технология обеспечения сохранности архивных документов

ВВЕДЕНИЕ
Собрание хранимых в порядке документов и бумаг, порой совсем недавних, а иногда старинных, называется архивом. Любой архив считается драгоценным народным достоянием, который подлежит самой бережной охране, особенно со стороны всех тех, кому не безразлична память о старине, кто осознает необходимость знакомства с нею для создания лучшего будущего.
Бесспорно, архивы стали более востребованы как в рамках традиционных направлений, так и в рамках возросших потребностей общества, выполняя государственную, научно-справочную и социальную функции, что подчеркивает актуальность темы исследования. Их открытость и доступность – неотъемлемые условия деятельности государственных институтов, развития науки, культуры, образования и общества в целом. Помимо этого, понимание и решение проблем сохранности документов зависит от степени их востребованности и значимости, главным образом, в целях социально-правовой защиты граждан.
Архивные документы олицетворяют историю страны, подтверждают права граждан, организаций и государства, поддерживают принципы демократии, в том числе право граждан иметь необходимую информацию о деятельности органов власти всех уровней. Главная проблема заключается в обеспечении сохранности архивов.
Известно, что архивные документы следует оберегать от воздействия различных факторов: воды, огня, света и в редких случаях кражи. Если изначально они находились в хорошей сохранности, то со временем бумага, как правило, утрачивает свой первозданный вид под влиянием многообразных факторов среды. Обеспечение сохранности документов в архиве организации представляет собой совокупность мероприятий по организации и соблюдению требований к помещению архивохранилища; формированию оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении архива; использованию особых средств хранения документов; соблюдению мер по охране и защите документов при их транспортировке.
Исходя из этого, цель работы заключается в выявлении особенностей хранения архивных документов в настоящее время. В соответствии с поставленной целью были определены следующие задачи:
1. Охарактеризовать процесс организации архивного хранения документов.
2. Рассмотреть ключевые требования к хранению документов в архивохранилищах.
3. Проанализировать современные технология по обеспечению сохранности архивных документов.
4. Описать рекомендации по совершенствованию технологий хранения документов в архивохранилищах.
Объект исследования – процесс хранения архивных документов.
Предмет исследования – современные способы и технологии, направленные на обеспечение сохранности архивной документации.
Методологическую основу исследования составили метод анализа, обобщения и классификации, системный метод.
В первой главе работы описываются основы организации архивного хранения документов и требования, которые предъявляются к архивохранилищам. Кроме того, приведены нормативные правовые акты, регулирующие архивную деятельность в РФ, в которых также определены ключевые факторы для успешного хранения архивных документов в архивохранилищах, установлены сроки хранения.
Во второй главе рассматриваются технологии обеспечения сохранности архивных документов, применяемые в российских учреждениях согласно отечественным и зарубежным методикам, указаны рекомендации для совершенствования процесса хранения документов.
В работе были использованы различные нормативные правовые акты, сборники научных статей, статьи из периодических изданий, электронные ресурсы.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка. Содержание работы изложено на двадцати восьми страницах машинописного текста. Список источников состоит из 21 источника.

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОСОБЕННОСТИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5
1.1. Организация архивного хранения документов 5
1.2. Требования, предъявляемые к архивному хранению документов 10
2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В РФ 14
2.1. Характеристика технологий, направленных на сохранение документов в архивохранилищах 14
2.2. Рекомендации по совершенствованию технологий хранения архивных документов 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, согласно которому ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями российского законодательства, обеспечивает соответствующие условия для дальнейшего использования документов.
Организация архивного хранения документов - сложный и трудоемкий процесс. В настоящее время архивное хранение документов можно представить как многофункциональный способ для сохранения наиболее важных и в то же время не востребованных документов предприятия.
В действующем законе говорится об условиях хранения документов, чтобы продлить им жизнь. А значит, если документы хранятся на предприятии, необходимо оборудовать специально отведенное помещение для организации архива. Кроме того, необходимо обезопасить документы от пожаров, установив противопожарные системы, оборудовать различными регуляторами с целью поддержания заданной температуры и влажности в помещении, обеспечить безопасность посредством внедрения камер слежения и прочих приборов, усилением охраны, проводить периодические санитарные мероприятия.
Основное место в системе обеспечения сохранности документов при их использовании, так или иначе, принадлежит традиционным внутриархивным методам контроля за движением фондов и дел.
Сохранность документов не может быть обеспечена без проведения реставрационных работ, то есть восстановления первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению. Для этого используются различные современные технологии на базе отечественного и зарубежного производства.
С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В силу этого проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.
Для решения проблем использования технологий по обеспечении сохранности архивных документов был разработан проект «Концепции развития архивного дела на период до 2020 года», который представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб ДОУ, поскольку благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с бумажными и электронными документами, а также быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
Нормативные правовые акты:
1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014) // СПС КонсультантПлюс.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС КонсультантПлюс.
3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014) // СПС КонсультантПлюс.
4. Проект Распоряжения Правительства РФ «О проекте концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (по состоянию на 03.07.2014) (подготовлен Минкультуры России) // СПС КонсультантПлюс.
Основная литература:
5. Горохов, С.Н., Лобанов, Е.М. Современные технологии хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2014. - № 1. – С. 193-200.
6. Гришина, М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. – 2011. - № 2. – С. 48-51.
7. Егоров, С. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. – 2009. - № 6. – С. 19-28.
8. Кузнецов, С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2012. - № 7. - С. 6-12.
9. Приютов, А.В. Техническая укрепленность архивов, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры: нормативная база и практика РГВИА // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 28-33.
10. Савина, Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов: Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми НЦ УрО РАН. – Сыктывкар, 2013. – С.319-336.
11. Тихонов, В.И. Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения (статьи разных лет) / В.И. Тихонов. - М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. – 384 с.
12. Управление документацией: прошлое настоящее и будущее: программа Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. памяти Т.В. Кузнецовой, 21-22 марта 2013 г., г. Москва / РГГУ, ИАИ.– М., 2013.– 26 с.
13. Шабанова Т.Е. О некоторых актуальных проблемах сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 3-10.
14. Шарапова, И.С. Основные аспекты превентивной консервации архивных документов // Материалы совещания главных хранителей фондов федеральных архивов. – СПб, 2012. – С. 10. – 25.
Электронные ресурсы:
15. Альбрехт, Б.В. Условия хранения документов в архиве [Электронный ресурс]: Архивный портал naar.ru. – 2013. Режим доступа: http://naar.ru/articles/usloviya-hraneniya-dokumentov-v-arhive. - 22.08.2014.
16. Бухгалтерские документы и их архивное хранение [Электронный ресурс]: Электрон.журн. «Клерк.ру». – 2014. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/362051. - 22.08.2014.
17. Губина, Е.Р. Современные способы реставрации и консервации архивных документов [Электронный ресурс]: Колледж «Императорский Александровский Лицей». – 2013. Режим доступа: http://apl.com.ru/2013/04/современные-способы-реставрации-и-ко. - 22.08.2014.
18. Как восстановить и консервировать поврежденные документы [Электронный ресурс]: «Делис Архив». – 2012. Режим доступа: http://www.archiv.ru/useful_information/topical_issues/20356. - 22.08.2014.
19. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс]: Система электронного архива. – 2012. Режим доступа: http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078. - 22.08.2014.
20. Памятка по обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования «Архива города» [Электронный ресурс]: Автоматизированные архивные технологии. – 2013. Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-pamyatka-po-obespecheniyu-sohrannosti-dokumentov.htm. - 22.08.2014.
21. Просюкова, А. Тонкости архивного хранения документов организаций и индивидуальных предпринимателей [Электронный ресурс]: Небо. Онлайн-бухгалтерия. – 2014. Режим доступа: http://nebopro.ru/content/tonkosti-arhivnogo-hraneniya-dokumentov-organizaciy-i-individualnyh-predprinimateley. - 22.08.2014.