Организация регистрации документов

Деятельность образовательной организации также сложно представить без документального сопровождения основной деятельности, реализации намеченных планов и поставленных целей. Внутри организации происходит непрекращающийся обмен входящими, исходящими и внутренними документами. В процессе работы данного обмена немаловажную роль играет регистрация. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший найти нужную информацию по документу и сам документ. Указанную задачу можно выполнить, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо необходимо организовать учет всех документов, как проходящих через организацию, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Рациональная организация процесса регистрации - необходимое условие для эффективной работы с документами. Данным фактом объясняется актуальность темы исследования.

Введение 3
1 Глава. Теоретические основы регистрации документов в организации 6
1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов 6
1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов 10
2 Глава. Практика организации регистрации документов. 16
2.1 Регистрация документов (теоретический материал-индексирование документов, формы регистрации и т.д.) 16
2.2 Процесс регистрации документов в КГБПОУ «Алтайский государственный колледж»(практическая часть) 20
Заключение 28
Список литературы 31
Приложение 1 35
Приложение 2 36
Приложение 3 38
Приложение 4 39
Приложение 5 40

1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов

Организацию работы с документами, документирование и весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив обеспечивает делопроизводство.
В качестве синонима «делопроизводства» в последнее десятилетие употребляется термин «документационное обеспечение управления. Определение данного понятия зафиксировано в национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, документационное обеспечение управления это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Управление документами – это совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организации с целью доказательства проведения деловых управленческих операций [4].
...

1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов

Документационное обеспечение в целом и отдельные документационные процессы, должны быть организованы с соблюдением всех требований нормативно-правовых актов в документационной сфере. Нормы и правила по делопроизводству рассеяны по разным законодательным и нормативным актам. Но знание этих документов необходимо не только специалистам служб делопроизводства, но и руководителям всех уровней и всем, кто в процессе работы связан с подготовкой документации.
Нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологии обработки и хранения управленческой документации. Кроме того, эта группа документов регламентирует работу служб делопроизводства на всех уровнях управления [10, с. 34].
...

2 Глава. Практика организации регистрации документов.
2.1 Регистрация документов (теоретический материал-индексирование документов, формы регистрации и т.д.)

Регистрация служебных документов представляет собой фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий [11, c. 56].
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.).
...

Заключение

Деятельность учреждений разных сфер деятельности сопровождается оформлением большого объема информации и документации, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Важность четкой работы с документами различных видов возрастает в современных условиях. Четкая работа по поиску нужной документной информации во многом зависит от правильности постановки регистрации документов.
Терминологический анализ основных понятий в области делопроизводства, позволил заключить, что в настоящее время используются три понятия обозначения этой сферы: делопроизводство, документационное обеспечение управления и управление документацией. Более современными терминами являются документационное обеспечение управления, которое обеспечивает процесс управления (принятия решения) документированной информацией, и управление документацией. Элементом системы документационного обеспечения управления является документооборот, важным звеном которого является регистрация документов.
...

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями дополнениями) [Электронный ресурс] / Электрон. Данные / Система ГАРАНТ. – URL: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 21.01.2020)
2. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/hj-akty/f9a.htm, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 02.02.2020).
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 02.02.2020)
4. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[Электронный ресурс]//Консультант Плюс.- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения02.02.2020 ).
5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 - Система стандартов по информации
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://gostinform.ru/gosty/gost-r-iso-15489-1-2007.shtml, свободный.- Загл. с экрана - (Дата обращения 02.02.2020).
6. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти»[Электронный ресурс]//Консультант Плюс.- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 02.02.2020 ).
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 22.04.2018).
8. Адамов Н. Концепция, сущность и функции управленческого учета /
Н. Адамов, Г. Адамова [Электронный ресурс]. – URL: http://www.classs.ru/stati/uchet/koncep_upr_ucheta/, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 21.11.2019).
9. Андросова А. А., Место и роль документационного обеспечения
управленческой деятельности [Текст] / А.А. Андросова, С.С. Контурова // Молодой ученый.- 2017. - №4. - С. 412
10. Бандаков С.В. Правовое регулирование документоведения в
Российской Федерации [Текст] /С.В. Бандаков// Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование.- 2014.- Выпуск 4.- С. 34
11. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) : учебное пособие [Текст] / Басаков М.И. - М.: КноРус, 2019. - 216 с. - (СПО)
12. Белоус Е. С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией [Текст] / Е.С. Белоус// Вестн. Волгогр. гос. ун-та. Сер. 2, Языкозн.- 2013.- № 2 .- С. 139
13. Бобылева М.П. Некоторые вопросы цифровой трансформации традиционных процессов и процедур управленческого документооборота [Текст] / М.П. Бобылева// Делопроизводство.- 2019.- №3.- С. 13
14. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / Быкова Т.А., Скрипко Е.А., Кукарина Ю.М.,и др.- М.: КноРус, 2018. - 266 с. - (СПО)
15. Варламова Л.Н. Стандартизация управления документацией как инструмент формирования и развития информационного общества [Текст]/ Л.Н. Варламова// История и архивы.-2016.- С. 56
16. Вармунд, В.В. Документационное обеспечение управления: учебник [Текст] / Вармунд В.В. – М.: Юстиция, 2019. - 271 с. - (СПО)
17. Журналы регистрации документов [Текст] //Справочник скретаря и офис-менеджера.- 2016.- №4.- С. 67
18. Зинурова Р.И.. Менеджмент высшей школы: документационное
обеспечение управления учебным процессом [Текст] / Р.И. Зинурова// Вестник Казанского технологического университета.- 2013.- №5.- С.67
19. Информационные технологии в документационном обеспечении
управления и архивном деле [Текст]: учебник / Н.Н. Куняев, Т.В. Кондрашова, Е.В. Терентьева, А.Г. Фабричнов ; Под общей редакцией Н.Н. Куняев. – М. : Логос, 2018. - 408 с
20. Каширина Е.И. Анализ документооборота [Текст] / Е.И. Каширина //
Научный журнал КубГАУ - Scientific Journal of KubSAU. - 2017. - №129.- С. 12
21. Клочкова Ю.С. Место делопроизводства в управлении
образовательной организации [Текст] / Ю.С. Клочкова// Межуднародный журнал «Иинновационная наука» .- 2019.- №11.- С. 63
22. Клочкова Ю.С. Совершенствование технологии документооборота в
образовательной организации [Текст] / Ю.С. Клочкова//Межуднародный журнал «Иинновационная наука».- 2019.- №11.- С. 76
23. Конкиева А.В. Совершенствование технологии документооборота в
муниципальной организации [Текст] / А.В. Конкиева// Наука и образование сегодня. - 2016.- №6 (7). – С.52
24. Кузнецов С.Л. Новые требования к системам управления
документами и электронным архивам// Делопроизводство .- 2018.- №4.- С.89
25. Назарова Л.М. Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать [Текст] Л.М. Назарова// Секретарь-референт.- 2015.- №7.- С. 43
26. Организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]: учебное пособие / составитель С.Е. Мишенин. - Кемерово : КемГУ, 2017. - 478 с.
27. Проблемы документоведения и документационного обеспечения управления в свете современных стандартов : учебное пособие / составители А.И. Пудовина [и др.]. - Уфа: БГПУ имени М. Акмуллы, 2015. - 145 с.
28. Теньковская Т.С. Документооборот при помощи программ [Текст] / Т.С. Теньковская международный научный журнал «инновационная наука» .- 2016.- №6.-С. 87
29. Хафизова А. И. Нормативно – правовое регулирование управления документацией в образовательных учреждениях [Электронный ресурс]/ А.И. Хафизова// Международный научный журнал «символ науки».-2016.- №1.- Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/normativno-pravovoe-regulirovanie-, свободный.- (дата обращения 11.01.2020)
30. Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016[Текст] / В.Ф. Янковая//
Секретарь-референт.- 2017.- №3.- с. 56