Определение документа в законодательных и иных нормативных актах

Общественная жизнь не представляется возможной без информации, которая выступает в качестве двигателя всеобщего прогресса. Причем существенная роль здесь отводится именно социальной информации, которая делится на массовую (эстетическую, мировоззренческую, бытовую), специальную (деловую, научную, корпоративную) и личную. Собственно социальная информация связывается с понятием документа.
Создание документов было определено вполне конкретными социальными потребностями, то есть необходимостью сохранения, закрепления и передачи информации.
Документы хранят различную информацию о проходящих в обществе процессах, в связи с этим социальная информация априори обусловливает социальную природу и суть всякого документа. При этом документ, являясь продуктом общественного развития, в то же время и сам выражает предназначенное влияние на формирование и характер социальных отношений, задерживает или, напротив, стимулирует их развитие. Поэтому исследование каждого документа неосуществимо вне общественной среды, в которой данный документ был создан и где он функционирует. Идентификация социальной функции документа, лежит, в частности, в основе науки документоведение.
Актуальность изучаемой тематики обусловлена огромным значением роли документов в современном обестве, фактически в каждой сфере общественной деятельности могут потребоваться те или иные документы, являющиеся основными источниками информации. Эволюцию человечества сопровождает рост объема информации и разнообразия документов.
Отечественным документоведением сегодня накоплен существенный объем знаний, выраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях (работы В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой).
Принципиальное значение для исследования темы имеют работы архивиста К.Г. Митяева, который впервые ввел термин «документоведение» и внес значительный теоретический и практический вклад в становление документоведения как науки.
В учебных пособиях документоведов Н.Н. Кушнаренко и Н.С. Ларькова проанализирован весь комплекс теоретических, организационно-методических проблем документоведения. Раскрываются принципы классификации документов, специфика документов на традиционных и технотронных материальных носителях, специфика функционирования документно-коммуникационной системы.
Данный обзор литературы показывает, что проблематика, исследуемая в курсовой работе, представляет большой научный интерес, многие ученые рассматривали ее в своих работах, в то же время остается немало вопросов, невыясненных и по сей день.
В нашей работе мы установили цель - исследовать определение документов, как источников информации, в нормативно-правовых актах и иных документах.
Поставленная нами цель обусловила необходимость решения следующих конкретных задач:
- раскрыть понятие документа в современном документоведении;
- разъяснить развитие научных взглядов на феномен документа и отражение его в трудах ученых-документоведов;
- охарактеризовать эволюцию понятия «документ» в ретроспективной нормативной базе;
- рассмотреть определение документа в нормативно-правовой базе;
- проанализировать определение документа в государственных стандартах.
Объект исследования – нормативно-правовая и нормативно-методическая база исследования. Предмет исследования – определение и сущность документа.
Источниковая база. Для написания работы использовались опубликованные источники: Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, ФЗ «О государственном языке РФ», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Об архивном деле в РФ» и др. В работе также использовались указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и распоряжения.
Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры курсовой. Курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения, списка источников и литературы.

Введение 3
1 Определение термина «документ» 6
1.1 Развитие научных взглядов на феномен документа и 6
отражение его в трудах ученых-документоведов 6
1.2 Эволюция понятия «документ» в ретроспективной 12
нормативной базе 12
2 Нормативно-правовая и нормативно-методическая база определения термина «документ» 17
2.1 Нормативно-правовая база определения документа 17
2.2 Определение документа в государственных стандартах 19
Заключение 25
Список использованных источников и литературы 28

Таким образом, изучив обширную нормативную базу и научную литературу по теме исследования, мы пришли к следующим выводам.
Документ, как феномен общественной жизни, имеет давнюю историю, которую можно проследить по трудам ученых, нормативным актам в различные эпохи. Понятие «документ» эволюционировало и рассматривается сегодня в различных аспектах, в зависимости от запрашиваемых критериев.
Документы играют немаловажную роль в организации административной и экономической жизни любого государства. Без документов, отображающих деятельность предприятий, организаций, учреждений, нельзя составить ни перспективный, ни оперативный план, неосуществимо проведение анализа хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование любых процессов распространяется на все этапы их деятельности. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Таким образом, документ является результатом отражения фактов, событий, явлений, предметов объективной действительности, мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, рисунка, графики, фотографии, аудиовидеозаписи. Документ создается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы подойти к интересующим нас проблемам, мы проследили значение термина «документ» и выяснили, что за продолжительный исторический период смысл понятия «документ» непрестанно менялся. И до настоящего времени употребляются определения, придающие ему порой самый широкий смысл, либо наоборот сужающие его понимание до одного определенного вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывают, для решения каких теоретических или практических задач он используется.
Также мы выяснили, что понятие «документ» является центральным, фундаментальным в системе документоведческой науки. Оно отражает признаки реально существующих предметов, которые служат объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, поиску, хранению, распространению и использованию документной информации в социуме. Это понятие широко применяется во всех областях общественной деятельности.
Документная информация по большей части является социальной, так как документы создаются людьми для людей. Природная информация, закрепленная на материальном носителе особым способом, основанным человеком, также может быть определена как социальная. Главным элементом документа выступает информация, т.е. самые различные сведения, данные, сообщения, знания, определенные для передачи в ходе коммуникации.
Во-первых, отдельные функции свойственны документу априори, вне независимости от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется вполне сознательно, в зависимости от конкретных общественных потребностей.
Во-вторых, любой документ является полифункциональным, т.е. выполняет одновременно несколько функций, переплетённых между собой, так как в практической действительности разнообразные сферы и типы общественной деятельности тесно взаимодействуют. Однако при этом обычно доминирует одна определенная функция.
Информация, закрепленная в документе, является отображением деятельности человека и общества в целом. По мере эволюции общества, усложнения общественных связей, актуализации конкретных направлений человеческой деятельности, а также в процессе усиления научных документоведческих исследований стало возможным выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это только в тех случаях, когда становится известным механизм действия уже работающих функций или проявляются ранее латентные функции. К примеру, в последнее время очень актуальной стал вопрос защиты информации. В результате отдельные ученые-документоведы не без оснований в состав функций документа включили также и функцию защиты информации.
Изученный нами материал вызвал у нас глубокий интерес. Мы выявили, что теория информации с момента своего рождения связана с теорией коммуникации, первоначально - в технических системах.
Полученные в ходе исследования выводы говорят о том, что изучение понятия «документ» имеет огромное значение. Большую роль в определении данной дефиниции играет нормативно-правовая и нормативно-методическая база документоведческой науки. Многогранность феномена документа приводит к тому, что создатели нормативно-правовых актов, равно как и ученые-исследователи не могут прийти к одному мнению по поводу точного определения документа, что подтверждает необходимость дальнейшего изучения данного термина.

1 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL : http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102108264&intelsearch=%CE%E1+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8%2C+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%EE%ED%ED%FB%F5+%F2%E5%F5%ED%EE%EB%EE%E3%E8%FF%F5+%E8+%EE+%E7%E0%F9%E8%F2%E5+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8 (дата обращения 11.01.2016)
2 Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Официальный интернет-портал правовой информации. URL:
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102089077&intelsearch=%D4%E5%E4%E5%F0%E0%EB%FC%ED%FB%E9+%E7%E0%EA%EE%ED+%EE%F2+22.10.2004+%E3.+%B9+125-%D4%C7+%AB%CE%E1+%E0%F0%F5%E8%E2%ED%EE%EC+%E4%E5%EB%E5+%E2+%D0%D4 (дата обращения 12.04.2015).1
3 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. – 29 с.
4 ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Управление документами. Общие требования».// IFAP.RU. ГОСТ ИСО 15489-1 – 2007. URL:
http://www.ifap.ru/library/gоst/1548912007.pdf (дата обращения 15.04.2015).
5 ГОСТ 6.10.3-83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» // VSEGOST.COM. ГОСТ 6.10.3-83.URL: http://vsegost.com/Catalog/13/13019.shtml (дата обращения 15.04.2015).
6 ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госкомитет СССР по стандартам, 1983. – 15 с.
7 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013. – 13 с.
8 Банасюкевич, В.Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова // Отечественные архивы. 1992. - № 2. – С. 105.
9 Басаков, М.И. Делопроизводство/ М.И. Басаков. – М.: Дашков и К, 2012. – 250 с.
10 Булатова, А.Т. Документоведение: учебное пособие / А.Т. Булатова. - М.; Инфра-М, 2005.- 345 с.
11 Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 391 с.
12 Кузнецов, И.Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К, 2013. – 345с.
13 Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С.Ларьков. - М.; АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427с.
14 Копылов, В.А. Информационное право: учебник/ В. А. Копылов. - М.; ЮРИСТЪ, 2005. - 512 с.
15 Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: Триада, 1998. – 596 с.
16 Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: «Знание», 2006. - 459 с.
17 Ларионова, Т. М. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина. – М.: Форум, 2012. – 416 с.
18 Панасенко, Ю. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю. Панасенко. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2012. – 265 с.
19 Отле, П. Руководство к администрированию / П. Отле. – М.-Л.; Изд-во «Техника управления», 1931. – 234 с.
20 Словарь архивной терминологии социалистических стран. - М.: ВНИИДАД , 1988. - 202 с.
21 Санкина, Л.В. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества) / Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2005. – 432 с.
22 Кузнецов, С. Л. Применение современных технологий в работе с документами / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2006. - № 3. - С. 23-26.
23 Швецов-Водка, Г.Н. Общая теория документа и книги: учебное пособие / Г.Н. Швецов-Водка. – Киев; Знания, 2009. - 487 с.
24 Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. 1999.- № 1.- С. 41-44 .