Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и ее совершенствование (на примере конкретной коммерческой структ

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работы выполняются с этими документами.
Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Кроме того, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных
условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 5
1.1. Понятие, цели и задачи документационного обеспечения 5
1.2. Методика оценки состояния и документационного обеспечения управления 9
1.3. Пути совершенствования документационного обеспечения в современных организациях 11
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «УМСКУЛ» 14
2.1. Общая характеристика деятельности ООО «Умскул» 14
2.2. Анализ документирования деятельности и организация документооборота ООО «Умскул» 23
2.3. Организационная работа со входящими, исходящими, внутренними документами в ООО «Умскул» 31
2.4. Организация текущего хранения документов 38
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «УМСКУЛ» 40
3.1. Разработка инструкции по делопроизводству 40
3.2. Организация оперативного прохождения документов 41
3.3. Внедрение СЭД 42
3.4. Условия хранения документов 47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИНФОРМАЦИОННЫХ ИСТОЧНИКОВ 50
ПРИЛОЖЕНИЯ 55

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация делопроизводства в коммерческих организациях.
Предмет исследования– организация и технологии документационного обеспечения управления в ООО «Умскул».
Целью выпускной квалификационной работы – рассмотреть организацию документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и ее совершенствование на примере ООО «Умскул».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
 Рассмотреть теоретические основы документационного обеспечения управления;
 Провести анализ документационного обеспечения деятельности ООО «Умскул»;
 Разработать рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения управления в ООО «Умскул».
Методологическая основа бакалаврской работы состоит из общенаучных методов: статистических данных, анализа, синтеза, методов сравнительного анализа.

Нормативные правовые акты
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ, принят Государственной Думой 21 октября 1994 года. URL: http://docs.cntd.ru/document/9027690 (дата обращения 14.04.2023).
2. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022), принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года. URL: http://docs.cntd.ru/document/901807664 (дата обращения 14.04.2023).
3. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", принят Государственной Думой 1 октября 2004 года, одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года. URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=100186 (дата обращения 14.04.2023).
4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 16.04.2022) «Об обществах с ограниченной ответственностью", принят Государственной Думой 14 января 1998 года, одобрен Советом Федерации 28 января 1998 года.URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=347736 (дата обращения 14.04.2023).
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации14 июля 2006 года. URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=346863 (дата обращения 14.04.2023).
6. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44. URL: https://sudact.ru/law/prikaz-rosarkhiva-ot-11042018-n-44-ob/primernaia-instruktsiia-po-deloproizvodstvu-v/ (дата обращения 17.04.2023)

7. Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (не нуждается в госрегистрации), ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО, ПРИКАЗ от 23 декабря 2009 года N 76. URL: http://docs.cntd.ru/document/902198645 (дата обращения 17.04.2023)
Учебники, учебные пособия, монографии
8. Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления [Текст] / В. А. Арасланова // Учебно-практическое пособие - М.: Директ-Медиа, 2022. – 145 с.
9. Байкова, И. Ю. Полное руководство секретаря-референта [Текст] / И. Ю. Байкова // - М.: Рид Групп, 2022. – 215 с.
10. Бардаев, Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение [Текст] / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко// Учебник - М., 2020. – 198 с.
11. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот [Текст] / А. Б. Барихин // Учебное пособие - М.: Книжный мир, 2018. – 87 с.
12. Волков, К. А., Приходько, А. Н., Расина, Т. А., Шутова, И. М. Документирование в управленческой деятельности [Текст] / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова // Учебное пособие – Спб, 2019. – 432 с.
13. Гладышева, К. И. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов [Текст] / К. И. Гладышева // Учебное пособие - М.: Лаборатория книги, 2020. – 386 с.
14. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления. [Текст] / А. С. Гринберг // Учебник - М.: Юнити-Дана, 2022. – 888 с.
15. Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство [Текст] / Т. А. Гугуева // Учебное пособие – М.: Альфа-М. Инфра-М, 2022. – 643 с.
16. Ефимова, С. А. Справочник современного секретаря [Текст] / С. А. Ефимова // Справочное пособие – М.: ИД Дашков и К, 2022. – 117 с.
17. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях [Текст] /С. Ю. Кабашов // Учебное пособие - М.: Флинта, 2019. – 25 с.

18. Клоков, И. В., Пташинский, В. С. Эффективное делопроизводство [Текст] / И. В. Клоков, В. С. Пташинский // Учебное пособие, Спб, 2020. – 137 с.
19. Князева, Т. Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор [Текст] / Т. Н. Князева // Справочно-методическое пособие – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2020. – 123 с.
20. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов // Учебно-справочное пособие 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и Ко, 2021. – 451 с.
21. Кулешов, С. Г. Общее документоведение [Текст] / С. Г. Кулешов // Учебное пособие. М.: Альтернатива, 2022. – 678 с.
22. Куняев, Н. Н. Документоведение [Текст] / Н. Н. Куняев // Учебник - М.: Логос, 2021. – 245 с.
23. Кушнерук, С. П. Документная лингвистика [Текст] / С. П. Кушнерук // Учебное пособие - М.: Флинта, 2021. – 345 с.
24. Ларионова, Т. М., Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления персоналом [Текст] / Т. М. Ларионова, Л. А. Румынина // Учебное пособие – М.: Форум, 2022. – 239 с.
25. Мишина, Л. А. Документация. Делопроизводство [Текст] / Л. А. Мишина // Учебно-практическое пособие – С-Пб.: Амалфея, 2020. – 55 с.
26. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления [Текст] / А. В. Пшенко // Учебник, 10-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2021. – 99 с.
27. Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству. 2-е изд., обновленное [Текст] / М. Ю. Рогожин // - М., 2021. – 123 с.
28. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления [Текст] / Л. А. Румынина // Учебник, 9-е изд. стереотип, М.: Академия, 2021. – 111 с.
29. Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря [Текст] / Е. П. Смирнова // Справочник. – М.: Омега-Л, 2019. – 265 с.
30. Язов, М. М. Совершенствование документирования управленческой деятельности [Текст] / М. М. Язов // Учебное пособие - М.: Лаборатория книги, 2020. – 25 с.

Материалы периодической печати
31. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами [Текст] /И. Ю. Байкова// М., 2020. - С. 23.
32. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] /Н.М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.//- СПб.: Питер, 2022.–С.112-136.
33. Варламова, Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства. [Текст] / Л. Н. Варламова.// М.: Секретарь-референт, 2021. - №6. - С. 21-24.
34. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство. [Текст] / М. В. Кирсанова. // М.: Инфра-М, 2020. - С. 101-108.
35. Кузнецова, Т. В. Организация работы с персональными данными [Текст] / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2021. - №2. – С. 4-9.
36. Осипова, Т.Г. Подготовка совещания [Текст] / Т. Г. Осипова // Секретарское дело. – 2021. - №5. – С. 8-11.
37. Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. [Текст]/ М. Ю. Рогожин // М., 2019. - С. 6-17.
38. Фионова, Л. Р., Гоштынар Н. И. Использование информационных технологий для организации документооборота [Текст] /Л. Р. Фионова, Н. И. Гоштынар// Делопроизводство. – 2022. - №4. – С. 5-7.
39. Чуковенков, А. Ю. Терминология в области делопроизводства / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2021. – №1. – С. 29–34.
40. Янковая, В.Ф. Контроль исполнения документов [Текст]/ В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. 2022. - № 11. - С. 17-22.
Электронные ресурсы
41. Журнал «Делопроизводство», https://www.top-personal.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
42. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», http://www.delo-press.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).

43. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», https://e.sekretaria.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
44. Журнал «Справочник кадровика», https://e.spravkadrovika.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
45. Организация делопроизводства, https://www.profiz.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
46. Номенклатура дел организации, https://assistentus.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
47. 1С: Документооборот, https://itcons99.ru, электронный ресурс, доступ открытый (дата обращения 17.04.2023).
Специальные виды нормативно-технических документов по стандартизации
48. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 1. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения 16.04.2023).
49. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200142871 (дата обращения 16.04.2023).
50. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-iso-15489-1-2007-sibid (дата обращения 16.04.2023).