Государственный учёт документов в архивах Российской Федерации

В современной России наблюдается всплеск интереса общества и государства к отечественной истории и архивам, как хранителям источников о культурном, социальном и духовном опыте поколений. Ежегодно, количество людей, обращающихся в государственные и муниципальные архивы, возрастает. Обращения связаны с вопросами установления биографических и генеалогических сведений, подтверждения фактов, необходимых для реализации прав и законных интересов граждан.
Главной задачей архивных учреждений является обеспечение сохранность документов. Система учет документов в архивах обеспечивает их сохранность, оперативный поиск нужной информации, контроль наличия и использования. Данным фактом объясняется актуальность темы исследовательской работы.

Введение 3
1 Теоретические основы архивного дела в Российской Федерации 5
1.1 Архивный фонд Российской Федерации 5
1.2 Правовые основы регулирования архивной сферы в Российской Федерации 10
2 Государственный учет архивных документов 16
2.1 Сущность и содержание государственного учета архивных документов 16
2.2 Организация государственного учета архивных документов 19
Заключение 24
Список использованных источников 26
Приложение 1 29
Приложение 2 30

10. Закарян, М.Р. Введение в общую теорию систем документации: учебное пособие / М.Р. Закарян. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. - 218 c
11. Зорькин В.Д. Правовая трансформация России: вызовы и перспективы // Доктрины Правового Государства и Верховенства Права в современном мире: Сборник статей. Ответственные редакторы: В.Д. Зорькин, П.Д. Баренбойм. - М.: ЛУМ, Юстицинформ, 2013. – 322 с.
12. Информационные технологии в документационном обеспеченииуправления и архивном деле : учебник для вузов / Т.В. Кондрашова [и др.]. - М. : Логос, 2016. - 408 c
13. История архивов России с древнейших времен до начала XX века: учеб. пособие / С.И. Цеменкова; [науч. ред. Л.Н. Мазур]; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. - 155 с.
14. Ларин, М. В., О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях / М. В. Ларин, О.В. Наумов// Отечественные архивы.- 2015.- № 5. - С.3–8.
15.
...

1.1 Архивный фонд Российской Федерации

Под термином «архив» подразумевается множество значений. Во-первых, это собрание документов и других материалов. Сюда относится архив книг, журналов, газет. Иногда архивом называют совокупность информации, которая утратила значение. Например, архив сайта, архив телестудии. Ну, и конечно, под архивом понимают учреждение или структурное подразделение организации, где хранятся и используются архивные документы, принадлежащие государству, обществу, отдельным лицам [5, с. 134].
Действующая на сегодняшний день сеть архивов государства имеет не столь давнюю историю. А конкретнее, появилась она в советском государстве.
Сегодня желающие имеют возможность посещать читальные залы архивов, составлять родословные. Это происходит не только потому, что большинство архивных фондов открыты для общего пользования. Такая работа стала возможна и потому, что документы сконцентрированы в пределах единых государственных архивохранилищ.
...

1.2 Правовые основы регулирования архивной сферы в Российской Федерации

Любая сфера общественной деятельности регулируется с помощью нормативно-правовых актов. Архивная отрасль не является исключением. Все виды архивов работают в соответствии с системой законодательных и нормативно-правовых актов в области архивного дела.
Основным правовым актом, регламентирующим деятельность архивных учреждений, является Конституция Российской Федерации [1], в которой закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать и передавать информацию любым законным способом. Таким образом, конституционное право является основополагающим в архивном деле.
Это положение получило развитие в другом важнейшем документе – Федеральном законе №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
...

2.1 Сущность и содержание государственного учета архивных документов

Учет является основным фактором обеспечения сохранности архивных документов. Под учетом документов архива понимается установление их количества и отражение этого количества в учетных документах архива. Учет это многоэтапный процесс, который состоит из:
- подсчета количества документов в архивном фонде;
- регистрация сведений о количестве документов в учетных документах архива;
- регистрация сведений в документах централизованного государственного учета;
- составление в органах управления архивным дело сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Государственный учет документов - это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Под централизованным государственным учетом документов понимается система учета, которая основана на сведениях о количестве архивных документов.
...

2.2 Организация государственного учета архивных документов

Непосредственная организация учета представляет собой трудоемкий процесс, который включает в себя составление и ведение учетных документов.
Учетные документы определяются как документы установленной формы, в которых отражается поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учетные документы делятся на внутренние и документы централизованного государственного учета.
Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно [12].
...

Заключение

Архивы являются национальной сокровищницей. Без изучения архивных документов было бы невозможно проведение различных исследований, в первую очередь исторического характера. Без обращения к архивным документам не возможно воссоздать историю своего рода, подтвердить какой-либо факт юридического характера.
Все архивные документы Российской Федерации объединены в единую систему архивных хранилищ и составляют единый архивный фонд. Их главной задачей является сохранность ценных архивных документов.
Архивный фонд представлен на трех уровнях: в пределах архивного фонда РФ, в пределах архива, в пределах архивного фонда. Среди многообразия архивов можно выделить два типа: ведомственные и государственные архивы.
Работы в пределах архивного фонда осуществляется на основании комплекса регламентирующих документов.
...

1. Конституция РФ [Электронный ресурс]/Информационно-правовой портал Гарант. Ру.- Электрон. текстовые данные.- Режим доступа: http://www.garant.ru/doc/constitution/, свободный.- Загл. с экрана.- (Дата обращения 21.04.2018)
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] / Электрон. данные / Система ГАРАНТ. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный.- Заглавие с экрана. – (дата обращения 23.04.2018).
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 2 марта 2016 г. №43-ФЗ) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс.- Режим доступа: http://archives.nso.ru/sites/archives.nso.ru/wodby_files/files/page_1093/federalnyy_zakon_ot_22_10_2004_n_125-fz_red_ot_02_03_2016.pdf, свободный – (дата обращения 23.04.2018)
4. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. №210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изм. и доп. вступ. в силу 30.03.2018) [Электронный ресурс]// Законы, кодексы и нормативные акты Российской Федерации.- Режим доступа: http://legalacts.ru/doc/FZ-ob-organizacii-predostavlenija-gosudar-i-municipal-uslug/, свободный.- (дата обращения 23.04.2018)
5. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: «Академия», 2014. – 272 с.
6. Ардашкина , О.М. Архив в информационном обществе: опыт философской концептуализации/ О.М. Ардашкина// Известия Томского политехнического университета.- 2013.- №6.- С.45
7. Ардашкина , О.М. Актуализация роли архива в современном обществе: философский подход/ О.М. Ардашкина// Известия Томского политехнического университета.- 2013.- №1.- С.40
8. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) (для СПО и НПО): учеб. пособие/ М.И. Басаков.- М. : КноРус, 2013. - 216 с
9. Документоведение и архивоведение: словарь-справочник для студентов, обучающихся по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления / О.Г. Усанова [и др.]. -Челябинск: Челябинский государственный институт культуры, 2015. - 116 c.
10. Закарян, М.Р. Введение в общую теорию систем документации: учебное пособие / М.Р. Закарян. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. - 218 c
11. Зорькин В.Д. Правовая трансформация России: вызовы и перспективы // Доктрины Правового Государства и Верховенства Права в современном мире: Сборник статей. Ответственные редакторы: В.Д. Зорькин, П.Д. Баренбойм. - М.: ЛУМ, Юстицинформ, 2013. – 322 с.
12. Информационные технологии в документационном обеспеченииуправления и архивном деле : учебник для вузов / Т.В. Кондрашова [и др.]. - М. : Логос, 2016. - 408 c
13. История архивов России с древнейших времен до начала XX века: учеб. пособие / С.И. Цеменкова; [науч. ред. Л.Н. Мазур]; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. - 155 с.
14. Ларин, М. В., О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях / М. В. Ларин, О.В. Наумов// Отечественные архивы.- 2015.- № 5. - С.3–8.
15. Медведева, О.В. Правовые основы доступа к архивным документам в России/ О.В. Медведева// Социально-экономические явления и процессы.- 2014.- №9.- С.56
17. Медведева, О.В. Правовая и нормативная база архивного дела в России/ О.В. Медведева// Социально-экономические явления и процессы.- 2014.- №1.- С.148
18. Павлов, И. Ю. Аналитический обзор практики применения законодательства в сфере доступа к архивной информации/ И.Ю. Павлова, Д.Н. Сухих // Фонд Свободы Информации. – Режим доступа: http://www.svobodainfo.org/ru/node/1323, свободный.- (дата обращения 23.04.2018)
19. Подорога, В. К. К философии архива [Электронный ресурс]/ В.К. Подорога.- Режим доступа: http://index.org.ru/journal114/podoroga1401.html, свободный.- (дата обращения: 23.04.2018).
20. Раскин, Д. И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2016. - 383 с. – (Бакалавр. Академический курс)
21. Тельчаров, А.Д. Архивоведение: учебное пособие для бакалавров / А.Д. Тельчаров. - М.: Дашков и К, 2017. - 184 c.
22 . Цеменкова, С.И. История архивов России с древнейших времен до начала XX века: учебное пособие / С.И. Цеменкова. - Екатеринбург: Уральский федеральный университет, 2015. - 156 c.
23. Шульгина, М.В. Архивоведение: учебное пособие/ М.В. Шульгина.- Архангельск: Изадтельский дом САФУ, 2014.- 232 с.