Организация документооборота в учереждении

Введение 1
1. Понятие документооборота 3
1.1.Актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации 4
1.2. Документопоток : исходящие, входящие, внутренние 17
1.3 Систематизация документов 21
1.4 Формирование дел 25
1.5 Подготовка документов к архивному хранению 28
2. Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами 31
Заключение 35
Список литературы 36

1.1.Понятие документооборота

Актуальность темы. На повестке стратегических подходов к  упрочению информационного общества в нашей стране стоит ряд актуальных вопросов в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. От их решения зависит эффективность дальнейшего развития этой сферы. К числу этих вопросов необходимо отнести, прежде всего, формирование государственной политики в сфере информационно-документационного обеспечения управления, которая нуждается в  обеспечении соответствующей нормативной и методической базой. Для решения таких масштабных задач необходимо также решить вопрос о подготовке квалифицированных кадров для данных профессиональных областей. Российская Федерация, несмотря на сложный период своего развития в  90-е гг. прошлого века, активно подключилась к  формированию информационного общества и вхождению в мировое информационное пространство, сформировала соответствующую государственную политику в данной сфере.
...

1.Актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации

1.1.Понятие документооборота

Актуальность темы. На повестке стратегических подходов к  упрочению информационного общества в нашей стране стоит ряд актуальных вопросов в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. От их решения зависит эффективность дальнейшего развития этой сферы. К числу этих вопросов необходимо отнести, прежде всего, формирование государственной политики в сфере информационно-документационного обеспечения управления, которая нуждается в  обеспечении соответствующей нормативной и методической базой. Для решения таких масштабных задач необходимо также решить вопрос о подготовке квалифицированных кадров для данных профессиональных областей. Российская Федерация, несмотря на сложный период своего развития в  90-е гг.
...

1.2. Документопоток : исходящие, входящие, внутренние

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.
...

1.3 Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
...

1.4 Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспонденский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.
...

1.5 Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 2.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.
...

1. Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющей на оперативное и качественное управление. Основной процесс управления документами построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. Поэтому документационное обеспечение управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается, сегодня как важная функция управления, которая имеет свои специфические задачи .
...

Заключение

Актуальность темы. На повестке стратегических подходов к  упрочению информационного общества в нашей стране стоит ряд актуальных вопросов в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. От их решения зависит эффективность дальнейшего развития этой сферы. К числу этих вопросов необходимо отнести, прежде всего, формирование государственной политики в сфере информационно-документационного обеспечения управления, которая нуждается в  обеспечении соответствующей нормативной и методической базой. Для решения таких масштабных задач необходимо также решить вопрос о подготовке квалифицированных кадров для данных профессиональных областей. Российская Федерация, несмотря на сложный период своего развития в  90-е гг. прошлого века, активно подключилась к  формированию информационного общества и вхождению в мировое информационное пространство, сформировала соответствующую государственную политику в данной сфере.
...

1. Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») // «Собрание законодательства РФ», 27 июня 2016 г., № 26 (Ч. I), ст. 4034.
2. Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293). П. 1.
3. План деятельности Федерального архивного агентства на 2017–2022 годы, [Электронный ресурс] // URL: htt p://archives.ru/sites/default/fi les/2017-projectplan-rosarchive-2017-2022.pdf.
4. Резолюция Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (26 сентября 2017 г., г. Екатеринбург) [Электронный ресурс] // URL: htt p:// archives.ru/coordination/council/rezolution-2017.shtml.
5. Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. № 38830).
6. Указ Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 20 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы» // «Собрание законодательства РФ», 15 мая 2017 г., № 20, ст. 2901.
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 (ред. от 21 июля 2014 г.) «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (ред. от 26 апреля 2016 г.) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
9. Приказ Минкультуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. № 38830).
10. Роговая Л.А. Выступление в прениях по докладу «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе» на заседании Совета по архивному делу в Екатеринбурге 26 сентября 2017 г. [Электронный ресурс] // URL: htt p://statearchive.ru/924; Олейников О.А. Комплектование Государственного архива Российской Федерации электронными документами: опыт и перспективы / Архивное дело на современном этапе: проблемы, практика, инновации. Материалы Международной научно-практической конференции (Алматы, 12–13 октября, 2017 г.). С. 17–24.
11. Электронные документы: Программа научных исследований (2001–2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД; рук. темы М.В. Ларин. 35 с. Деп. В ОЦНТИ по документоведению и архивному делу. № 10595.
12. Юмашева Ю.Ю. Единая автоматизированная информационная система архивной сферы: от постановки задачи к техническому заданию. Доклад на XXIV Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами», Москва. 22 ноября 2017 г. [Электронный ресурс] // URL: htt ps://www. youtube.com/watch?v=8T06xIF7lc0.
13. Приказ Минтруда Российской Федерации от 6 мая 2015 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Зарегистрировано в Минюсте России 2 июня 2015 г. № 37509). Приказ Минтруда России от 10 мая 2017 г. № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» (Зарегистрировано в Минюсте России 31 мая 2017 г. № 46898)
14. Приказ Минобрнауки Российской Федерации от 5 апреля 2017 г. № 301 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры» (Зарегистрировано в Минюсте России 14 июля 2017 г. № 47415).
15. Теоретические основы менеджмента, системы управления, алгоритмы принятия управленческих решений [Электронный ресурс]. URL: http://bmanager.ru/articles/документационное-обеспечение-управл.html (дата обращения: 10.02.2018).
16. Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления [Текст] : конспект лекций. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008. 159 с.
17. Единое окно доступа к информационным ресурсам [Электронный ресурс]. URL: http://window.edu.ru/catalog/pdf2txt/751/59751/29797?p_page=3 (дата обращения: 10.02.2018).