Совершенствование системы управления государственным учреждением на примере: Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения

ВВЕДЕНИЕ

Государственный сектор всегда играл и по-прежнему играет существенную роль в экономике страны. Даже многие страны Запада с рыночной экономикой допускают не только регулирование рынка, но и прямое вмешательство государства в экономику, непосредственное участие его в предпринимательской деятельности. На государственных предприятиях Западной Европы трудится более 10% всех занятых, на их долю приходится 12,5% вновь созданной стоимости.
Мировая история до недавнего времени не имела опыта перехода отдельных стран от командно-административной системы к рыночной. Экономические преобразования в России и других странах СНГ создали благоприятные условия для ослабления государственного контроля за использованием государственной собственности, в первую очередь имущества, находящегося в ведении государственных (с 2000г. унитарных) предприятий.
Однако несмотря на то что во всем мире наблюдается тенденция к сокращению государственной собственности, в нашей стране государственный сектор экономики остается слишком большим. Это затрудняет эффективное управление им, что в переходный период является одной из наиболее сложных и малоразработанных проблем экономической науки.
Таким образом, в сложившейся социально-экономической ситуации назрела необходимость пересмотра и конкретизации подходов, задач и механизмов в области управления государственным имуществом.
Это и определяет актуальность темы исследования.
Цель работы состоит в том, чтобы проанализировать эффективность управления государственным учреждением и предложить мероприятия по его совершенствованию. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Определить понятие управления и основные элементы системы управления государственным учреждением;
2. Рассмотреть принципы управленческой деятельности;
3. Проанализировать организацию управления учреждением на примере Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Жилищное агентство Фрунзенского района Санкт-Петербурга»;
4. Предложить мероприятия по совершенствованию управления учреждением;
5. Рассчитать экономическую эффективность предложенных мероприятий.
Объектом исследования является Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Жилищное агентство Фрунзенского района Санкт-Петербурга». В качестве предмета исследования выступает анализ эффективности управления учреждением.
Цель, задачи, объект и предмет исследования определили структуру дипломной работы, которая состоит из введения, трех глав, каждая из которых разделена на два параграфа, заключения, списка использованной литературы и приложений.

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ 2
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АКПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ 5
1.1. Понятийный аппарат управления 5
1.2. Основные элементы системы управления государственным учреждением 11
1.3. Принципы и методы управленческой деятельности 12
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЖИЛИЩНОЕ АГЕНТСТВО ФРУНЗЕНСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА» 28
2.1. Общая характеристика государственного учреждения «Жилищное Агентство Фрунзенского района Санкт-Петербурга» 28
2.2. Организационно-финансовая характеристика учреждения 34
2.3. Анализ системы управления на государственном казенном учреждении «Жилищное Агентство Фрунзенского района Санкт-Петербурга» 43
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИМ ГОСУДАРСТВЕННЫМ КАЗЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ «ЖИЛИЩНОЕ АГЕНТСТВО ФРУНЗКНСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА» 61
3.1. Направления совершенствования системы управления учреждением 61
3.2. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий 74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 86
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 89

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Любое государственное учреждение – сложный механизм взаимосвязанных элементов. Управление подобным «агрегатом» незаурядный талант. Многие государственные управленцы, часто задаются вопросами: а возможно ли оптимизировать структуру, наладить более эффективный обмен информацией, обеспечить качественное и своевременное исполнение бюджета в соответствии с законодательством. Данная статья расскажет о том, как организовать эффективную работу государственного учреждения с учетом специфики бюджетного планирования, сметного расходования денежных средств и принципов программно-целевого управления.
От государственных органов часто требуется оптимизация документооборота, прозрачность процедуры работы, в частности расходования бюджетных средств, и открытость, доступность информации об учреждении и его деятельности. На сегодняшний день, многие государственные учреждения успешно справляются с поставленными задачами за счет использования решений по автоматизации процессов, изменения структуры управления и активного внедрения информационных технологий на всех уровнях. Но зачастую всех этих действий недостаточно для того, чтобы выстроить результативную структуру управления. Государственное управление реализуется по принципам бюджетирования, ориентированного на результат. Специфика этой отрасли такова, что финансовое планирование должно включать себя широкий спектр направлений.
Широким пластом задач для государственного учреждения является управление целевыми программами и подведомственными учреждениями. В данной области деловых процессов государственного учреждения ощущается постоянная потребность в ускорении процессов обмена информацией. Одним из способов решения этой задачи выступает решение по унификации нормативно справочной информации и внедрении автоматизированных процедур ее синхронизации и обновления. Отдельной задачей управления в государственных учреждениях стоит выделить управление документооборотом, что является важным фактором успешной работы подобной организации.
Во второй главе дипломного проекта мы проанализировали деятельность Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Жилищное Агентство Фрунзенского района Санкт-Петербурга».
Таким образом, изменения, произошедшие в Жилищном агентстве за отчетный период, носят позитивный характер, так как по наиболее важным финансово-экономическим показателям деятельности произошло увеличение. Благодаря тому, что затраты на 1 рубль реализации услуг уменьшились на 8,9 копейки показатель рентабельности продаж вырос, составив в 2013 году 46,4%.
Как и в большинстве средних предприятий в исследуемом нами учреждении используется линейно-функциональная организационная структура. Основными преимуществами данной структуры организации труда является:
Обеспечивает соблюдение принципа единоначалия и в то же время предполагает рациональную специализацию управленческих звеньев.
Освобождает главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем.
Возможность привлечения консультантов и экспертов.
Проанализировав закрепление функций за сотрудниками предприятия
были сделаны следующие выводы:
За генеральным директором закреплена функция по организации управления движением финансовых ресурсов Компании, та же функция дублируется начальником финансового отдела.
За генеральным директором закреплено множество функций, а также ему подчиняется большое количество отделов, в связи с чем ухудшается реализация функций менеджмента в работе руководителя.
Анализ организации деятельности по управлению персоналом учреждения помог сделать следующие выводы:
Дублирование функций у начальника отдела персонала именеджера по персоналу, из-за чего возникает неясность ответственности.
Множество функций у начальника отдела персонала и менеджера по персоналу.
Проблема стимулирования сотрудников в учреждении неявляется приоритетным
Секретарь перегружен обязанностями
Деятельность по управлению персоналом не являетсяприоритетным направлением деятельности учреждения, что обусловлено перегруженностью сотрудников и дублированием функций.
Основная нехватка персонала агентства наблюдается среди основных рабочих. Среди специалистов не хватает инженеров, кадровиков, маркетологов и IT-специалистов. Отклонение фактической численности от требуемой составляет 30 человек.
В отчетном году удельный вес рабочих составил 39% в общей численности персонала. Доля сотрудников, занимающих руководящие должности составляет 10%.
За набор персонала в учреждении отвечает менеджер по персоналу. В случае поиска персонала на руководящие должности за набором следит непосредственно генеральный директор. Набор в агентство обычно ведут из внешних и внутренних источников. Анализ представленных методов подбора кандидатов позволил сделать простой, но исключительно важный вывод - не существует одного оптимального метода, поэтому отдел кадров учреждения старается владеть всем набором приемов для привлечения кандидатов на должность.
Проведя анализ показателей, характеризующих динамику кадров за 2013 год и 2014 год в учреждении можно сделать вывод, что имеет место нестабильное состояние агентства, что можно объяснить отсутствием устойчивой системы материального и моральногостимулирования. Высокий процент текучести характерен для конкретных должностных позиций.
В Жилищном агентстве существует ряд объективных и субъективных факторов, которые относятся к недостаткам системы аттестации, а именно:
6. Директор часто рассматривает оценку своих подчиненных как своего рода отвлечение от выполнения основных обязанностей, дополнительную нагрузку.
7. Для некоторых специалистов, членов аттестационной комиссии, определенной проблемой является предоставление работникам негативной обратной связи: указание на ошибки, просчеты или низкие показатели эффективности.
8. Некоторые специалисты предпочитают не давать негативную обратную связь сотрудникам. Это приводит к необъективным и расплывчатым оценкам рабочих результатов и может снижать доверие персонала к действенности системы оценки, к ее способности справедливо оценивать достижения работников и к эффективности используемых методов.
9. Сопротивление объективной системы оценки работы персонала возникает из-за того, что результаты оценки могут иметь негативные последствия для подчиненных (увольнение, понижение в должности, лишение премии, ухудшение отношений в коллективе и др.). Для некоторых директоров тяжело выносить приговор для своих сотрудников.
10. В целом низкая информированность, которая проявляется, в частности, в неумении использовать результаты проведенной оценки работы персонала.
В учреждении переменные элементы заработной платы незначительную роль, что в свою очередь снижает мотивацию сотрудников. Переменная часть заработной платы персонала может быть выражена в виде различных премиальных систем, стимулирующих и компенсирующих надбавок и доплат.
Анализ данных опроса сотрудников позволил сделать вывод о том, что 43% сотрудников довольны уровнем заработной платы, вместе с тем 38% сотрудников ответили, что повышение уровня заработной платы позитивно скажется на работе сотрудников. 29% опрошенных считают достоинством работы в компании перспективу карьерного роста, это обусловлено средним возрастом сотрудников - до 30 лет. 20% сотрудников хотели бы пройти обучение за счет компании. Всего лишь 3% персонала отметило «дружный коллектив» как достоинство исследуемого предприятия. На недостаток корпоративных мероприятий обратили внимание 24% опрошенных. Система нематериального стимулирования наиболее полно проявляется в дисциплинарных взысканиях, которым подвергаются в среднем 22% персонала, примерно одинаковые показатели при награждении почетной грамотой и выражении благодарности - 10% и 12% соответственно.
Анализ системы развития персонала показал, что 7% новых сотрудников прошли систему наставничества и адаптацию, что соответствует количеству новых сотрудников, принятых в 2013 году, процесс стажировки прошли лишь 19% новичков. Самообучением занимались 100% сотрудников предприятия.
В качестве недостатка действующей системы повышенияквалификации в исследуемом учреждении было отмечено, что не используются следующие варианты обучения:
Систематическое профессиональное обучение на рабочем месте в соответствии с индивидуальным планом,
Специальные программы для молодых специалистов; в результате обучения создается представление о многогранности деятельности предприятия,
Сотрудничество, осуществляемое в учебных целях в проектных группах, создаваемых на предприятии для разработки крупных, ограниченных сроком задач.
На основании проанализированного материала мы сделали следующие выводы.
Программы развития, которые предлагаются в учреждении, не всегда учитывают все внешние и внутренние факторы, влияющие на его деятельность. Следовательно, специалистам отдела маркетинга нужно более осознанно и тщательно проводить маркетинговые исследования, на основе которых предлагать программы развития учреждения.
Мало внимания уделяется инженерным предложениям по совершенствованию оборудования, технологии, организации.
В учреждении не анализируется эффективность управления.
Не весь персонал загружен полный рабочий день, вследствие чего нерационально используется рабочее время.
Если произойдет производственный конфликт, то всегда активно ищутся виноватые, вследствие чего ухудшаются межличностные отношения работников.
Работники согласны выполнять поручения, но при этом переживают, если решения руководства оказываются неверными, хотя и не стремятся высказать руководству свое мнение по этому поводу, идеи и варианты развития.
Сотрудники не удовлетворены оплатой труда, многие из них получают заработную плату, не соответствующую их уровню образования и не оставляют свое место работы лишь из-за того, что они не уверены в том, что найдут работу в другом месте.
В учреждении не совсем верно используется технология вознаграждений и наказаний.
Руководство тотально контролирует работу и работников, что подавляет энтузиазм в работе.
Таким образом, главная проблема в управлении Жилищного агентства Фрунзенского района Санкт-Петербурга состоит в том, что в учреждении не хватает целенаправленного качественно нового менеджмента. Руководители должны научиться работать в современных быстро меняющихся условиях, оставаться «на плаву», приспосабливаться к нестабильным экономическим условиям. Это само по себе очень трудно, но при наличии такого огромного потенциала развития, нужно найти подходы и методы, чтобы занять устойчивые позиции на рынке.
В результате проведенного анализа учреждения были выявлены недостатки. С целью их устранения мы разработали проект внедрения мероприятий по совершенствованию управления персоналом, который включает в себя следующие направления:
1. Мероприятия по совершенствованию функции подбора
персонала:
• введение анкеты для внешних кандидатов;
• участие в Ярмарках вакансий среди профильных высших образовательных учреждений г. Москвы;
2. Мероприятия по совершенствованию функции адаптации персонала:
• введение функции наставничества;
• вручение сувенирной продукции;
• выдача отличительных знаков; введение «Дней новичков».
3. Мероприятия по совершенствованию функции обученияперсонала:
• разработка и введение тренингов;
4. Мероприятия по совершенствованию функции аттестацииперсонала:
• проведение собеседования с непосредственным руководителем при сотруднике отдела кадров;
• проведение опроса на интернет-портале компании.
5. Мероприятия по совершенствованию функции развития
персонала:
• разработка ежеквартальных бонусных вознаграждений лучших сотрудников;
• организация корпоративных мероприятий;
• введение спортивного корпоративного мероприятия для соревнований внутри компании.
Далее в работе была проведена экономическая эффективность предложенных мероприятий, которая показала, что по проекту произойдут следующие изменения показателей. Объем реализации услуг в проектируемом году возрастет на 30800 млн. руб., темп прироста 14%. Численность персонала возрастет на одного человека и составит 385 человек, темп прироста 0,26%. Производительность труда одного работающего в проектируемом году возрастет на 78,51 млн.. руб., темп прироста составит 13,7%. Фонд заработной платы персонала в проектируемом году возрастет по сравнению с фактическим на 43,44 млн. руб., темп прироста 10,65%. Среднегодовая зарплата одного работающего вырастет на 0,11 млн. руб. и составит в проектируемом году 1,17 млн. руб. Себестоимость реализации продукции также возрастет в проектируемом году на 12416 млн. руб., темп прироста 10,52%. Прибыль в проектируемо году вырастет на 18384 млн. руб., темп прироста 18,02%.
Что касается показателей рентабельности, то рентабельность деятельности в проектируемом году увеличится на 5,87% и составит 92,31%, а рентабельность продаж увеличится на 1,64% и составит в проектируемом году 48%.
Дополнительные показатели по теме дипломного проекта изменятся следующим образом. Доля сотрудников, удовлетворенных системой стимулирования персонала составит 78%, а затраты на предложенные мероприятия в проектном году составят 174,1 тыс. руб.
Таким образом, цель дипломного проекта будет достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 №51-ФЗ, действующая редакция от 01.03.2013г.
2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ, действующая редакция от 19.05.2013г.
3. Закон РФ «Oколлективных договорах и оглашениях» от 11.03.1992г. №2490-Icизменениями от 29.06.2004г.
4. Закон РФ «Oпорядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)» от 23.11.1995г. №175-ФЗ
5. Аширов Д. А. Управление персоналом: учебное пособие/Д. А. Аширов. - М. : Проспект, 2010
6. Бакирова Г. Х. Психология развития и мотивации персонала: учебное пособие / Г. Х. Бакирова. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2010.
7. Бурчакова М. Как адаптироваться в международном бизнесе? // Управление персоналом. - 2010. - № 8. - C. 15-16
8. Васильева Ю.В., Парахина Н.В., Ушвицкий Л.И. Теория управления: Учебник. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2010
9. Веснин, В. P. Управление персоналом. Теория и практика: учебник /В.Р. Веснин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011
10. Виханский О.С. Менеджмент: учебник. - 5-е изд., стереотип. - М.: Магистр; ИНФРА-М, 2011
11. Горелов Н.А. Экономика труда: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2010. - 704 с.
12. Галимулин В.М. Наставничество в системе адаптации персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2010. - № 1. - C. 39-40
13. Дорофеев, В. Д. Менеджмент: учебное пособие / В. Д. Дорофеев, А. Н. Шмелева, Н. Ю. Шестопал. - М. : ИНФРА-М, 2010
14. Дуракова, И.Б. Управление персоналом: Учебник / Дуракова И.Б., Волкова Л.П., Кобцева Е.Н., Полякова О.Н. - М.: ИНФРА-М,-2010
15. Егоршин А.П. Организация труда персонала: учебник / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев. - М.: ИНФРА-М, 2011
16. Журавлев П.В. Управление человеческими ресурсами: опытиндустриально развитых стран: учеб. пособие / П.В.Журавлев, Ю.Г.Одегов, Н.А.Волгин. - М.: Экзамен, 2012
17. Зайцева Н.А., Ларионова А. А. Финансовый менеджмент в туризме и гостиничном бизнесе: (гриф УМО) Учебное пособие: - М.: ИНФРА-М, 2011,с138
18. Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Гардарики, 2010. - 344 с.
19. Королевский М.И. Поиск и отбор персонала. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010.- 254с.
20. Котова Т. Программа адаптации квалифицированного персонала: опыт разработки // Управление персоналом. - 2010. - № 10. - С. 36-37
21. Карпов А. Создание системы оценки надёжности персонала//Консультант директора. -2010. - № 15.
22. Кибанов А. Я., Дуракова И. Б. Управление персоналом организации отбор и оценка при найме, аттестация: Учебное пособие. - М.: «ЭКЗАМЕН», 2010 - 334с.
23. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления персоналом на предприятии. - М.: Дело, 2010. - 382 с
24. Кибанов А.Я., Управление персоналом организации/ под ред.. - М.: Инфра-М, 2010. - 638 с.
25. Кибанов А.Я. Конфликтология: учебник / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. - 2-е изд, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012
26. Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.: ИНФРА-М, 2011
27. Кравченко А.И. Трудовые организации: структура организации, поведения. - М.: ЮристЪ, 2010. - 256 с.
28. Красноженова, Г.Ф. Управление трудовыми ресурсами: учеб. пособие / Красноженова Г.Ф., Симонин П.В. - М.: ИНФРА-М,-2008
29. Красовский Ю.Д. Организационное поведение: учебник. - 4-е изд., прераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012
30. Лифинец А.С. Основы управления персоналом. - Иваново: Дом книги, 2011. - 306 с.
31. Магура М.И. Поиск и отбор персонала. - М.: ЗАО Бизнесшкола «Интелсинтез», 2010. - 284 с.
32. Маслов В. И. Стратегическое управление персоналом в условиях эффективной организационной культуры: учебник / В. И. Маслов. - М. : Финпресс, 2014
33. Морозова И.Н. HR-менеджмент: справочник менеджера по персоналу.- "Феникс", 2014
34. Потемкин, В. К. Управление персоналом: учебник / В. К. Потемкин. - СПб. : Питер, 2010
35. Соломанидина Т.О. Организационная культура компании: учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2011
36. Томпсон А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии: Учебник для ВУЗов/ пер.с англ. - М.: Банки и Биржи, ЮНИТИ, 2010
37. Трудовое право: Учебник / Н.А. Бриллиантова [и др.]; под ред. О.В. Смирнова, И.О. Снигиревой. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2010
38. Управление персоналом: учебник / под ред. И.Б. Дураковой. - М.: ИНФРА-М, 2012
39. Управление персоналом: учебник / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ, 2010
40. Шапиро, С.А., Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс/С.А., Шапиро, О.В. Шатаева. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014
41. Шекин С.В. Управление персоналом в современной организации: Учебно-практическое пособие.-4-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010
42. Щербатых Ю. В. Психология предпринимательства и бизнеса: учеб. пособие / Ю. В. Щербатых. - СПб. : Питер, 2010