Оптимизация информационно-справочных документов в органе власти (государственном, муниципальном

Актуальность темы. В нашей стране управленческая деятельность осуществляется путем работы с документацией, которая является как источником, так и продуктом этой деятельности. Работа с документацией тесно взаимосвязана с основным производственным процессом организации.
Основной недостаток традиционного управления документами заключается в невозможности централизованного отслеживания движения документов в учреждении в реальном времени. Для реализации этой функции необходимы значительные усилия как по подробному ведению журналов и каталогов всех отделов, так и по быстрому централизованному объединению всей информации. Отсутствие эффективной технологии управления документами приводит к тому, что в любой момент трудно точно определить, какие документы находятся в обработке, каков статус рассматриваемого вопроса и над какими именно задачами работают исполнители.
Данная тема представляет несомненный интерес для исследователя, поскольку является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем оптимизации информационно-справочных документов в органе власти, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества. За прошедшие 25 лет в постсоветской России изучение данной темы далеко не исчерпано. В изучаемой предметной области имеется ряд проблем, нуждающихся в более глубокой научной разработке с целью оптимизация информационно-справочных документов в органе власти.
Степень научной разработанности проблемы.
Цель работы – провести анализ организации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ», выявить проблемы и предложить меры по их решению.
Задачи работы:
1. Раскрыть теоретические основы оптимизации информационно-справочных документов в органе власти.
2. Дать определение понятию и рассмотреть виды информационно-справочных документов в органе власти.
3. Представить нормативно-правовое обеспечение информационно-справочных документов в органе власти.
4. Рассмотреть меры оптимизации информационно-справочных документов в органе власти.
5. Проанализировать информационно-справочные документы в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
6. Дать организационно – экономическую характеристику деятельности ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
7. Изучить информационно-справочные документы в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
8. Выявить проблемы организации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
9. Разработать предложения по оптимизации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
10. Представить разработку и реализацию мероприятий по оптимизации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
11. Дать оценку экономического эффекта предлагаемых мероприятий.
Объектом исследования является ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
Предмет исследования - методы оптимизации информационно -справочных документов в органе власти.
Теоретической основой исследования выступили работы, таких авторов как: Э.С. Антоненко., В.А. Антошин., И.С. Тарбеева, Ю.И. Александрова., А. Ю. Булаева., Л.И. Долгушева, К.А. Скопинцева, Боровских Н.В., О.С. Грозова, В.С. Иритикова. и др.
Методы исследования анализ, дедукция, системный подход, аналитический метод, статистический метод, метод аналогий и сравнений, табличный и графический метод.
База исследования - Государственное бюджетное учреждение Нижегородской области "Уполномоченный многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг на территории Нижегородской области" (далее ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»).
Структура работы: ВКР состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

Введение………………………………………………………………….. 3
1 Теоретические основы оптимизации информационно-справочных документов в органе власти ……………………………………………. 6
1.1 Понятие и виды информационно-справочных документов в органе власти ………………………………….………………..... 6
1.2 Нормативно-правовое обеспечение информационно-справочных документов в органе власти ……………………………….…………………….. 13
1.3 Меры оптимизации информационно-справочных документов в органе власти ………………………… 18
2 Анализ информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»…………………………………………….... 23
2.1 Организационно – экономическая характеристика деятельности ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»……………………………… 23
2.2. Изучение информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»…………………………………… 30
2.3 Проблемы организации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»……………… 38
3 Предложения по оптимизации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»……………………… 44
3.1 Разработка и реализация мероприятий по оптимизации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» 44
3.2. Оценка экономического эффекта предлагаемых мероприятий 51
Заключение……………………………………………………………….. 55
Список использованных источников …………….………..…………… 60
Приложения……………………………………………………………… 66

Информационно-справочная документация создана для того что бы предоставлять органам управления реальную информацию о текущем состоянии дел, о возможных проблемах и сбоях в системе, о конкретных ситуациях, требующих корректировки путем принятия решений. Эта информация может поступать из различных источников, таких как сотрудники, отделы, внешние организации, дочерние компании, различные инстанции и другие источники. Именно поэтому существует множество разнообразных типов информационно-справочных документов.
Правила по структуре документов и организации работы с ними устанавливаются в документах различного уровня, которые принимаются федеральными органами власти, органами власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, а также органами управления организаций и их союзов.
ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ», располагается по адресу Россия, Нижегородская область, г. Нижний Новгород, ул. Рождественская, д. 24. Основной вид деятельности (по коду ОКВЭД ред.2): 84.11 - Деятельность органов государственного управления и местного самоуправления по вопросам общего характера. ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» - это учреждение, которое обеспечивает предоставление таких услуг по принципу «одного окна». Это некоммерческая организация, цель которой не заключается в получении прибыли и не распределяет вырученные средства. ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» создан для выполнения задач местного самоуправления в области предоставления государственных и муниципальных услуг через единую точку доступа, в том числе в цифровой форме.
ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» успешно выполняет свои функции, а именно:
- улучшение процесса получения государственных услуг гражданами путем совместного участия органов различных уровней на основе соглашений между ними.
- повышение осведомленности физических и юридических лиц о процедурах и условиях предоставления госуслуг через МФЦ, а также по другим важным вопросам, связанным с государственными услугами.
- обеспечение удобства и комфорта для физических и юридических лиц при предоставлении государственных услуг.
- обеспечение бесплатного доступа граждан к федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг", а также к областному порталу государственных услуг.
- информирование заявителей о предоставлении государственных услуг осуществляется через личное обращение гражданина, а также через телефонные звонки или электронную почту.
ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» осуществляет деятельность в соответствии с законом № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" принцип "одного окна" подразумевает предоставление гражданину необходимой государственной или муниципальной услуги после одного обращения. По этому принципу взаимодействие с организациями, предоставляющими услуги, осуществляется через многофункциональный центр государственных и муниципальных услуг, без прямого участия клиента центра, в соответствии с законодательством и соглашением о взаимодействии.
Концепция "одного окна" исключает необходимость у граждан участвовать в процессе сбора и предоставления различных документов и справок в различные органы для подтверждения их личных данных, прав и привилегий, необходимых для получения определённой услуги.
ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» выдает различные документы: различные справки по запросу, свидетельства о рождении, браке или смерти, разрешения, лицензии или другие документы, подтверждающие право на осуществление определенной деятельности и др.
Таким образом, были выявлены проблемы организации информационно-справочных документов в ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ»:
1. В ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» не на все услуги имеются административные регламенты (АР). Разработанные административные регламенты содержат не все необходимые разделы. Отсутствие этих разделов сказывается на качестве процесса предоставления услуги, а так же заполнения специалистом сопроводительных документов.
2. В некоторых АР отсутствуют указания сроков исполнения административных процедур. В ряде случаев в административных регламентах отсутствуют ясные и четкие сроки исполнения услуг, что может создавать неопределенность и затруднять взаимодействие между государственными органами и гражданами. Отсутствие указания сроков исполнения услуг в административном регламенте может привести к различным негативным последствиям. В частности, это может привести к задержке в предоставлении услуги, неопределенности для заявителей, увеличению административных барьеров и трудностей в контроле за исполнением государственных органов.
3. В настоящее время отсутствует четкое руководство или нормативный документ, который бы определял процесс работы с обращениями граждан в МФЦ.
4. Некорректное хранение или организация документов может привести к потере информации и затруднить доступ к необходимым данным.
5. Большинство документов обрабатывается традиционным способом, с фокусом на обработке документов на бумаге, даже при внедрении электронных интерфейсов для контакта с клиентами.
Следовательно, данные проблемы отрицательно влияют организацию информационно-справочных документов и предоставлении услуг гражданам.
Поэтому требуется, принять меры для их устранения. В качестве рекомендаций, можно предложить:
1. Разработка новых АР и совершенствование существующих АР. Органам власти следует внимательнее относиться к разработке АР, руководствоваться разными нормативными документами и в особенности обращать внимание на требования Постановления Правительства РФ, как наиболее детально описывающего содержание разделов АР.
В структуре документа нужно затрагивать не только разделы и подразделы, но и каждый пункт в подразделе; разбивая документ на четко выделенные разделы, подразделы и пункты, создается более структурированный и удобный для пользователя документ, который позволяет легко найти нужную информацию. Каждый пункт в подразделе должен содержать четкую и понятную информацию, не допуская избыточности или двусмысленности, чтобы обеспечить эффективное использование документа.
2. Для улучшения ситуации рекомендуется разработать и ввести соответствующую инструкцию или процедуру по работе с обращениями граждан, которая бы четко определяла этапы обработки обращений, ответственных лиц, сроки реагирования, а также методы документации и анализа обращений. Это позволит обеспечить более эффективное и структурированное взаимодействие с гражданами и повысить качество предоставляемых услуг ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ».
3. Необходимо разработать единые стандарты и правила работы с обращениями граждан в МФЦ, чтобы обеспечить более эффективное и прозрачное оказание услуг населению.
4. Для улучшения удобства и экономии времени взаимодействия граждан с ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ», необходимо обеспечить простой доступ ко всем государственным услугам и сервисам через Единый портал как централизованной информационно-сервисной платформы. Важно, чтобы эти услуги были доступны независимо от того, кем они предоставляются — государственным органом или органом местного самоуправления. Такая система должна быть спроектирована с учетом человеко-ориентированного дизайна электронного правительства, что основывается на изучении поведения, потребностей, жизненных ситуаций и моделей потребления пользователей.
Таким образом, данные меры помогут эффективнее сформировать организацию информационно-справочных документов и как результат, улучшиться качество предоставления услуг гражданам.

1 Нормативные правовые документы
1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. (с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020). – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399. – Текст: электронный.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая. Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-Ф3. – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/ - Текст: электронный.
3. Федеральный закон 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ - Текст: электронный.
4. Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_103023/- Текст: электронный.
5. Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" – URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_84602/ Текст: электронный.
6. Федеральный закон "Об автономных учреждениях" от 03.11.2006 N 174-ФЗ URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_63635/ Текст: электронный.
7. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_103023/ Текст: электронный.
8. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_88695/f92e61add1efcc0e4037dc8331b340bdb4d8c460/ Текст: электронный.
9. Постановление Правительства РФ от 20 июля 2021 г. N 1228 "Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации" URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_391580/ Текст: электронный.
10. Постановление Правительства от 26 марта 2016№ 236 "О требованиях к предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронной форме"– URL: https://government.ru/docs/?page=289 Текст: электронный.
11. Распоряжение Правительства РФ от 21 апреля 2016 г. N 747-р Об утверждении плана мероприятий по дальнейшему развитию системы предоставления государственных и муниципальных услуг по принципу "одного окна" в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг на 2016 - 2018 гг. URL: https://base.garant.ru/71385570/ Текст: электронный.
12. Постановление Правительства РФ от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/12085976/ Текст: электронный.
2 Литература
13. Антоненко, Э. С. Совершенствование деятельности многофункциональных центров как условие повышения качества государственных услуг на региональном уровне / Э. С. Антоненко. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 40 (487). — С. 77-79.
14. Антошин В. А. Оценка основных проблем предоставления государственных и муниципальных услуг в Многофункциональных центрах города Екатеринбурга / В. А. Антошин, И. С. Тарбеева // ГосРег: государственное регулирование общественных отношений. — 2020. — № 1(31). — С. 125–130.
15. Александрова Ю.И. К вопросу форм организационно-справочных документов / Ю. И. Александрова, А. Ю. Булаева, Л. И. Долгушева, К. А. Скопинцева // Форум молодых ученых. – 2020. – № 5 (33). – С. 119-125.
16. Боровских Н.В. Электронный кадровый документооборот предприятия: проблемы внедрения и перспективы развития / Н. В. Боровских, Е. А. Кипервар // Вестник Сибирского института бизнеса и информационных технологий. – 2020. – № 3
17. Грозова О.С. Делопроизводство : учеб. пособие / О. С. Грозова. – 2-е изд. – Москва : Юрайт, 2024. – 131 с.
18. Григорова Е.Н. Модель информационных потоков внутреннего документооборота предприятия на примере информационно-справочных документов // Аллея науки : электрон. науч. журн. – 2020. – Т. 2, № 4 (43). – С. 703–709.
19. Давыдова Э. Комментарий к новому Перечню типовых документов с указанием сроков хранения / Э. Давыдова, Л. Цымбал // Арх. і справаводства. – 2020. – № 5. – С. 37–52
20. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для среднего профессионального образования / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 270 с.
21. Зенин, С. С. Правовые формы оказания государственных и муниципальных услуг [Текст] / С.С. Зенин // Государственная власть и местное самоуправление. — 2019. — № 7. С. 104-106
22. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. – 4-е изд., перераб. и доп. – Москва : Юрайт, 2024. – 545 с.
23. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 438 с.
24. Лавренченко, С.А. Статистические подходы к управлению показателями качества услуг [Текст] / С.А. Лавренченко // Сервис plus. — 2020. — Т. 10. — № 4. — С. 35-44.
25. Малик, Е. Н. Деятельность многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в РФ: институциональные основы и перспективы // Научно-методический электронный журнал «Концепт». — 2020. — Т. 15. — С. 1211-1215.
26. Мезенцева, С.Н. Необходимость и способы повышения качества предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах [Текст] / С.Н. Мезенцева // Государственное и муниципальное управление в XXI веке: теория, методология, практика. 2022. № 23. С. 145
27. Новокшонов К.А. Организация и проведение личного приема граждан в органах государственной власти // Вестник Челябинского государственного университета. Серия: Право. – 2023. – № 1. – С. 36-41
28. Павкина Н.Н. Организация документооборота в современных учреждениях // Актуальные проблемы современности: наука и общество. – 2020. – № 1 (26). – С. 1216.
29. Родионов, М.Г. Подходы к оценке эффективности деятельности многофункциональных центров предоставления государственных услуг / М.Г. Родионов // Вестник Сибирского института бизнеса и информационных технологий. — №4 (16). — 2020. — С. 69-72
30. Разработка и внедрение электронной картотеки внутренних документов для автоматизации процессов реализации управленческих задач на предприятии / В.С. Васильев, Д.О. Иванов, О.А. Кулешов, Н.П. Брозгунова // Наука и Образование. – 2020. – Т. 3, № 2. – С. 17.
31. Сокрутицкий Э. С. Прием электронных документов на хранение государственными архивами (из опыта работы Государственного архива Российской Федерации) // Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее : материалы V Междунар. науч.-практ. конф. – Москва, 2021. – С. 640-646.
32. Ушанова, С.В. Многофункциональные центры: их достоинства и недостатки / С.В. Ушанова // Актуальные проблемы борьбы с преступлениями и иными правонарушениями. — 2020. — № 15-2. — С. 37-39
33. Ушакова, А. Н. Совершенствование деятельности МФЦ как субъекта предоставления государственных и муниципальных услуг / А. Н. Ушакова, А. А. Попиков // Вестник Воронежского института экономики и социального управления. — 2021. — № 4. — С. 19–25.
34. Улучшение метода контроля процесса сортировки входящих документов в электронной системе обмена документами / С. М. Трушин, И. Ю. Трушина, В. И. Ермакова [и др.] // Научный аспект. – 2023. – № 4. – С. 1759-1770.
35. Шувалова, Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для вузов / Н. Н. Шувалова. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 247 с.
36. Юлдина, В.С. Проблемы и перспективы создания МФЦ в России / Государственная власть и местное самоуправление. — 2020. — № 3. С. 95-96.
37. Юлучаев, Г.Д. Оценка эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг [Текст] / Г.Д. Юлучаев // Сборник научны трудов конференции «Проблемы местного самоуправления». г. Воронеж. – 2021. – С. 137-138.
38. Явленчук, Д.И. Правовые основы функционирования МФЦ [Текст] / Д.И. Явленчук // Новая наука: Стратегии и векторы развития России. — 2022. — Т. 1. — № 2. — С. 222-224.
39. Янковая В.Ф. Локальные (внутренние) нормативные акты: виды документов, назначение, жизненный цикл // Делопроизводство. – 2023. – № 3. – С. 14–20.

3 Другие источники (информационные агентства и сайты Internet)
40. http://www.pravo.gov.ru – Официальный интернет-портал правовой информации
41. https://www.umfc-no.ru/ – Официальный сайт ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» https://www.umfc-no.ru/