Актуальность исследования, посвящённого совершенствованию методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации, обусловлена стремительным развитием технологий и ростом объемов грузоперевозок в современных условиях. В условиях увеличения количества перевозок, усложнения логистических цепочек и необходимости оперативного обмена информацией между участниками транспортного процесса организациям требуется высокоэффективная система управления документацией, так автоматизация документационного обеспечения позволяет значительно сократить временные затраты на обработку документов, минимизировать вероятность ошибок, снизить издержки, повысить прозрачность процессов и обеспечить необходимые условия для мониторинга и анализа операций.
Степень разработанности темы исследования. Вопросы автоматизации транспортной и складской документации нашли отражение в работах таких авторов, как Е.А. Глухова, А.Г. Ковалёва, Е.В. Князева, которые исследуют современные информационные технологии в логистике и способы интеграции автоматизированных систем, также существенный вклад в изучение вопросов оптимизации документооборота в транспортной отрасли внесли С.В. Дьячков, П.С. Новиков, рассматривающие вопросы внедрения автоматизированных систем управления перевозками.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПЕРЕВОЗОК ГРУЗОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 7
1.1. Понятие и сущность документооборота 7
1.2. Организация процесса документооборота в организации 13
1.3. Специфика организации процессов документооборота в транспортно-логистической деятельности 18
Глава 2. ОЦЕНКА МЕТОДОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПЕРЕВОЗОК ГРУЗОВ В АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК» 26
2.1. Организационно-экономическая характеристика деятельности АО «ФМ Ложистик Восток» 26
2.2. Анализ методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации 32
2.3. Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60
ПРИЛОЖЕНИЯ 64
Целью исследования является разработка и обоснование эффективных методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации на примере АО «ФМ Ложистик Восток» для повышения эффективности логистических процессов и качества предоставляемых услуг.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
раскрыть понятие и сущность документооборота;
описать организация процесса документооборота в организации;
раскрыть специфику организации процессов документооборота в транспортно-логистической деятельности;
дать организационно-экономическую характеристику деятельности АО «ФМ Ложистик Восток»;
провести анализ методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации;
разработать рекомендации, направленные на совершенствование методов автоматизации документационного обеспечения перевозок грузов в организации.
Объектом исследования выступает процесс документационного обеспечения перевозок грузов в АО «ФМ Ложистик Восток» как ключевой элемент в системе организации перевозочного процесса.
Предметом исследования являются методы и подходы к автоматизации работы с транспортными и сопроводительными документами, а также внедрение современных информационных технологий для оптимизации документооборота и управления перевозками в конкретных условиях деятельности АО «ФМ Ложистик Восток».
1. Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
4. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
6. ГОСТ Р 53898-2013 «Документация электронная. Системы электронного документооборота. Общие требования».
7. Постановление Правительства РФ от 15.09.2009 № 714 «О порядке передачи документов в электронном виде в государственные органы».
8. Методические рекомендации по переходу федеральных органов исполнительной власти РФ на электронный документооборот (Минцифры России, 2021).
9. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных, муниципальных архивных учреждениях».
10. Агафонова М. С. Целесообразность использования информационных систем на предприятии [Электронный ресурс] / М. С. Агафонова, П. Кулешова, В. А. Зелепукина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2023. С. 371-375.
11. Алифирова А. М. К вопросу о ведении электронного документооборота в организации / А. М. Алифирова, В. П. Васильев // Символ науки. 2024. № 6. С.133-135.
12. Аникин, Б.А. Логистика: учебное пособие / Б.А. Аникин, Т.А. Родкина. – М.: Проспект, 2023. – 408с.
13. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н. Н. Анодина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Омега-Л, 2023. – 174 с.
14. Андреев В. Разнообразие платформ СЭД. // Современные технологии делопроизводства и документооборота 2021, № 2 –С. 82.
15. Анисимова Ю.А. Опыт внедрения СЭД на промышленном предприятии. // Современные технологии делопроизводства и документооборота 2021, № 3 С. 30-42.
16. Балдин К. В. Информационные системы в экономике: учебник / К. В. Балдин, В. Б. Уткин, – 7-е изд. – М. : Дашков и К, 2023. 395 с.
17. Бродецкий, Г.Л., Алгоритм много критериального распределения товаров в складской сети.// Логистика. – 2021. – № 8. – С. 24-28.
18. Бутрин, А. Г. Логистика для финансового директора: учебное пособие / А. Г. Бутрин. – Челябинск, 2022. – 179 с.
19. Владычанский Т. В. Электронный документооборот предприятий малого бизнеса / Т. В. Владычанский // Символ науки. 2021. № 5-2. – 246-249.
20. Воитлева З. А. Возможности использования информационных технологий в управлении предприятием / З. А. Воитлева, Г. Ф. Нурыева // Academy. –2024. № 6 (21). С. 60-61.
21. Голицына О. Л. Информационные системы: учебное пособие / Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов. – 2-е изд. – М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2021. –448 с.
22. Госкомархив России.Методические рекомендации по организации электронного документооборота при формировании управленческих документов организаций. — М., 2020.
23. Демидов Л.Н. Информационные технологии: учебник / Н. Демидов, В. Б. Терновсков, С. М. Григорьев, Д. В. Крахмалев. – Москва: КНОРУС, 2023. 222 с.
24. Ефремова Л. И. Формирование информационной среды организации / Л. И. Ефремова // Вестник ВУиТ. 2021. № 1. С. 142-148.
25. Жарков А. А. Система электронного документооборота / А. Жарков // Наука, техника и образование. 2024. № 3 (3). С. 65-71.
26. Жильников, А. Ю. Электронный документооборот / Ю. Жильников, О.С. Михайлова // Территория науки. 2021. –№ 2. С. 116-120.
27. Зинина Л. И. Организация информационного обеспечения для системы управления предприятием / Л. И. Зинина, Л. И. Ефремова // Проблемы теории и практики управления. – 2021. № 7-8. С. 88-94.
28. Ибрагимова Г.В. Автоматизация управления документами в организациях: современные решения, проблемы и перспективы. // Информационное общество. 2023. №2. С. 118–124.
29. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства / Е. В. Иванова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2024. № 1. С. 196-206.
30. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес- процессов: ученое пособие для студ. вузов / Г. Н. Калянов. – М.: Финансы и статистика, 2022. 240с
31. Куняев Н.Н. О развитии правового регулирования в области использования информационно-коммуникационных технологий / Н.Н. Куняев // Юридический мир. 2024. N 7. С. 22 – 25.
32. Каргапольцева Т. В. Значение внедрения автоматизированной системы документооборота в коммерческой организации / Т. В. Каргапольцева // Символ науки. 2021. № 4. С. 52-55.
33. Лобанова Н.М. Эффективность информационных технологий: учебник и практикум для бакалавриата / Н.М. Лобанова, Н.Ф. Алтухова. – М.: Издательство Юрайт, 2022. 237 с.
34. Малаховская К.В. Мир СЭД меняется: основные тренды управления корпоративными документами. // Делопроизводство. 2022. №2 (38). С. 20–26.
35. Малюк А. А. Защита информации в информационном обществе: учеб. пособие для вузов / А. А. Малюк. – М. : Горячая линия–Телеком, 2022. 230 с.
36. Мишин А.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебное пособие / А.В. Мишин. – М. : РАП, 2021.
37. Олифер В. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы: Учебник для ВУЗов / В. Олифер. - СПб.: Питер, 2022. 944 c.
38. Парамонова М. Г. Системы электронного документооборота/ М. Г. Парамонова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2021. № 12. – С. 194-198.
39. Савельев А.И. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (постатейный)/ А.И. Савельев. – М.: Статут, 2022. 320 с.
40. Савельев А.И. Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону «О персональных данных»/ А.И. Савельев. М. : Статус, 2023. 320 с.
41. Саак А. Э. Информационные технологии управления : учеб. по спец. «Гос. и муницип. упр.» / А. Э. Саак, Е. В. Пахомов, В. Н. Тюшняков. – 2-е изд. – СПб. : Питер, 2023. 318 с.
42. Чухарев А. В. Методы оценки эффективности проектов внедрения корпоративных информационных систем / А. В. Чухарев // Экономика и бизнес: теория и практика. 2021. № 4. С. 268-270.
43. Шаров, В.А.Электронный документооборот в организации: организация, внедрение, сопровождение / В.А. Шаров. — М.: Инфра-М, 2021. 214 с.
44. Юдина Т.А. Электронный документооборот в государственных органах и бизнесе: правовые и практические вопросы. // Юрист компании. — 2021. №10. С. 54–61.