Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО Восток – Дон

В каждой компании создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.).При этом, каждая компания осуществляет информационный обмен с другими организациями, компаниями, предприятиями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.
Следует отметить, что документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно- распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
В настоящее время основной задачей руководителей компании является повышение эффективности работы обслуживающего персонала и автоматизации своей деятельности. Автоматизация делопроизводства в компании обеспечит мобильность руководства компанией, а так же автоматизацию документооборота основных и вспомогательных бизнес-процессов.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства обеспечит быстрое отслеживание работы сотрудников, контроль и систематизацию все входной, выходной и внутренней документации, оперативное составление всех типов отчетов, тем самым позволит выявить уязвимые места в деятельности компании. Благодаря внедрению специального программного обеспечения, позволяющего: увеличить производительность компании, производить оперативную обработку данных, формирование готовых автоматизированных расчетов, повышение достоверности результатных документов и др, эффективность функционирования компании значительно возрастает. Однако, компьютерная программа не может заменить специалиста, но обеспечить


освобождение его от рутинной работы и избавит от случайных ошибочных расчетов, кроме того поможет оценить текущее финансовое состояние компании и перспективы его развития с помощью автоматизированного делопроизводства. В связи, с чем возникает проблема выбора наиболее оптимальной системы организации автоматизации делопроизводства в компании из существующих на
данный момент на рынке производителей.
Таким образом, актуальность темы настоящего исследования обусловлена тем, современная компания в целях увеличения прибыли и привлечения новых клиентов, а также удержания уже имеющихся, должна организовать систему делопроизводства на основе информационных технологий.
Целью исследования является анализ функционирования систем автоматизации делопроизводства и документооборота в деятельности современной компании определить основные направления ее совершенствования на примере компании ООО «Восток-Дон».
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи исследования:
1. Провести анализ технико-экономической характеристики предметной области и компании ООО «Восток-Дон» и обосновать необходимости внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
2. Провести анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации делопроизводства компании;
3. Обосновать этапы внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
4. Описать организационно-правовые и программно-аппаратные средства разработки системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и разработать информационное обеспечение данной системы;
5. Внедрить программное обеспечение системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и привести пример функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон»;


6. Обосновать экономическую эффективность системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон».
Объектом исследования является процесс организации делопроизводства в компании по продаже строительных материалов на основе системы автоматизации документооборотом «1С:Документооборот:8.2».
Предметом исследования являются методы и средства организации автоматизации делопроизводства и документооборота в компании «ООО Восток-Дон».
Используемыми методами решения поставленных задач являются: методы статистических исследований, системного анализа и моделирования.
Эмпирической и нормативно-правовую базой исследования послужили труды отечественных и зарубежных авторов, посвященные проблемам внедрения автоматизированных систем делопроизводства в процесс деятельности современной компании.
Научная и практическая значимость результатов исследования заключается в том, что разработанные рекомендаций по автоматизации делопроизводства и документооборота компании были внедрены в компанию
«Восток-Дон» и являются эффективными.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников и приложений. В первой главе рассмотрены: общая характеристика компании «ООО Восток-Дон», ее организационная структура управления, а так же программная и техническая архитектура функционирующей системы документооборота. Во второй главе представлены результаты разработки проектной части по внедрению системы автоматизации делопроизводства и документооборота в «ООО Восток-Дон». В третьей главе представлены результаты расчета экономической эффективности по внедрению системы автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон».
В исследовании содержится 31 рисунок, 15 таблица и 50 использованных источников.

Введение
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений


1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению II Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение Приложения

В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание [11].
В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи [1,2,4,6] .
В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы [2, 11].
В разделе 1.4 необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи [1,2,4,5,8,9,10]: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные


устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы).
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы [2,3,4,7].
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи [2, 8,9,10] и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи [2, 8,9, 10] и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
В разделе 2.4 следует представить экранные формы, демонстрирующие работу системы (не менее 7) и их описание.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов.
В Приложение могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части дипломной работы;
• листинга программного кода
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы дипломного проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и


сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части дипломного проекта.
С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по дипломному проектированию для специальностей ИСиТ, ПИвЭ, ПИвД», размещенных на сайте факультета ИСиТ в разделе «Материалы». При подготовке дипломного проекта вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.

1. Аппаратное обеспечение вычислительных систем / Д.В. Денисов, В.А. Артюхин, М. Ф. Седненков; под ред. Д.В. Денисова. – М.: Маркет ДС, 2010 – 184 с. (Университетская серия.)
2. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004
4. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012, - 336 стр.
5. Кузнецов С. Д. Базы данных. Модели и языки – М.: Бином-Пресс, 2013 г. - 720 с.
6. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
7. Модель процессов MSF, Microsoft 2002
8. О.Л. Голицына, И.И. Попов, Н.В. Максимов Базы данных. Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М. : ФОРУМ, 2012. 400 с.
9. Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. - М.: Горячая линия - Телеком, 2011. - 300 с.
10. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. - М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).
11. Устройство и функционирование информационных систем. Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов., Учебное пособие. М. : ФОРУМ : НИЦ ИНФРА-М, 2012. 448 с.