Организация деятельности архива в органах исполнительной власти

Несмотря на то, что мир вступил в эру массового пользования информационных технологий, это утверждение остаётся актуальным и сейчас. И бумажный документ пока остаётся в приоритете.
Если говорить об идеальном современном архиве, то в его функции обязательно должны входить: превращение информации в корпоративный ресурс, обеспечение централизованного хранения, резервирования, управления доступом, коллективная работа, удалённый доступ, поддержка всех версий документа, управление электронными документами, а также иными ресурсами. Помимо всего вышеперечисленного, архив в обязательном порядке должен обеспечить быстрый поиск сведений, хранящихся в базе.

Введение 3
Глава 1. Теоретические и нормативные правовые основы организации деятельности архива в органах исполнительной власти 6
1.1 Понятие и роль архива в деятельности органов исполнительной власти 6
1.2 Нормативные правовые основы организации работы архива в органах исполнительной власти 13
1.3 Особенности организации архивного хранения документов в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии 18
Глава 2. Анализ деятельности архива в Управлении Росреестра по Алтайскому краю 27
2.1 Характеристика Управления Росреестра по Алтайскому краю 27
2.2. Организация работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю. 34
2.3 Совершенствование организации деятельности архива Управления Росреестра по Алтайскому краю 41
Заключение 48
Список использованных источников и литературы 51

1.1 Понятие и роль архива в деятельности органов исполнительной власти
Слово архив (от греч. archeionи лат. archivum) означает присутственное место - Государственное учреждение (устар.), однако, сейчас определение имеет другую формулировку, усовершенствованную и точную. Архив – это «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов»1.
Архивы ― один из символов государственности нашей страны. В них хранится живая и многомерная её история в важнейших документах, не позволяющих искажать исторические факты и помогающих проследить жизнь страны во всём многообразии событий.
В зависимости от их функций и подчиненности делятся на: государственные, муниципальные и частные.
...

1.2 Нормативные правовые основы организации работы архива в органах исполнительной власти
Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов работа архивов руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами12, приказами и указаниями министерств, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях.
Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения различных документов, составляет несколько законодательных и нормативных документов.
Главные из них – это четыре документа, которые устанавливают Правила работы архивов организаций:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г.
...

2.1 Характеристика Управления Росреестра по Алтайскому краю
Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю (далее – Управление) является территориальным органом Росреестра, осуществляющим функции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, государственной кадастровой оценке земель, оказанию государственных услуг в сфере землеустройства, государственного мониторинга земель (за исключением земель сельскохозяйственного назначения), геодезии и картографии, наименований географических объектов, а также функции государственного геодезического надзора, государственного земельного надзора, надзора за деятельностью саморегулируемых организаций оценщиков, контроля (надзора) за деятельностью саморегулируемых организаций арбитражных управляющих на территории Алтайского края.
...

2.2. Организация работы архива Управления Росреестра по Алтайскому краю.
Документы, образующиеся в результате деятельности Управления, имеющие историческое, отвечающие требованиям науки, общественное, экономическое и государственно-правовое значение, отнесённые в установленном порядке к составу Архивного фонда Алтайского края, и должны храниться на постоянной основе в краевом государственном казенном учреждении «Государственный архив Алтайского края» (далее - КГКУ ГААК). Управление осуществляет депозитарное хранение документов ЕГРН и ГФДЗ. Эти фонды не передаются в государственный архив, а остаются на хранении в архивохранилищах Управления.
В целях обеспечения единого порядка организации хранения реестровых дел ЕГРН, фонда ГФДЗ, управленческой документации и документов по личному составу Управлениемразработаны и введены в действие локальные, методические и нормативные акты.
...

2.3 Совершенствование организации деятельности архива Управления Росреестра по Алтайскому краю
Как было сказано ранее, архив Управления не создан единым отделом и хранение документов рассредоточено по краю.
Архивохранилища документов ЕГРН находятся в каждом районе Алтайского края. Зональные архивы документов ГФДЗ расположены в:Межмуниципальном Бийском отделе, Межмуниципальном Новоалтайском отделе, Межмуниципальном Рубцовском отделе и Межмуниципальном Славгородском отделе. Документы по делопроизводству формируются и хранятся в каждом отделе. Документы по личному составу формируются и хранятся в Управлении.
Рост количества учётных и регистрационных действий, а также нормативные требования, обязывающие территориальные органы Росреестра обеспечивать хранение больших объёмов архивных документов, приводят к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ.

Год
Количество архивохранилищ
Площадь
М. кв.
...

Заключение
Итак, назначение архива – хранение, комплектование, учёт и дальнейшее использование документов.
В данной выпускной квалификационной работе была исследована организация деятельности архива в органах исполнительной власти (на примере Управления Росреестра по Алтайскому краю).
В ходе исследования были рассмотрены понятие и значение архива в деятельности учреждения, посредством изучения научных публикаций, подробно раскрывающих все этапы работы с архивными документами, включая вопросы комплектования, учёта, использования, правильного хранения.
Изучены нормативные и методические документы, определяющие порядок работы архива, такие как Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, Указы, приказы, распоряжения и так далее. Помимо общегосударственных нормативно-методических документов, немало важную роль играют документы, разработанные в самом Управлении Росреестра по Алтайскому краю.
...

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Принят Государственной Думой 01.10.2004;
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.12.2019) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
3. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
4. Указ президента Российской Федерации от 25.12.2008 № 1847 «О Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии»;
5. Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы». Собрание законодательства Российской Федерации. 15.05.2017 № 20;
6. Постановление Правительства РФ от 27.12.2006 N 808 "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности";
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2009 № 457 «О Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии»;
8. Постановление Правительства РФ от 10.10.2013 № 903 «О федеральной целевой программе «Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учёта недвижимости (2014-2020 гг.)»
9. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления;
10. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449);
11. Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
12. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Стандартинформ 2014;
13. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация, требования к оформлению документов». М. 2018;
14. Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 28.02.2011 № П/52 «Об утверждении Регламента Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии»;
15. Приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю от 09.12.2019 № П/294 «Об утверждении Регламента Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю»;
16. Приказ Росреестра от 05.09.2014 N П/426 «Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел» (с изменениями на 06.08.2018);
17. Приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю от 06.10.2016 № П/214 «Об утверждении Руководства по качеству Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю»;
18. Приказ Минюста РФ от 14.11.2006 N 376 «Об утверждении административного регламента Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по предоставлению государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства», (Зарегистрировано в Минюсте РФ 12.12.2006 № 8580);
19. Порядок исполнения запросов и заявлений о предоставлении документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, в условиях их централизованного хранения, утверждён Приказом Управления Росреестра по Алтайскому краю от 05.06.2015 № П/147 (в ред. приказа от 24.07.2018 № П/189);
20. Журналы «Вестник Росреестра» №№ 1, 2, 3, 4 за 2012 год;
21. Журналы «Вестник Росреестра» №№ 1, 2, 4 за 2013 год;
22. Журналы «Отрасль Делопроизводство». 2015-2019гг.;
23. Журналы «Делопроизводство» 2014-2019 гг.;
24. Актуальные проблемы архивного дела в цифровой экономике. Ларин М.В. Делопроизводство. № 2, 2019;
25. Основные итоги деятельности за 2018 год. Управление Росреестра по Алтайскому краю;
26. Гуляевские чтения. Материалы девятой и десятой историко-архивных конференций. Барнаул.2018;
27. Архивоведение. Е.В., Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Учебник. Москва. 2007;
28. Справочник по архивному делу для работников организаций. Е.М. Бурова, Н.А. Муравьева, М. 2018;
29. О.Н. Дударева «Реализация прав граждан на доступ к архивной информации по документам архивного фонда Алтайского края. Журнал «Алтайский архивист» № 1 (22);
30. Инструкция по делопроизводству, утверждённая приказом Управления Росреестра по Алтайскому краю от 23.06.2017 № П/162.
31. Положение об архиве и условия хранения документов Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю, утверждённое приказом Управления от 01.12.2017 № П/284;
32. Приказ Федеральной службы государственной регистрации кадастра и картографии от 23.12.2015 № П/666 «Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учёта документов при государственном учёте, государственной регистрации прав на недвижимость»;
33. 10 лет РОСРЕЕСТР – Управление Федеральной службы государственной регистрации кадастра и картографии;
34. Анализ обеспечения сохранности документов и дел единого государственного реестра недвижимости, государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, в управлении федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по алтайскому краю и территориальных отделов на 31.12.2017, 31.12.2018, 31.12.2019;
35. Анализ документооборота в отделах Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю за 2017, 2018, 2019 года;
36. Руководство по качеству Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Алтайскому краю.