Делопроизводство курсовая 115

Введение
Одной из важнейших задач государственных архивов является обеспечение сохранности учета и использования документов, созданных в процессе деятельности организаций, имеющих историческую и культурную ценность, играющих важную роль в экономической, политической, финансовой жизни города и страны, а также обеспечивающих социально-правовую защиту граждан Российской Федерации .
В выборе темы для данной работы главную роль играла актуальность с точки зрения теории и практики вопроса взаимодействия службы делопроизводства организации, ее архивного подразделения и государственного архива.
Подготовка документов и дел к передаче на хранение в ведомственный архив предусматривает следующий перечень действий:
- научно-техническую обработку документов;
- подготовку и оформление дел;
- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним после экспертизы ценности;
- составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки хранения которых истекли.
Одним из главных направлений деятельности Росархива сегодня является привлечение организаций различных форм собственности к пополнению Архивного фонда РФ. Сохранение истории России возможно,
Тема работы – систематизация документов, подготовка и передача их на хранение в архив на примере ГБУЗ «Чукотская окружная больница».
Актуальность данной работы обусловило отсутствие ответственного отношения общества к сохранности документального фонда. В понимании обывателей, работа предприятия, отраженная документально не представляет интереса для экономической и социальной жизни страны. Работа госархивов или архивов предприятий строится на двух противоречивых догмах: на законодательстве на уровне субъектов о хранении и использовании документов в государственных органах исполнительной власти, организациях и учреждениях и федеральном законодательстве о сохранности документов и публичном доступе информации .
Актуальность темы заключается в том, что повседневная, последовательная работа по хранению, комплектованию, учету и использованию документации предприятия повышает организационный, а значит прибыльный уровень предприятия.
Чукотская окружная больница представляет собой структуру, уникальную для Дальневосточного федерального округа, а может быть, и для всей России. В 2001 году Постановлением Правительства Чукотского автономного округа «О централизации лечебно-профилактических учреждений окружного подчинения» фактически была создана новая форма территориального здравоохранения. Помимо окружных служб, вошедших в больницу в качестве структурных подразделений, в ее состав были переданы муниципальные центральные районные больницы, переименованные в филиалы .
Поэтому опыт работы данной больницы уникален, в том числе с точки зрения хранения, комплектования, учета и использования документов.
Цель данной работы – изучить возможности ГБУЗ «Чукотская окружная больница» в процессе и систематизация документов, подготовка и передача их на хранение в архив.
Задачами данной работы стали:
- изучение теории регулирования архивной деятельности в РФ;
- анализ нормативных, правовых, законодательных актов по регулированию деятельности организаций, создающих Архивный фонд РФ;
- анализ этапов подготовки документов к архивному хранению в организации;
- изучить типовые и примерные положения, правила и документацию, которая сопровождает деятельность Больницы в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Предметом исследования является документооборот предприятия, объектом – нормативно-методическое обеспечение деятельности службы делопроизводства на предприятии.
В работе нашли применение такие методы, как анализ системы управления, сопоставление фактов и действующих норм законодательства.
Работа состоит из введения, двух разделов, заключения и списка источников и литературы, использованных в работе.
Изучению данной темы посвятили свои работы Алексеева Е.В., Беликова С.В., Щемелева О.В., Артизов А.Н., Медушевская О.М. и др. Однако, следует отметить , что в их работах большее – основное – внимание уделено работе государственных предприятий или предприятий, созданных на базе государственных, т.е. организаций, учреждений и предприятий, в деятельности которых создается Архивный фонд Российской Федерации.
Для решения поставленных задач выбрана следующая структура исследования:
- введение, в котором отображена актуальность и значимость темы работы, представлен краткий обзор использованных источников и литературы, обозначена цель и задачи исследования.
- глава 1, теоретическая – освещает нормативную правовую базу делопроизводства и архивного дела в организации в процессе взаимодействия службы ДОУ и ведомственного архива;
- глава 2, практическая, в которой представлено практическое исследование систематизации, составления документов для передачи документов Больницы на ведомственное хранение;
- в заключении подведены итоги и предложения по совершенствованию взаимодействия службы ДОУ Больницы и архива, приведены перспективы дальнейшей работы на базе представленных предложений;
- в конце работы приведен список использованных нормативных правовых актов и методических рекомендаций необходимых при подготовки документов к передаче на ведомственное хранение, список литературы включает актуальные работы авторов – специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства.
 

Оглавление
Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты экспертизы ценности документов 7
1.1 Нормативные правовые акты в сфере архивного законодательства 7
1.2 Понятие экспертизы ценности документов 9
1.3 Назначение экспертизы ценности документов 12
1.4. Работа служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений предприятий, учреждений и организаций 17
Глава 2. Анализ организации экспертизы ценности документов в процессе систематизации, подготовка и передача документов на хранение в архив ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 23
2.1. Общая характеристика деятельности ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 23
2.2 Анализ систематизации дел в ГБУЗ «Чукотская окружная больница» с применением номенклатуры дел 24
2.3. Подготовка документов к архивному хранению и фондирование документов ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 30
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию систематизации и подготовки для архивного хранения документов ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 35
Заключение 40
Список источников и литературы 43

Заключение
Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов ГБУЗ ЧОП, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения окружной Больницы.
Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства ГБУЗ ЧОП.
2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.
3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения.
В ходе исследования проведен анализ архива ГБУЗ «Чукотская окружная больница» - документов необходимых в работе архива.
Предложены рекомендации по улучшению работы архива ГБУЗ ЧОП. Рекомендации разработаны на основе нормативных правовых актов Российской Федерации об архивном деле. В том числе разработан порядок создания Примерной номенклатуры дел для ГБУЗ ЧОП, которая поможет формировать дела при подготовке их на архивное хранение. В Примерной номенклатуре дел рассмотрены виды документов, представлена примерная классификация разделов.
Одной из проблем комплектования Архива ГБУЗ ЧОП можно отнести хранение документов учреждений предшественников Больницы, которая не является правопреемником ликвидированных учреждений, создавших эти документы. Это случилось после ликвидации районных больниц и амбулаторий, на базе которых было создано ГБУЗ ЧОП. Учреждения были ликвидированы, не сдав документы в Госархив, а здание было передано в пользование новому учреждению. Рекомендации государственных органов исполнительной власти внести в учредительные документы изменения в части ответственности за хранение, оказавшихся в их ведении документов, выступая в качестве держателей архивов ликвидированных предприятий, и выдаче гражданам для целей пенсионного обеспечения архивных копий и справок, не приняты во внимание. Ныне подведомственные ГБУЗ ЧОП учреждения ссылаются на отсутствие стеллажных площадей и финансирование научно-технической обработки документов и сотрудника, который был бы ответственным за архивные документы.
Анализ организации систематизации документов и подготовки их на архивное хранение доказало актуальность выбранной темы и необходимость в системности взаимодействии службы делопроизводства Больницы, Архива и структурных подразделений – подведомственных учреждений.
Проведенный анализ экспертизы ценности направлен на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов и информации, усовершенствование управленческих информационных ресурсов.
Улучшение работы по взаимодействию службы делопроизводства Архива в ГБУЗ ЧОП и устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:
- проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;
- обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;
- внедрять комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу ГБУЗ ЧОП и каждого его сотрудника;
- обеспечивать совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами;
- использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов.

 
Список источников и литературы
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации". Ч. 2. Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 48.
3. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526.
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059.
6. Постановление Правительства Чукотского автономного округа №145 от 19.11.2001 «О централизации лечебно-профилактических учреждений окружного подчинения».
7. Приказ Роскомархива от 19.01.1995 №2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии».
8. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 21.12.2012 №1342н «Об утверждении порядка выбора гражданином медицинской организации (за исключением случаев оказания скорой медицинской помощи) за пределами территории субъекта РФ, в котором проживает гражданин, при оказании ему медицинской помощи в рамках программы государственных гарантий бесплатного оказания медицинской помощи». П.4.
9. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 3005.1974 №493 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».
10. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласовано ЦЭПК Росархива от 30.10.2012.
11. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СБИД, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 №1185-ст.
12. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299).
Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79.
13. ГБУЗ «Чукотская окружная больница» на пути модернизации отечественного здравоохранения. Электронный ресурс http://www.medicinarf.ru/journals/710/8591/
14. Крайская З.В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М.: НОРМА. 1996. – С. 62. – 220 с.
15. Концепция развития системы здравоохранения в Российской Федерации до 2020 г. , принята распоряжением Правительства РФ от 17.11.2008 №1662-р.
16. Кюнг П.А.«Без бизнес-архивов нет бизнес-истории». Направления деятельности государственных учреждений и общественных организаций по сохранению документации бизнес-архивов в Европе. Электронный ресурс URL: http://www.opentextnn.ru/history/istochnik/nikitin/?id=1213
17. Мультимедийный справочно-методический ресурс «Основы архивной деятельности». Электронный ресурс http://archives.ru/documents/methodics/OAD-mob/index.html
18. Проект Положения об архиве организации. //Архивное делопроизводство. Электронный ресурс: http://archivekeeping.ru/public/view/polozhenie
19. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Издательство ПРИОР, 2000. – С. 49.
20. Business Archives in International Comparison. Report to the International Council on Archives (ICA) Congress 2004 Vienna, Austria 25 August 2004.[Электронный ресурс]. Свободный режим доступа http://www.ica.org/en/node/30263 (12.10.10, 20:00).