Информационно-поисковая система по документам организации

Введение

В данном случае эта тема актуальна именно потому, что дает возможность решения определенных практических задач на основе полученных в исследовании данных.
Цель работы – выявление особенностей и проблем использования информационно-поисковой системы по документам организации.
Задачи:
 описание теоретических основ информационно-поисковых систем;
 исследование схем базы данных по документообороту;
 исследование существующих продуктов электронного документооборота.
Объектом настоящей работы являются системы электронного документооборота. Предметом – информационно-поисковые системы по документам организации.
Хронологические рамки моей работы заключают период с начала 50-х гг. XX в. до настоящего времени. Это объясняется тем, что электроника начала развиваться высокими темпами в это время. Именно тогда были написаны коды первых программ ЭВМ – в 1951 г. Джон фон-Нейман предложил механизм самовоспроизводящихся программ – современных вирусов – которые продолжают совершенствоваться и по сей день.
При проведении данного исследования нами были использованы следующие методы: системный, структурный, историко-сравнительный, функциональный, информационный, аксиоматический, выборочный, метод модернизации, методы синтеза и анализа.
Данная работа базируется на ряде правовых актов. Они регулируют отдельные правоотношения, касающиеся сферы информационного управления.
Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.
Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования не только к профессиональным качествам специалистов, но к техническому и программному обеспечению. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций. Наиболее эффективной работе этих процессов должно содействовать выбранное программное обеспечение.
Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Содержание

Введение 3
1. Теоретические основы информационно-поисковых систем 5
1.1. История 5
1.2. Виды информационно-поисковых систем 8
1.3. Принципы построения информационно-поисковых систем 11
1.4. Основные этапы проектирования информационно-поисковых систем 12
1.5 Схема базы данных по документообороту 15
1.6 Методы поиска по документам организации 21
1.7 Обзор программных продуктов поиска документов 25
1.8 ИПС и ее структура 32
2. Исследования существующих продуктов электронного документооборота 41
2.1. Цели создания и внедрения на предприятии электронного документооборота 41
2.2. Анализ существующих предложений 43
Заключение 50
Список использованной литературы 51

Заключение

ИС – это компьютеризированные системы, применяемые в управлении. Сегодня для принятия начальниками эффективных управленческих решений необходимо оперативно собирать, обрабатывать большие объемы данных, поступающих из внутренних и внешних источников. Именно поэтому предприятия используют автоматизированные ИС, построенные на современных компьютерных, телекоммуникационных технологиях.
Применение информационных технологий включает в себя:
 разработку программного обеспечения;
 использование программного обеспечения;
 приобретение серверного оборудования;
 применение телекоммуникационных средств Интернета.
Для этого необходимы большие затраты, которые, однако, принесут предприятию значительную выгоду - получение наиболее оптимальной информации для управления предприятием, эффективного маркетингового планирования, конкурентных преимуществ.
В работе были рассмотрены информационные технологии, используемые в моделировании бизнес-процессов, например ERP-стратегии, суть которых состоит в принципиальном подходе к использованию единой транзакционной системы для подавляющего большинства операций и бизнес-процессов организации. При этом предприятия могут иметь различные организационные формы, действовать в различных сферах, быть территориально разобщенными.

Список использованной литературы

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) // «Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060.
2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. // СПС «КонсультантПлюс».
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 75.
5. Аверин Д.А. Электронное учебное пособие «защита электронного документооборота в компьютерной системе» // Психолого-педагогический журнал Гаудеамус. 2014. № 2 (24). С. 177-178.
6. Багаев М.А. Концепция управления процессами защиты информации в системах электронного документооборота // Информация и безопасность. 2012. Т. 15. № 1. С. 101-104.
7. Баканова Н.Б. Проблемы реализации электронного взаимодействия в распределенных системах документооборота // Электросвязь. 2013. № 10. С. 43-45.
8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах . - М.: «Феникс, 2003. – 161 c.
9. Бычков С.С., Попов А.М. Обеспечение информационной безопасности в системах электронного документооборота // Решетневские чтения. 2013. Т. 2. № 17. С. 139-140.
10. Володин Д.Я. Роль электронного документооборота в современной системе управления // Педагогическое образование на Алтае. 2014. № 2. С. 419.
11. Деловая переписка [Текст] : учебно-практическое пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов ; Российская Академия Государственной Службы при Президенте РФ, Сибирская академия государственной службы. - 3-е изд. - М. : Инфра-М, 2006. - 136 с.
12. Демьянов, Б.С. Современный электронный документооборот (достоинства и недостатки) / Б.С. Демьянов // Вестник Тверского государственного университета. Сер.: Управление. – 2005. – № 3 (9). С. 42-47.
13. До З.Н., Ткаченко В.М. Анализ защищенности систем электронного документооборота во вьетнамской социалистической республике // Динамика сложных систем - XXI век. 2014. Т. 8. № 2. С. 107-111.
14. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования / А. В. Пшенко. - 5-е изд., стер. - М.: Академия, 2007. - 176 с.: ил.
15. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция [Текст] : учебное пособие для студентов вузов / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов-на-Дону : Издательский центр «МарТ», 2002. - 272 с.
16. Документоведение [Текст]: учебное пособие / Н. С. Ларьков; ТюмГУ. - М.: Восток-Запад: АСТ, 2006. - 429 с.
17. Елисеев Н.И., Финько О.А. Подсистема проверки целостности графической информации в системах электронного документооборота // Информационное противодействие угрозам терроризма. 2013. № 21 (21). С. 98-101.
18. Зайцева Т.А., Арасланбаев И.В. Актуальность внедрения систем электронного документооборота // В сборнике: Тенденции и перспективы развития статистической науки и информационных технологий сборник научных статей: посвящается Юбилею профессора кафедры статистики и информационных систем в экономике доктора экономических наук Рафиковой Нурии Тимергалеевны. МСХ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2013. С. 127-130.
19. Зиновьев, П.В. К вопросу повышения защищенности существующих и перспективных автоматизированных систем электронного документооборота / П.В. Зиновьев // Вестник Воронежского государственного технического университета. – 2010. Т. 6. – № 12. – С. 174.
20. Иващенко А.С. Анализ и оптимизация систем электронного документооборота для образовательных учреждений // Обучение и воспитание: методики и практика. 2014. № 14. С. 62-65.
21. Исакова Л.В. Проблемы внедрения систем электронного документооборота в школе // Обучение и воспитание: методики и практика. 2014. № 14. С. 65-70.
22. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо [Текст] : учебно-практическое пособие / М. И. Басаков. - 3-е изд., испр. и доп. - М. : ИТК Дашков и К°, 2005. - 112 с.
23. Калинин А.М. Совершенствование функциональности информационной системы предприятия на основе системы электронного документооборота DIRECTUM // Вестник Чувашского университета. 2012. № 3. С. 212-215.
24. Каменьков Д.В. Исследование и разработка методов организации электронного документооборота в системах управления данными об изделии // диссертация на соискание ученой степени кандидата технических наук / С.-Петерб. гос. электротехн. ун-т (лэти). Санкт-Петербург, 2012.
25. Каменьков Д.В. Исследование и разработка методов организации электронного документооборота в системах управления данными об изделии // автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук / С.-Петерб. гос. электротехн. ун-т (ЛЭТИ). Санкт-Петербург, 2012.
26. Киви Берд Конфликт криптографии и бюрократии [Электронный ресурс]: Электронный журнал. – опубликовано в журнале «Компьютерра» 09 июля 2010 г. – Режим доступа: http://www.computerra.ru/own/kiwi/546005/.
27. Киреева К.А., Соколов И.А. Входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция в системе электронного документооборота // В сборнике: Материалы Всероссийской молодежной конференции "Информационно-телекоммуникационные системы и технологии (ИТСиТ-2012)" Кемерово, 2012. С. 107-108. 0
28. Кузнецова Т., Черепанова О. Система электронного документооборота в ДОАО «Газпроектинжиниринг» на базе системы LOTSIA PDM PLUS // САПР и графика. 2012. № 9 (191). С. 8-10.
29. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент» / М. ВКирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : Инфра-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение, 2006. - 364 с. - (Высшее образование).
30. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2014. № 12. С. 102-106.
31. Леднев А.М. Распределение задач на основе модели аукциона в системах электронного документооборота // Программные продукты и системы. 2012. № 3. С. 14.
32. Модель оценки эффективности программных систем защиты информации в системах электронного документооборота / Змеев С.А., Солод Д.В., Сиренький Е.И., Застрожнов И.И. // Вестник Воронежского института ФСИН России. 2013. № 1. С. 82-85.
33. Морозов И.В. Система формирования пассажиропотока во внештатных (экстренных) ситуациях и способ электронного документооборота для этой системы // патент на изобретение RUS 2453914 21.04.2011.
34. Носенко С.В., Королев И.Д. Автоматическая классификация формализованных документов в системе электронного документооборота // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 96. С. 225-236.
35. О системах электронного документооборота / Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2013. № 10. С. 83-85.
36. Обзор современных тенденций развития технологий в системах электронного межведомственного документооборота / Барыкин Д.В., Боровин Ю.М., Латышева О.П., Присада С.А. // Известия Московского государственного технического университета МАМИ. 2013. Т. 1. № 4 (18). С. 312-315.
37. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
38. Построение эффективной системы менеджмента качества вуза с использованием системы электронного документооборота / Баймульдин М.К., Шакирова Ю.К., Савченко Н.К., Маденова А.Е. // Дистанционное и виртуальное обучение. 2013. № 7 (73). С. 124-134.
39. Потапова А.И., Чернова Е.В. Актуальность внедрения систем электронного документооборота в детские центры // Сборник научных трудов Sworld. 2014. Т. 7. № 2. С. 20-23.
40. Рациональный выбор средств защиты при структурном синтезе программных систем защиты информации в системах электронного документооборота / Змеев С.А., Селютин И.Н., Скрыль Е.Б., Никитин А.А. // Вестник Воронежского института ФСИН России. 2013. № 2. С. 55-59.
41. Руденко Е.П. Особенности автоматизированных информационных систем электронного документооборота // В сборнике: ОБЩЕСТВО, НАУКА И ИННОВАЦИИ сборник статей Международной научно-практической конференции: в 4-х частях. ответственный редактор А.А. Сукиасян. 2013. С. 264-265.
42. Савосина Н.Г., Чеботарев В.Е. Проблемы обеспечения безопасности информации в автоматизированных системах таможенных органов России в свете развития электронного документооборота // Таможенное дело. 2014. № 3. С. 22-24.
43. Савченко Н.А. Система электронного документооборота, информационной поддержки и мониторинга академической мобильности студентов сетевого университета СНГ // В сборнике: Университет ШОС - новые горизонты дистанционного образования: опыт, практика, перспективы развития 2013. С. 149-151.
44. Савченко Н.А. Система электронного документооборота, информационной поддержки и мониторинга академической мобильности студентов сетевого университета СНГ // В сборнике: Университет ШОС - новые горизонты дистанционного образования: опыт, практика, перспективы развития 2013. С. 149-151.
45. Серба О.Р. Внедрение отечественных и зарубежных систем электронного документооборота // В сборнике: Культура, наука, образование: проблемы и перспективы Материалы III Всероссийской научно-практической конференции. Ответственный редактор А.В. Коричко; Министерство образования и науки Российской Федерации, Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Нижневартовский государственный университет. 2014. С. 248-249.
46. Скиба, О. Защита документа в системе электронного документооборота / О. Скиба // Секретарское дело. 2007. – № 12. – С. 25.
47. Современное делопроизводство [Текст] : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / М. В. Кирсанова. - 4-е изд. - М. : Инфра-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение, 2006. - 312 с.
48. Сравнительный анализ систем электронного документооборота, применяемых на нефтедобывающих и нефтехимических предприятиях / Губанов А.И., Данчук К.А., Порфирьева С.А., Николаев А.Б. // В мире научных открытий. 2012. № 2.6 (26). С. 13-19.
49. Старыгин А.В., Старыгина Е.В. Межкорпоративный юридически значимый обмен электронными документами с использованием систем электронного документооборота // Приволжский научный вестник. 2014. № 5 (33). С. 39-41.
50. Таухетдинова Г.Р., Кабашова Е.В. Тенденции развития систем межведомственного электронного документооборота в России // В сборнике: Тенденции и перспективы развития статистической науки и информационных технологий сборник научных статей: посвящается Юбилею профессора кафедры статистики и информационных систем в экономике доктора экономических наук Рафиковой Нурии Тимергалеевны. МСХ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2013. С. 137-138.
51. Теория информационной безопасности [Электронный ресурс]: Электронное издание. – HackZone Ltd 14.07.2009. – Режим доступа: http://www.hackzone.ru/articles/view/id/5961/.
52. Усманова И.В., Коровина Л.В. К вопросу о повышении эффективности функционирования систем электронного документооборота // В сборнике: Современные тенденции в образовании и науке сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции. Тамбов, 2013. С. 130-132.
53. Хо Нгок Зуй Алгоритмы обработки информации в автоматизированных системах электронного документооборота // диссертация на соискание ученой степени кандидата технических наук / С.-Петерб. гос. электротехн. ун-т (ЛЭТИ). Санкт-Петербург, 2012.
54. Хо Нгок Зуй Алгоритмы обработки информации в автоматизированных системах электронного документооборота // автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата технических наук / С.-Петерб. гос. электротехн. ун-т (ЛЭТИ). Санкт-Петербург, 2012.
55. Цибуля А.Н., Леденев А.А. Анализ безопасности документопотоков в системах электронного документооборот // Труды Северо-Кавказского филиала Московского технического университета связи и информатики. 2013. № 1. С. 321-324.
56. Яганова А.А. Опыт проведения практических занятий с использованием систем электронного документооборота при подготовке студентов // Вестник Российского государственного гуманитарного университета. 2014. № 2. С. 258-262.
57. Янко Д.В. Электронный архив для систем электронного документооборота и систем управления информационными ресурсами предприятия // Проблемы информатики. 2012. № 4 (16). С. 65-88.
58. http://sibe.ru/Library/%D0%91%D0%B0%D0%B7%D1%8B%20%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85/%D0%9C%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%B6%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%20%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8%20(%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%8B)/%D0%A2%D0%B5%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%8F/index.aspx?id=7452&iddis=413&ids=0&idt=0&idph=1&idr=1
59. http://zametkinapolyah.ru/zametki-o-mysql/bazy-dannyx-vidy-i-tipy-baz-dannyx-struktura-relyacionnyx-baz-dannyx-proektirovanie-baz-dannyx-setevye-i-ierarxicheskie-bazy-dannyx.html
60. http://www.uecs.ru/uecs-36-122011/item/865-2011-12-19-06-14-38