Организация регистрации документов. характеристика современных регистрационных форм.

ВВЕДЕНИЕ
В рамках документационного обеспечения управления любой организации, особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на успех управления в целом.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в оформлении документов, придания им юридической силы, в расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
В настоящее время среди выше перечисленных операций наиболее важной становится регистрация документов. Так как регистрация документов является подтверждением факта создания или получения документа в организацию, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. От того как налажена работа регистрации документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
В эпоху передовых технологий ручная регистрация документов отходит на второй план. Вместо этого делопроизводственные службы или просто секретари-референты используют автоматизированные системы регистрации, которые изначально заложены в автоматизированных системах документационного оперативного управления «АСДОУ». На основании всего вышесказанного тема данной курсовой работы на сегодняшний день является очень важной и актуальной.
Объектом исследования является ООО «Металлоштамп».
Предметом исследования является выявление особенностей в системе регистрации документов в ООО «Металлоштамп».
Целью курсовой работы является анализ автоматизированной системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» и разработка предложении по ее совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Изучить теоретические аспекты регистрации документов: сущность и историю возникновения;
2. Рассмотреть автоматизированные системы регистрации документов, применяемых в современном делопроизводстве;
3. Дать краткую характеристику компании ООО «Металлоштамп»;
4. Проанализировать постановку регистрации документов в ООО «Металлоштамп»;
5. Предложить основные направления по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп».
Для решения поставленных задач в работе были использованы следующие методы: анализ теоретических и периодических источников, анализ отчетной документации организации.
При подготовке курсовой работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства, нормативные правовые акты, организационные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.
Помимо опубликованных источников при написании курсовой работы были использованы неопубликованные источники: Устав, организационно-распорядительные документы ООО «Металлоштамп».
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 5
1.1. Сущность и история развития регистрации документов 5
1.2. Автоматизированные системы регистрации документов 10
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ООО «МЕТАЛЛОШТАМП» 16
2.1. Общая характеристика ООО «Металлоштамп» 16
2.2. Система регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 19
2.3. Основные пути по совершенствованию системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп» 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 36
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование на тему автоматизированные системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
История развития документооборота и делопроизводства в целом берет свое начало с Древнерусского государства. В историческом аспекте история документооборота разбита на определенные этапы развития: приказное, коллежское, министерское, делопроизводство советского времени и современного.
В каждом представленном периоде развития делопроизводства регистрация документов имеет очень важное значение. Так если в приказном делопроизводстве на приказах лишь только делались отметки, то уже в коллежском делопроизводстве документы, как входящие, так и исходящие заносились в книги. Регистрация документов при министерском делопроизводстве вошла в историю как процесс, который являлся многоуровневым и был централизованным. Так как на каждой ступени подразделения делопроизводственной службы производилась дублирующая регистрация документа. Что в последствие приводило к усилению волокиты и многолетнему путешествию документов по инстанциям и к резкой бюрократизации государственного аппарата царской России.
В настоящее время с переходом от традиционного документооборота к электронному документообороту, регистрация документов также претерпела изменения. Регистрация документов теперь ведется с помощью автоматизированных систем документационного оперативного управления.
Рынок российских автоматизированных систем представлен большим разнообразием программ, которые были рассмотрены в данной работе.
Во второй главе курсовой работы на основе компании ООО «Металлоштамп» была проанализирована система регистрации документов.
ООО «Металлоштамп» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами.
ООО «Металлоштамп» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе документационного обеспечения управления, так и в других Департаментах.
В целом делопроизводство ООО «Металлоштамп» отвечает современным требованиям к организации работы с документами.
Регистрация документов в ООО «Металлоштамп» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям. Так как при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма и ведутся бумажные контрольные карточки. Также регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем во второй главе предложена новая автоматизированная система электронного документооборота на базе платформы OPEN TEXT.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности коллективной работы с документами, их создания, регистрации, а также управления ими.
В результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Металлоштамп», произойдут качественные изменения в текущей работе с документами, а в частности при регистрации документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1 Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
2 Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
3 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
4 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
5 Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. №25. ст.3060.
6 ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
7 Положение об Управлении документационного обслуживания ООО «Металлоштамп»,2006г.
8 Утвержденная организационная структура службы ДОУ ООО «Металлоштамп», 2006г.
9 Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
10 Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. - № 3. – С. 38-44.
11 Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
12 Квеско С. Б., Киреенко В. Е. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, 2005. – 180с.
13 Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие : рекомендовано М-вом образования / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента РФ, Сиб. акад. гос. службы. - 6-е изд., испр. и доп. . - М. : Инфра-М, 2010. - 367с.
14 Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. – С.10.
15 Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. - № 1. - С. 6.
16 Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. - 208с.
17 Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010. - 178с.
18 Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., обнов. – Спб.: Питер, 2011. - 176с.
19 Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
20 Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. – 6-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2011. - 288с.
21 Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. - 463с.
22 Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.
23 Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/
24 Делопроизводство [Электронный ресурс]- URL: http://delpro.narod.ru/histor4.html
25 Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
26 История делопроизводства Электронный ресурс]- URL: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/kollezhskoe-deloproizvodstvo.html
27 Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278.
28 Лившиц В.А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. – М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL: http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html
29 Общее учреждение министерств 1811 г. Т.31. Электронный ресурс]- URL:http://www.hrono.ru/dokum/1800dok/1811min.php
30 Система электронного документооборота [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.ramec.ru/services/soprovogdenie/_doc/