Система 5С документаоборота районных управлений соц. защиты насел г.москвы

Введение

Под делопроизводством или документационным обеспечением управления принято понимать отрасль деятельности, связанную с обеспечением документального оформления и организацией дальнейшей работы с различными официальными документами.
Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание функционирования системы организации и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления.
В настоящее время информация является важнейшим объектом производственной деятельности и потребления, поскольку оказывает значительное или даже решающее воздействие на направления и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической и других сферах жизни общества.
Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят система управления 5С, которая позволяет эффективно управлять документопотоками.
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления документооборотом.
Объектом исследования в работе являются документы и делопроизводство РУСЗН Басманного района.
Предметом исследования в работе является система 5С в сестеме документооборота РУСЗН Басманного района.
Целью работы является проведение анализа и внедрения в систему организации делопроизводства в РУСЗН Басманного района системы 5С.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
исследование деятельности учреждения;
анализ построения документооборота учреждения;
выявление проблем организации документооборота учреждения;
решение существующих проблем в организации документооборота учреждения.
Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах Митяева К.Г., Лившица Я.З., Цикулина В.А., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Ларина М.В., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В. и др.
Проблемам организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения посвящены научно-методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и корпоративного электронного документооборота М.В. Бобылевой, Т.Н.Ильиной, А.Ю.Логиновой.
В процессе исследования применялись следующие методы познания: комплексный системный подход, диалектический, сравнительный и функциональный методы.
Источниками исследования послужили отечественные, зарубежные теории и практики организации делопроизводства на предприятии.
Структурно работа состоит из введения, теоретической главы, посвященной изучению теоретических основ ведения документооборота на предприятии, аналитической главы, в которой проводится анализ делопроизводства на примере Государственного казенного учреждения Дирекция по эксплуатации, движению и учету основных фондов, выявляются недостатки в существующей системе, в третьей главе предлагаются основные направления совершенствования документационного обеспечения на примере Государственного казенного учреждения Дирекция по эксплуатации, движению и учету основных фондов. В заключении подводятся итоги проделанной работы.

 

Оглавление

Введение 3
1. Описание проблем в сфере документооборота районных управлений соц. защиты насел Москвы 6
1.1. Общая характеристика организации 6
1.2. Анализ построения работы документооборота в учреждении 9
2. Направления оптимизации документооборота учреждений 14
2.1. Пути совершенствования документооборота учреждения 14
2.2. Расчет экономической эффективности проекта 18
Заключение 27
Список литературы 29

Заключение

В данной работе ставилось целью проведение анализа и последующего совершенствования организации делопроизводства в районных управлениях соц. защиты насел Москвы.
Отметим, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.
Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий:
исключение возвратного движения документов;
однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано.
Также было проведено исследование процессов управления, в ходе которых и происходит движение документов. Однако на этапе существует ряд проблем, таких как: большая длительность обработки и поиска документов, частая потеря документов.
Решение данных проблем позволит:
значительно улучшить удобство работы сотрудников ДОУ с системой обеспечения документооборота в учреждении;
сократит сроки подготовки отчетности в учреждении;
ускорит работу по основной деятельности учреждения.
Таким образом, целью оптимизации ставилось упрощение ведения делопроизводства в учреждении посредством внедрения системы 5С.
Расчет экономической эффективности мероприятий по повышению эффективности ведения делопроизводства в учреждении показал эффективность данного мероприятия.
Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.
Мероприятия, предложенные учреждению - автоматизация делопроизводства. Все это даст сокращение расхода ресурсов и времени в управлении документацией.
Эффективность проекта составляет 65479,52 руб. Снизится расход времени, затрачиваемого на обработку информации, отчета, данных оперативного учета и влияние человеческого фактора на 20 %. Будет исключено запаздывание информации, ранее составляющее 1-2 дня, причина повышения затрат (1500 руб.) на расходные материалы – низкий уровень формализации задач управления.

Список литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
2. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ // СЗ РФ. 2009. N 19.
3. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
4. Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 75.
6. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
7. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
8. Должностная инструкция секретаря учреждения.
9. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова.- М. : Академия, 2009.- 64с.
10. Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 376 с.
11. Варламова, Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля: [справочник]/ Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева; под ред. И. В. Журавлевой.- М. : Проф. изд-во, 2008.
12. Внедрение инноваций в электронный документооборот // Самоуправление. 2010. № 3. С. 36-39.
13. Горлова Е.И. Управление производственными затратами на промышленных предприятиях // Экономинфо. 2011. № 15. С. 68-70.
14. Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.
15. Евлантьев С.Н. Юрцентр - инструмент Legal-Collection: создание и управление // Банковское дело. 2013. № 3. С. 71-76.
16. Зайцев В.С. Организация рабочих мест на промышленных предприятиях с использованием системного подхода // Научные труды Донецкого национального технического университета. Серия: экономическая. 2013. № 4 (46). С. 169-177.
17. Закиров Э.А. Влияние принципов бережливого производства на систему управленческого учета предприятия // Казанская наука. 2012. № 12. С. 77-82.
18. Иванов К.А. Преобразуем обычное производство в «бережливое» «бережливое производство»: из цехов автомобилестроительных компаний в офисы // Российское предпринимательство. 2009. № 12-1. С. 68-75.
19. Ильина И.М. О философских аспектах бережливого производства // Ученые записки Альметьевского государственного нефтяного института. 2012. Т. Х. № -2. С. 64-67.
20. Лецкий В.П. Повышение эффективностипроизводства автокомпонентов через формирование потока единичных изделий // Российское предпринимательство. 2013. № 15 (237). С. 131-138.
21. Мистахов Р.И. Опыт внедрения современных методов и инструментов организации производства на промышленном предприятии ОАО «Зеленодольский завод имени А.М. Горького» // Вестник УГАЭС. Наука, образование, экономика. Серия: Экономика. 2013. № 3 (5). С. 21-25.
22. Мистахов Р.И. Повышение эффективности организации производственных процессов на предприятии // Вестник Казанского государственного технического университета им. А.Н. Туполева. 2012. № 4-2. С. 74-78.
23. Растимешин В.Е., Куприянова Т.М. Классификация внутрипроизводственных запасов // Методы менеджмента качества. 2013. № 1. С. 6-12.
24. Растимешин В.Е., Куприянова Т.М. От бережливого производства – к бережливым офисам, логистике, сервису! // Методы менеджмента качества. 2012. № 11. С. 4-13.
25. Растимешин В.Е., Куприянова Т.М. От бережливого производства – к бережливым офисам, логистике, сервису! (продолжение) // Методы менеджмента качества. 2012. № 12. С. 4-10.
26. Родионов А.С., Сухарев С.Л. Использование хеш-функции для защиты информации в локальных вычислительных сетях военного назначения // Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2012. Т. 130. № 5. С. 226-230.
27. Самохвалова Е.П. «Незавершенное производство» в офисной работе нефтегазовых компаний // Нефть, газ и бизнес. 2013. № 8. С. 46-49.
28. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/
29. Сафронова К.О. Особенности применения концепции «бережливое производство» в компаниях различных сфер деятельности и национальностях (различных странах) // Экономика и предпринимательство. 2012. № 5. С. 431-435.
30. Система защиты информации федерального казначейства как пример эффективного противодействия угрозам безопасности информации / Сазонов С.П., Топилин Я.Н., Чувилин И.А. // Проблемы анализа риска. 2011. Т. 8. № 1. С. 56-65.
31. Стриженок О.А. Особенности внедрения японской системы организации рабочих мест в России // Дискуссия. 2013. № 1 (31). С. 91-96.
32. Теппинг Д. Бережливый офис / Дон Тэппинг, Энн Данн ; пер. с англ. [А. Залесовой, Т. Гутман]. Москва, 2009. Сер. Т. 7 (19) Библиотека Генерального директора. БГД. Серия «12 неслучайных книг».
33. Теппинг Д. Бережливый офис / Дон Тэппинг, Энн Данн ; пер. с англ. [А. Залесова, Т. Гутман]. Москва, 2009. Сер. Серия «Модели менеджмента ведущих корпораций».
34. Теппинг Д. Бережливый офис / управление потоками создания ценности / Д. Теппинг, Т. Шукер ; [пер. с англ. А. Л. Раскина]. Москва, 2009. Сер. Бережливое управление.
35. Теппинг Д. Бережливый офис / устранение потерь времени и денег / Дон Тэппинг, Энн Данн ; пер. с англ. [А. Залесовой, Т. Гутман]. Москва, 2012. Сер. Серия «Модели менеджмента ведущих корпораций».
36. Теппинг Д. Путеводитель по книге бережливый офис // перевод с английского / Дон Тэппинг, Энн Данн. Москва, 2009. Сер. Т. 7 (19) Библиотека Генерального Директора. Серия «12 неслучайных книг».
37. Урбанская Г.Г. Организация учетного процесса в фермерских кооперативах // Экономика сельского хозяйства. Реферативный журнал. 2001. № 2. С. 398.
38. Шарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.
39. Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов - это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56-59.
40. Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia/.
41. http://www.bus.gov.ru/public/agency/agency.html?agency=176843
42. http://uszn-cao.ru/avtomat.html