Организация ведения номенклатуры дел кадровой службы в медицинской организации

Актуальность данной темы обусловлено тем, что кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками.
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.
Кадровая документация в компании состоит из:
- бланков унифицированных форм;
- положений и инструкций, разработанных самой компанией.
Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.
В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
- перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
- отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
- доход сотрудника: заработная плата, премии;
- общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
- обязательные правила, действующие внутри компании.
Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.
Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.
Целью данной работы является изучение организации ведения номенклатуры дел кадровой службы на предприятии в медицинской организации. При этом можно выделить следующие основные задачи:
- рассмотреть понятие и сущность кадрового делопроизводства;
- изучить понятие, сущность и виды номенклатуры дел отдела кадров;
- дать организационную характеристику Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница»;
- проанализировать ведения номенклатуры дел кадровой службы Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница»;
- разработать рекомендации по совершенствованию ведения номенклатуры дел кадровой службы Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница».
Объектом данного исследования выступает структурное подразделение Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница»

Введение 3
1. Теоретические аспекты организации ведения номенклатуры дел в кадровой службе 5
1.1. Понятие и сущность кадрового делопроизводства 5
1.2. Понятие, сущность и виды номенклатуры дел отдела кадров 10
2. Анализ организации ведения номенклатуры дел кадровой службы на примере Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница» 18
2.1. Организационная характеристика Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница» 18
2.2. Анализ ведения номенклатуры дел отдела кадровой службы предприятия 24
2.3. Функциональное назначение и разработка номенклатуры дел кадровой службы 30
3. Рекомендации по совершенствованию ведения номенклатуры дел кадровой службы Бюджетного учреждения ХМАО-Югры «Урайская городская клиническая больница» 36
Заключение 40
Список литературы 43

Кадровое делопроизводство - это своего рода производная от общего делопроизводства. Одной из главных проблем кадрового делопроизводства, является своевременное и правильное оформление всех изменений в кадровом составе, а также повышение эффективности обработки кадровых документов. Сотрудники, работающие с кадровой документацией, должны знать основы работы с документами, общие правила и требования.
Документирование процесса трудовой деятельности сотрудников организации любой организационно-правовой формы собственности - важная часть деятельности учреждения, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии.
Базой исследования являлось «БУЗ» Урайская городская клиническая больница расположена в городском округе города Урай. Предметом деятельности Учреждения является оказание лечебной, диагностической, консультативной медицинской помощи в амбулаторных условиях, на дому, в иных условиях, включая специализированные виды медицинской помощи.
Деятельность учреждения регламентируется законодательством Российской Федерации, Уставом, приказами, распоряжениями, локальными актами и нормативными актами.
Организация, контроль, планирование, распределение заданий между персоналом возлагается на главного врача. Главному врачу «БУЗ» Урайская городская клиническая больница г. Урай непосредственно подчиняется начальник отдела кадров, в подчинении которого находится инспектор по кадрам, обладающий необходимыми для выполнения своих функциональных обязанностей знаниями, умениями, деловыми и личностными качествами.
Организация кадрового делопроизводства в «БУЗ» Урайская городская клиническая больница г. Урай ведется в соответствии с законодательными, нормативными и методическими документами.
От того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
— номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
— каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
— номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
— номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
— номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы отыскать.
С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов

1. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2015. - 350 c.
2. Гугуева, Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Гугуева. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 192 c.
3. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 296 c.
4. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 312 c.
5. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. - СПб.: Наука и техника, 2017. - 304 c.
6. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c.
7. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c.
8. Ловчева, М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева. - М.: Проспект, 2016. - 80 c.
9. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.
10. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 112 c.
11. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие для нач. проф. образования / Н.М. Пожникова. - М.: ИЦ Академия, 2014. - 192 c.
12. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2016. - 784 c.
13. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2015. - 207 c.
14. Стенюков, М.В. Кадровое делопроизводство в 2017 году / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова. - М.: А-Приор, 2016. - 128 c.
15. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). - Ростов на/Д: Феникс, 2015. - 352 с.
16. Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления. - М.: Бизнес-Пресс, 2014. - 316 с.
17. Кожанова Е. Организация делопроизводства с нуля // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 1. - С. 14 - 16.
18. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. - 2016. - № 1. - С. 3 - 6.
19. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Кондрашова Т.В. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. - М.: Логос, 2015. - 500 с.
20. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 112 c.
21. Подобед, М.А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М.А. Подобед. - М.: Приор, 2015. - 224 c.
22. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие для нач. проф. образования / Н.М. Пожникова. - М.: ИЦ Академия, 2016. - 192 c.
23. Пустозерова, В.М. Делопроизводство в банках. Нормативные акты / В.М. Пустозерова. - М.: Приор, 2016. - 160 c.
24. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2017. - 784 c.
25. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2015. - 207 c.
26. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2014. - 288 с.
27. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2016. - 256 с.
28. Стенюков, М.В. Кадровое делопроизводство в 2015 году / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова. - М.: А-Приор, 2016. - 128 c.
29. Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. - СПб.: Питер, 2015. - 224 c.
30. Шестакова Е. Работа с организационными документами // Секретарское дело. - 2017. - № 1. - С. 50 - 56.
31. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2015.
32. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие.
33. М.; Новосибирск, 2015.
34. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М.
35. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016.
36. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2015.
37. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2014.
38. Пешков Г.Д. Секретарское дело. Минск, 2013.
39. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2017. 3
40. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003«О трудовых книжках»
41. Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
42. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
43. Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»