭД самостоятельно осуществляет выбор представления данных в зависимости от бизнес-процесса. Например, структурированные данные обрабатываются с помощью учетных систем, а неструктурированный поток данных обрабатывается СЭД.
Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:
• Повышение скорости движения документов;
• Избегать утерю документов;
• Снижение временных затрат, которые необходимы для выборки данных при проведении сверок расчетов или проверок надзорных органов.
Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества учета и подготовки отчетности.
На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на подготовку документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения документов и управленческих решений.
Актуальность выбранной темы заключается в применении информационных технологий для автоматизации процесса систематизации документации архива организации.
Объектом исследования является ООО «Палитра».
Предметом исследования является процесс формирования документооборота.
Целью работы является автоматизация документооборота организации «Палитра».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Дать характеристику объекту исследования.
3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.
4. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию автоматизации.
5. Обосновать проектные решения.
6. Разработать проект автоматизации.
7. Описать процесс управления объектом автоматизации.
8. Дать описание информационному обеспечению задачи.
9. Описать программное обеспечение задачи.
10. Дать описание апробации результатов исследования.
11. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
12. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта

Список литературы
1. Аппаратное обеспечение вычислительных систем / Д.В. Денисов, В.А. Артюхин, М. Ф. Седненков; под ред. Д.В. Денисова. - М.: Маркет ДС, 2010 - 184 с. (Университетская серия.)
2. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004
4. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012, - 336 стр.
5. Кузнецов С. Д. Базы данных. Модели и языки - М.: Бином-Пресс, 2013 г. - 720 с.
6. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
7. Модель процессов MSF, Microsoft 2002
8. О.Л. Голицына, И.И. Попов, Н.В. Максимов Базы данных. Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М. : ФОРУМ, 2012. 400 с.
9. Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. - М.: Горячая линия - Телеком, 2011. - 300 с.
10. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. - М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).
11. Устройство и функционирование информационных систем. Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов., Учебное пособие. М. : ФОРУМ : НИЦ ИНФРА-М, 2012. 448 с