Автоматизация документооборота, организации Администрация Мотовилихинского района города Перми

Проблема данного исследования заключается в анализе состояния имеющейся системы документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми с целью выявить ее слабые места и разработать меры по ее совершенствованию.
В связи с большим объемом документации, принимаемой в работу администрацией, имеющаяся система не справляется с объемом работы, что приводит к сбою в системе отчетности и оперативности компании.
Актуальностью темы исследования является необходимость повышения эффективности деятельности администрации Мотовилихинского района города Перми. Тема исследования выражает интерес, как в практическом, так и теоретическом плане, т.к. каждая функция предполагает ряд документов, состав которых зависит от решаемых задач, обмен информации с другими предприятиями и т.п. Усовершенствованию документационного обеспечения управления нужно уделить большое внимание, т.к. недостатки в постановке этой работы приводят к большим трудностям в работе предприятия. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления получается более быстрое движение и исполнение служебных документов.
Можно выделить цель данной работы - это разработка направлений по улучшению имеющейся системы электронного документооборота. Необходимо сделать ее более гибкой и адаптированной к нынешнему состоянию организации.
Объектом исследования является администрация Мотовилихинского района города Перми.
Предметом исследования является анализ имеющейся системы документооборота в администрации, наблюдение за ростом ее развития и внедрение мер по ее модернизации.
Из группы описанных проблем вытекает следующий ряд вопросов: «Существующие системы документооборота на предприятии на данный момент. Какие их достоинства и недостатки?», «Как добиться эффективности в совершенствовании документооборота?».
Цель определяет основные задачи исследования:
1. описать характеристику администрации Мотовилихинского района города Перми
2. совершить анализ основных проблем, стоящих перед администрацией;
3. реализовать сбор информации на тему документооборота;
4. обосновать и разработать метода эффективности по совершенствованию документооборота;
5. оценить эффективность предложенных мероприятий;
6. проанализировать дальнейшую работу администрации на будущее, на основе предложенной системы документооборота.
Учение о методах, способах и стратегиях исследования предмета, иным словом методология исследования опирается на применение следующих методов научного познания:
• метод включенного наблюдения;
• метод исследования документов;
• метод ситуационного анализа;
• метод системного анализа;
• метод экономико-математического анализа;
• метод аналитического анализа;
• метод анализа коэффициентов;
• метод прогнозирования.
Все эти методы поддерживают более детальный анализ деятельности предприятия, помогают подготовить теоретическую и практическую части работы и могут поспособствовать выявлению основных направлений усовершенствования системы документооборота в администрации.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав и заключения.
Во введении данной выпускной квалификационной работе раскрывается обоснование выбранной темы, ее актуальность, предмет и объект исследования, ее цели и задачи.
Первая глава работы посвящена некоторым теоретическим моментам, рассматриваемого вопроса, а именно определение понятия системы электронного документооборота, а также понятие электронного документооборота в муниципальных организациях и учреждениях. Помимо этого система электронного документооборота рассматривается вместе со всеми ее особенностями.
Во второй главе рассматривается основная характеристика администрации Мотовилихинского района города Перми, а также ее организационная структура. В этой же главе анализируются основные технико-экономические показатели администрации, и раскрывается существующая проблема системы документооборота в администрации. Кроме этого, рассматривается эффективность использования электронного документооборота в муниципальных организациях и учреждениях.
Третья глава посвящена комплексу мер по совершенствованию электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми, приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в организации, проводится анализ эффективности предложенных мероприятий по совершенствованию работы с документами.
В заключение сделаны выводы по проделанной работе, произведен анализ, все ли задачи выполнены и достигнута ли цель дипломной работы.
Практическая значимость исследуемой проблемы заключается в предложении практических мер по совершенствованию имеющейся системы электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района города Перми, которые помогут наладить работу аналитического отдела и корпоративных связей внутри организации.

Введение
Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности органов местного самоуправления по внедрению электронного документооборота 6
1.1. Понятие электронного документооборота в муниципальных организациях
и учреждения 6
1.2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях 23
Глава 2. Анализ деятельности органов местного самоуправления по внедрению
электронного документооборота 30
2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности Администрации Мотовилихинского района города Перми 30
2.2. Эффективность использования электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях 53
Глава 3. Направления совершенствования электронного документооборота в
Администрации Мотовилихинского района города Перми 63
3.1 Комплекс мероприятий по совершенствованию электронного
документооборота 63
3.2. Эффективность предложенных мероприятий по совершенствованию
электронного документооборота 68
Заключение 85
Список используемой литературы 87
Приложения 91

Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального управления
Прежде чем раскрыть понятие электронного документооборота в органах муниципального учреждениях, необходимо внести ясность в понятие самого электронного документооборота.
Система электронного документооборота - это организационно¬техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Книги/учебники, учебные пособия
1. Глекова Н.Л., Жильников А.Ю. Анализ процесса реализации политики импортозамещения // В сборнике: Инновационные подходы к решению социально-экономических, правовых и педагогических проблем в условиях развития современного общества материалы I международной научно-практической конференции. 2015, 139-142 с.
2. Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределенных вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. 2013 № 4, 370-375 с.
3. Данилов Н.А. Электронное правительство и трансформационные изменения публичного сектора // Контуры глобальных трансформаций: политика, экономика, право. - 2012 - №5. - 26-35 с.
4. Егорихина М.С., Козлов С.Н. Теоретические аспекты программного бюджетирования как процесса повышения эффективности функционирования государственных и муниципальных финансов // Вестник НГИЭИ. 2015 № 7 (50), 15-20 с.
5. Науменко Т.В. Маркетинг и маркетинговые коммуникации в системе современной экономики // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2016 № 3 (15), 171-173 с.
6. Операционные системы, среды и оболочки: Учебное пособие / Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - 5-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2013 - 560 с.
7. Солохьянц О.К. О психологических особенностях восприятия электронного документа // Культурная жизнь юга России. 2017 № 2 (65), 89-91 с.
8. Чесноков С.В. Внедрение электронного документооборота в Российских организациях // Мнения. Комментарии. Рекомендации. 2015 № 1 (173), 40-44 с.
Электронные ресурсы
9. Автоматизированная система электронного документооборота
[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://wiseadvice-it.ru/o- kompanii/blog/articles/avtomatizirovannaya-sistema-dokumentooborota/. - (Дата обращения - 09.10.2019).
10. Внедрение системы электронного документооборота, как способ
совершенствования документооборота предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://vuzlit.ru/1958657/vnedrenie_sistemy_elektronnogo_dokumentooborota_sposob _sovershenstvovaniya_dokumentooborota. - (Дата обращения -15.10.2019).
11. Документооборот - это... Что такое документооборот: его организация учет объема предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://biznes- prost.ru/dokumentooborot.html. - (Дата обращения - 29.09.2019).
12. Интеграция СЭД в ИТ-структуру предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://docsvision.com/info-centr/articles/integratsiya-sed-v-it- strukturu-predpriyatiya.html. - (Дата обращения - 03.10.2019).
13. Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210268-qqe-16-m4-kak-otsenit-ekonomicheskuyu- effektivnost-sed. - (Дата обращения - 21.10.2019).
14. Какой ЭДО выбрать | Какую систему электронного документооборота выбрать [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://kontur.ru/articles/5395. - (Дата обращения - 07.10.2019).
15. Нормативно-правовое регулирование документооборота в организации
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://studbooks.net/1330924/buhgalterskiy_uchet_i_audit/normativno_pravovoe_reg ulirovanie_dokumentooborota_organizatsii. - (Дата обращения - 10.10.2019).
16. Обзор существующих систем электронного документооборота
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://sibac.info/studconf/tech/xliii/55889. - (Дата обращения - 30.10.2019).
17. Общая классификация систем электронного документооборота
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://vuzlit.ru/999540/obschaya_klassifikatsiya_sistem_elektronnogo_dokumentoob orota. - (Дата обращения - 25.10.2019).
18. Оценка эффективности предложенного мероприятия [Электронный
ресурс]. - Режим доступа:
https://studwood.ru/1080060/menedzhment/otsenka_effektivnosti_predlozhennogo_m eropriyatiya. - (Дата обращения - 25.10.2019).
19. Повышение эффективности документооборота [Электронный ресурс].
- Режим доступа: https://www.kazedu.kz/referat/173476/10. - (Дата обращения -
13.10.2019) .
20. Системы документооборота: виды, технологии и программы
автоматизации документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/sistemy-dokumentooborota.html. - (Дата обращения -
10.10.2019) .
21. Система электронного документооборота (СЭД) «Дело» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/. - (Дата обращения - 23.10.2019).
22. Совершенствование документооборота в делопроизводстве органов муниципальной власти [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/v/sovershenstvovanie-dokumentooborota-v- deloproizvodstve-organov-munitsipalnoy-vlasti. - (Дата обращения - 09.11.2019).
23. Совершенствование документооборота в организации [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: https://studopedia.ru/7_881_sovershenstvovanie-
dokumentooborota-v-organizatsii.html. - (Дата обращения - 17.10.2019).
24. Совершенствование электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://scienceforum.ru/2019/article/2018014771. - (Дата обращения - 01.11.2019).
25. Сравнение отечественных систем автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cs-consult.ru/news-articles/articles/sed?id=187-sravnenie. . - (Дата
обращения - 04.11.2019).
26. Электронный документооборот в организации [Электронный ресурс].
- Режим доступа: https://nalog-
nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/. - (Дата обращения - 02.11.2019).
27. Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html. - (Дата обращения - 19.10.2019).
28. Эффективность предложенных мероприятий - Совершенствование системы информационного обеспечения [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
https://studbooks.net/1404425/menedzhment/effektivnost_predlozhennyh_meropriyati y. - (Дата обращения - 11.10.2019).