Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Актуальность темы исследования определяется тем, что в совре-менной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом. Кадровое делопроизводство – это отрасль дея-тельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.Актуальность данного научного исследования определяется также совокупностью ряда факторов, таких как: возрастание объема документооборота в организации; нарушение правил организации и ведения делопроизводства; недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников основных служб, в том числе работников делопроизводственных подразделений (канцелярий, секретариатов), в вопросах делопроизводства; отставание форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники, а также слабое внедрение средств механизации и автоматизации в процессы делопроизводственного обслуживания деятельности фирмы.
Теоретической и методологической основой исследования по-служили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как А.Р., Алавердов Т.И Леженкина., Д. А.Аширов,А.А. Белов, А.Н.Белов, В.П.Григорьев, Т.В.Зайцева, Л.Н.Иванова-Швец, М.В.Кирсанова, С.Л.Кузнецов; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Белов А.А., Быкова Т.А., Горелик О.М., Данилов А.Д.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые акты, документы компании, статистическая отчетность, данные первичного учета исследуемого предприятия, результаты наблюдений и бесед.
Цель курсовой работы: разработать рекомендации по совершенствованию методов организации управленческого документооборота на предприятии ООО«Актив-контракт».
Объект исследования: методов организации управленческого документооборота на предприятии.
Предмет исследования: исследование и совершенствование методов организации управленческого документооборота на предприятии в ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта работы определим следующий круг задач исследования.
- изучить теоретические основы совершенствования документирования;
- выделить основные методы документирования
- определить систему понятий и значений документооборота;
- проанализировать законодательную и нормативно-методическую основу, регламентирующую деятельность кадрового делопроизводствами ООО «Актив-контракт»
- проанализировать специфику документирования кадровой дея-тельности в ООО «Актив-контракт»
- рассмотреть методы совершенствования документирования ООО «Актив-контракт».
А также разработать рекомендации по совершенствованию управленческого документооборота ООО«Актив-контракт» и оценитьих эффективность.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы управленческого аудита и др.
Структура курсовой работы включает введение, три главы основного текста, заключение, список литературы и приложения.
Практическая значимость исследования состоит в возможности ис-пользования разработанных в третьей главе рекомендаций по совершенствованию методов управленческого документооборота предприятия ООО «Актив-контракт».
Результаты исследований в виде предложений и конкретных разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в работу организации ООО«Актив-контракт».

Введение 4
1. Теоретико-методологические требования к организации управленческого документооборота 7
1.1. Понятие и значение документооборота 7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация управленческой документации 12
2. Анализ и оценка организации управленческого документооборота на примере организации ООО «Актив-контракт» 27
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 27
2.2. Анализ управленческого документооборота в организации 32
3. Рекомендации по совершенствованию управленческого документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 40
3.1. Недостатки организации управленческого документооборота организации ООО «Актив-контракт» 40
3.2. Рекомендации по внедрению электронного документооборота в организацию 41
Заключение 50
Список литературы 52
Приложение 1 55
Приложение 2 56
Приложение 3 59
Приложение 4 61

В теоретической части курсовой работы представлены теоретико-методологические основы организации управленческого документооборота. В современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе управления персоналом.Документы в качестве носителей информации выступают как непременный элемент внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников.
В аналитической части курсовой работы проведен анализ и дана оценка организации управленческого документооборота на примере организации ООО «Актив-контракт». ООО «Актив-контракт» является конкурентоспособной организацией, имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке. Анализ организационной структуры показывает, что она позволяет рационально сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не отвечает требованиям, предъявляемым к организационной структуре современной торговой организации ввиду своей низкой адаптивности и негибкости. Проведенный анализ позволяет охарактеризовать состояние компании ООО «Актив-контракт» как устойчивое.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением управленческого документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
В проектной части курсовой работы представлены рекомендации по совершенствованию управленческого документооборота и их оценка на примере организации «Актив-контракт». В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления производством за счет автоматизации управленческого документооборота. Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему «1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопро-изводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.-34с.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис-полнительной власти: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.11.2005 № 536 // Российская газета. № 3990. 07.02.2006.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея-тельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. – 152с.
5. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.-264с.
6. Основные правила работы архивов организации. – М.: 2002.
7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76
8. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, - 2012. — 432 с.
9. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2008. – 560с.
10. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник // - М.: ИНФРА-М, - 2011 – 368 с.
11. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: МГСУ, - 2012. - 78 с.
12. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: -МГСУ, - 2011. - 78 с.
13. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 2010. - 543 с.
14. Выварец А.Д. Экономика предпрятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 2009. - 543 с.
15. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос, экон. ун-та, - 2011. - 108 с.
16. Зайцева Т.В. Управление персоналом: Учебник // – М.: Инфра-М, - 2011. – 336 с.
17. Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс // – М.: Изд. Центр ЕАОИ. - 2012. – 200 с.
18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - 2011.- 304с.
19. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: Учебное пособие для вузов // Под ред. Профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
20. Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: Учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – 432с.
21. DIS-системы. - основа документационного обеспечения управления // Энциклопедия делопроизводства и документооборота: DIS-системы. -http://mdi.ru/encycl.php?RubricID=640
22. Андреев В. От директивного к процессному управлению // Экономика и жизнь. - 2009. - № 25.
23. Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. - 2009. - № 1. - С. 17-20.
24. Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2009. №12. С. 8-21
25. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. - № 9. – С. 34-39.
26. Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений // Гриф УМО МО РФ. – М.: КноРус.- 2010. - 433 с.
27. Данилов А.Д. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой // Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2011. - Т. 7. - № 1. - С. 69-73.
28. Дворовой И.Г. Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота... // Информация и безопасность. - 2010. - Т. 13. - № 1. - С. 115-118.
29. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. // Электронный Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение // Журнал Делопроизводство. - 2009. - № 2. – С. 67-74.
30. Документооборот, теория и практика, все о СЭД (системы электронного документооборота), автоматизация бизнеса. / http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15275>.
31. Ефименко Е.А. Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола // Секретарское дело. - 2004. № 1. - С. 55 – 59.
32. Круглов А.К. Комплексная автоматизация документооборота на предприятии // Известия Волгоградского государственного технического университета. - 2011. - Т. 9. - № 4. - С. 83-86.
33. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», - 2012. – 528с.