Организация и особенности передачи дел на хранение от структурного подразделения в архив предприятия ( на примере ОАО СК «Альянс» ).

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы данной работы объясняется тем, что в настоящее время на любом предприятии, как в России, так и в другой стране создаются различные виды документов. Документы несут в себе определенную информацию и играют главную в деятельности самого предприятия, а также в жизни государства. Так как некоторые документы предприятия имеют очень важное значение для государства. Ведь, как известно без документов, невозможно составить какие либо планы будь-то оперативные или стратегические, вывести какие данные по деятельности и т.д.
Документы в жизни деятельности делятся условно на документы, которые имеют разовое значение, и актуальность при этом может потеряться сразу после их составления и оформления. Вторая же группа составляют определенные документы, которые свою сущность не теряют даже по истечению определенного количества времени. Помимо двух указанных групп существует еще одна группа документов, где сущность данных документов не теряет свое значение неограниченно количество времени. Документы данной группы обычно хранятся постоянно. Процесс хранения таких документов происходит либо в архивах предприятий, либо в государственных архивах. Для того чтобы передать документы в архив необходимо в первую очередь произвести отбор документации. В связи с этим в первую очередь специалистам делопроизводства необходимо произвести определение ценности документов.
Ценность документа при этом подразделяет на политические, экономические, социально-культурные, научно-исторические значения. Для этого создаются экспертные комиссии, которые для определения ценности документа используют различные критерии, свойства, принципы при определенном порядке оценки документов. На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний день является актуальной.
Главная цель данной работы состоит в том, чтобы выявить особенности организации передачи дел в архив от структурного подразделения.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. рассмотреть теоретические аспекты передачи дел в архив;
2. изучить особенности оценки документов;
3. охарактеризовать нормативно-правовое регулирование передачи дел в архив;
4. исследовать проведение передачи дел в архив, на примере компании ОАО СК «Альянс».
Объектом исследования является компания ОАО СК «Альянс».
Предметом исследования является выявление особенностей организации передачи дел в архив от структурного подразделения.
Теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы архивного хранения в современном делопроизводстве.
В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию передачи дел в архив.
В качестве инструментария применялись методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в теоретических выводах и практические рекомендации.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА В ОРГАНИЗАЦИЯХ 5
1.1. Организация передачи дел на хранение в архив 5
1.2 Свойства документов влияющие на практическую значимость 10
1.3. Нормативно-правовое регулирование передачи дел в архив 14
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ НА ПРИМЕРЕ ОАО СК «АЛЬЯНС» 21
2.1. Краткая характеристика страховой компании ОАО СК «Альянс» 21
2.2. Процесс подготовки дел к передаче на хранение в ОАО СК «Альянс» 23
2.3. Передача дел в архив ОАО СК «Альянс» 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 39
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 41
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 44
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 45

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей работы, работа с документами должна иметь отработанный порядок.
Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, которая составляется и оформляется в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В данной работе автором был рассмотрен процесс передачи дел в архив организации.
Процесс передачи дел в архив представляет собой определенную процедуру действий. Как уже выше было сказано данный процесс состоит из определенных этапов, где основным среди них является определение ценности документов. Проведение оценки ценности документов основывается на определенных принцах, критериях. Также специалисты по делопроизводству при проведении экспертизы ценности документов используют в работе свойства документов, которые оказывают сильное влияние на практическую значимость. Проводя данный анализ специалист, может получить информацию о его авторе, о правдивости документа, что немаловажно для получателя документа.
Далее на примере конкретной организации ОАО СК «Альянс» был рассмотрен и проанализирован процесс организации передачи дел в архив. Процесс как было установлено начинается с составления и утверждения номенклатуры дел, который ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурном подразделении (отдел кадров) возлагается на специалиста по кадрам.
Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Также это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.
Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации.
Номенклатура дел ОАО СК «Альянс» выполняет следующие задачи:
 закрепление индексов дел;
 систематизация дел;
 установление сроков хранения дел;
 учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Распорядительные документы в ОАО СК «Альянс» формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Завершающим этапом работы с документами, является подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению.
Специалист по кадрам отобранные документы дела подшивает, переплетает, и составляет сличительную опись дел, после которой составляет заверительный лист и оформляет обложку дела.
Документы упорядочиваются и хранятся для использования их самой организацией в справочных целях и для пополнения документами, имеющими важное научно-историческое значение Архивного фонда Российской Федерации.
В ОАО СК «Альянс» существует свой архив, принципы работы которого регламентирует специально созданный документ «Основные правила работы архива ОАО СК «Альянс».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1. Нормативно-правовые источники
1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1-4часть. – М.: Юрайт, 2008 – 555с.
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169
4. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060.
5. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 38.
1.2. Нормативно-методическая литература
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти// Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
8. Основные правила работы архивов организаций: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения// Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558
10. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук // утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893
2. Литература
11. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. – 5-ое Изд; доп. и перераб. – М.: Эксмо, 2005. – 621с.
12. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: Уч. пособие - Волгоград: Изд-во,. ВолГУ 2008. – 92с.
13. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие- Волгоград: Изд-во, ВолГУ 2001.-96с.
14. Вовкотруб О.В. Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132 с.
15. Замыцкова О.И. Делопроизводство: учебник/ О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7-ое изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 376с.
16. Кузнецова Т.В. Секретарское дело: учебник для вузов/ ред. Т.В. Кузнецова. – М.: МЦФЭР, 2010. – 344с.
17. Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство : учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 80с.
18. Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
19. Рой О. Исследования социально-экономических и политических процессов. СПб: Питер, 2004. – 364с.
20. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – Изд-е 3-ое. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2003. – 368с.
21. Соколов В.С. Документальное обеспечение управления: учебник/ В.С. Соколов. – 2-ое изд. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 176с.
22. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия/ Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2003. – 192с.
23. Филина Ф.Н. Справочник кадровика. Полное практическое руководство / ред. Ф.Н. Филина. – М.: Гросс Медиа: Росбух, 2008. – 512с.
24. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-21.
Интернет - источники
25. Гильдия Управляющая документацией [Электронный ресурс]. – URL: http://www.gdm.ru
26. Архивное законодательство РФ (текст правовых и нормативных документов) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]- URL: http://www.rusarchivus.ru
27. Официальный сайт ОАО «Альянс» [Электронный ресурс] URL: http://www.allianz.ru
28. Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]: URL:http://www/delo-press.ru
29. Делопроизводство [Электронный ресурс]- URL: http://delpro.narod.ru
30. Правовые и нормативные документы по архивному делу и делопроизводству // Официальный сайт компании «Электронные Офисные Системы» [Электронный ресурс]- URL: http://www.eos.ru